Beredskap blir en konkurrensfördel för leverantörer

När offentlig sektor stärker sin beredskap förändras också kraven i offentliga upphandlingar. Leveranssäkerhet, kontinuitet och robusta leveranskedjor får allt större betydelse – och för leverantörer kan ett väl genomarbetat beredskapsarbete bli en viktig konkurrensfördel.

Det förändrade säkerhetsläget i Europa och arbetet med att bygga upp det civila försvaret påverkar i allt högre grad hur myndigheter, kommuner och regioner planerar sina inköp. Samtidigt lyfter både regeringen, Upphandlingsmyndigheten och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) fram försörjningstrygghet som en allt viktigare del av offentliga affärer.

Det innebär inte att pris och kvalitet har fått mindre betydelse, men i fler upphandlingar vägs även leveransförmåga och motståndskraft in när krav och avtalsvillkor utformas.

Utvecklingen märks bland annat inom IT, energi, livsmedelsförsörjning, transporter, fastighetsförvaltning och medicinteknik – områden där störningar snabbt kan få stora konsekvenser för samhällsviktiga verksamheter.

Högre krav på leveranssäkerhet

I upphandlingar där leveranssäkerhet är avgörande ställs allt oftare krav på kontinuitetshantering, riskanalyser och reservrutiner. Syftet är att säkerställa att viktiga leveranser fungerar även om verksamheten påverkas av en kris eller annan allvarlig störning.

Kraven ser olika ut beroende på vad som upphandlas, men flera utvecklingstendenser är tydliga:

-ökad insyn i leveranskedjor och kritiska beroenden,

-dokumenterade kontinuitets- och beredskapsplaner,

-risk- och sårbarhetsanalyser,

-robusta lösningar som kan upprätthålla leveranser även vid störningar,

-särskilda avtalsvillkor för samhällsviktiga leveranser där det är motiverat.

Målet är att stärka samhällets motståndskraft utan att ställa högre krav än vad upphandlingen motiverar.

Spelplanen förändras för leverantörerna

För företag som säljer till offentlig sektor förändras förutsättningarna.

Pris kommer även framöver att vara en viktig faktor, men i allt fler upphandlingar räcker det inte att erbjuda den lägsta kostnaden. Leverantören behöver också kunna visa hur leveranser kan säkras om något oväntat inträffar.

Företag som redan arbetar systematiskt med kontinuitetshantering, riskhantering och kontroll över sina leveranskedjor kan därför stå starkare när upphandlingar avgörs. Att kunna beskriva hur verksamheten hanterar störningar blir i många fall ett viktigt komplement till pris och kvalitet.

Tidig dialog blir allt viktigare

Den tidiga dialogen mellan upphandlande organisationer och marknaden får också en större betydelse.

Genom marknadsdialog innan en upphandling annonseras kan myndigheter, kommuner och regioner få bättre kunskap om vilka lösningar marknaden erbjuder och vilka krav som är rimliga att ställa. För leverantörer är dialogen samtidigt en möjlighet att beskriva vilka förutsättningar som krävs för att skapa långsiktigt hållbara och robusta avtal.

Tre frågor företag bör kunna besvara

För företag som vill stärka sin konkurrenskraft på den offentliga marknaden finns det skäl att redan nu se över den egna beredskapen:

-Hur sårbar är den egna leveranskedjan?

-Finns dokumenterade kontinuitetsplaner och rutiner för att hantera störningar?

-Kan företaget visa hur leveranser säkerställs även om kritiska funktioner påverkas?

Att kunna besvara dessa frågor blir allt viktigare i takt med att offentlig sektor stärker sitt fokus på robusthet och försörjningstrygghet.

En utveckling som fortsätter

Försörjningstrygghet är inte en tillfällig trend utan en del av den omställning som nu sker inom offentlig sektor. När totalförsvaret byggs ut och kraven på samhällsviktig verksamhet ökar förändras också förutsättningarna för offentliga affärer.

För leverantörer innebär det att investeringar i kontinuitet, riskhantering och robusta leveranskedjor inte bara stärker den egna verksamheten. De kan också bli en tydlig konkurrensfördel när framtidens offentliga kontrakt ska avgöras.

 

Källor: Upphandlingsmyndigheten, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB),  Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).