Avtalsuppföljning kräver mer än tydliga krav
Det räcker inte att ställa rätt krav i en offentlig upphandling. När avtalet väl är på plats behöver kraven också följas upp. På Trafikkontoret i Stockholms stad är avtalsuppföljning en del av arbetet med att upptäcka avvikelser och indikationer på välfärdsbrott.
En central del är att kombinera administrativa kontroller med fysiska kontroller på arbetsplatser.
– Fysiska kontroller är en central del av en effektiv avtalsuppföljning och en viktig signal utåt. De hjälper oss att förstå utmaningarna både kring kravställning och efterlevnad av ställda krav, säger Laurence Brännström, upphandlingschef på Trafikkontoret i Stockholms stad.
Uppföljningen börjar redan i upphandlingen
Förutsättningarna för en fungerande avtalsuppföljning skapas redan när kraven formuleras. Enligt Laurence Brännström behöver upphandlare ställa krav som faktiskt går att följa upp.
Men det är inte bara själva kravställningen som spelar roll. Kontroller inför tilldelning och en tydlig plan för uppföljningen under avtalsperioden är också viktiga delar.
Trafikkontorets erfarenheter pekar samtidigt på behovet av att göra avtalsuppföljning till en fråga för hela organisationen. Uppföljningsarbetet behöver vara förankrat på ledningsnivå och bygga på en gemensam riskbild.
Fysiska kontroller ger en annan bild
De administrativa kontrollerna kan kompletteras med fysiska arbetsplatskontroller. Syftet är att få en bättre förståelse för hur avtalens krav efterlevs i praktiken och att kunna identifiera avvikelser.
När det finns indikationer på välfärdsbrott kan arbetet också leda vidare till fysiska kontroller.
För att uppföljningen ska fungera krävs därför samverkan mellan olika kompetenser och tydliga arbetssätt för hur avvikelser ska identifieras och hanteras.
Tre råd för bättre avtalsuppföljning
Laurence Brännström lyfter tre områden som särskilt viktiga för upphandlare:
-Ställ krav som kan följas upp.
-Var noggrann i kontroller inför tilldelning.
-Ha en tydlig plan för avtalsuppföljning.
Avtalsuppföljningen blir på så sätt inte ett moment som kommer efter upphandlingen, utan en del av hela processen. Tydliga krav behöver följas av kontroller och ett strukturerat arbete för att säkerställa att avtalet efterlevs.
Laurence Brännström berättar tillsammans med Charlotta Hjerdt, samordnare för intern kontroll, och Nikolaos Bakopoulos, avtalscontroller, om Trafikkontorets erfarenheter under Mötesplats Offentliga Affärer som anordnas den 30 september-1 oktober på World of Volvo i Göteborg. De medverkar i programpunkten ”Avtalsuppföljning från ord till handling”.
Läs mer om Mötesplats Offentliga Affärer och säkra din plats >>