Brister bakom hävda avtal

Upphandlingen är avslutad, leverantören vald och avtalet påskrivet. Men först när leveransen börjar visar det sig om kraven faktiskt uppfylls. I Vallentuna ledde återkommande brister nyligen till att kommunen hävde ett avtal – och snabbt behövde hitta en ny lösning.

Mycket kraft läggs på själva upphandlingen. Krav ska formuleras, anbud utvärderas och en leverantör väljas. Men ett undertecknat avtal är ingen garanti för att leveransen fungerar som tänkt.

Det är under avtalstiden som kraven möter verkligheten.

Återkommande brister

Ett aktuellt exempel finns i Vallentuna. Kommunen meddelade i september att avtalet med den leverantör som ansvarade för bland annat skötsel och underhåll av grönytor, trädgårdsarbete, snöröjning och markskötsel skulle hävas.

Bakgrunden var inte en enstaka avvikelse. Kommunen uppgav att leverantören vid flera tillfällen hade uppmärksammats på brister i genomförandet.

Det handlade bland annat om snöröjning, tömning av papperskorgar och skötsel av gräsytor och rabatter. När kommunen inte såg tillräckliga förbättringar fattades beslutet att häva avtalet.

Men en hävning innebär inte att behovet av tjänsten försvinner.

Vallentuna behövde därför genomföra en direktupphandling för att säkerställa att park- och markskötseln kunde fortsätta. Det tillfälliga avtalet ska gälla fram till dess att kommunen hunnit genomföra en ny annonserad upphandling.

Fallet visar därmed två sidor av avtalsuppföljningen. Brister kan få konkreta konsekvenser för leverantören – men också skapa ett nytt och akut behov för den upphandlande organisationen.

57 avtal hävdes

Ett annat exempel på hur uppföljning kan få direkta konsekvenser finns hos Arbetsförmedlingen.

I våras genomförde myndigheten en resultatöversyn av leverantörer inom tjänsten Rusta och matcha. Granskningen resulterade i att 57 leverantörsavtal över hela landet inte nådde upp till kvalitetsvillkoren för resultat. Omkring 1 700 deltagare berördes.

För de aktuella avtalen infördes först ett stopp för nya deltagare. Leverantörerna blev samtidigt inte längre valbara för arbetssökande. Därefter hävdes avtalen formellt.

Det var dessutom andra gången på relativt kort tid som resultatöversynen fick omfattande konsekvenser. Vid den föregående översynen våren 2025 hävdes 94 avtal på grund av bristande resultat.

Arbetsförmedlingens modell innebär att leverantörernas resultat följs återkommande. Uppföljningen innehåller bland annat resultatmått, betyg och antal deltagare, och leverantörer kan se om deras avtal riskerar hävning.

Från avvikelse till konsekvens

Exemplen skiljer sig åt, men illustrerar samma grundläggande fråga: vad händer när det som köpts in inte motsvarar det som avtalats?

Svaret behöver inte vara hävning.

Vilka åtgärder som kan vidtas beror på avtalet och omständigheterna i det enskilda fallet. En upptäckt avvikelse kan exempelvis innebära att leverantören behöver rätta till en brist. Om problemen kvarstår och förutsättningarna i avtalet är uppfyllda kan mer långtgående åtgärder bli aktuella.

Det är också här avtalsvillkoren får sin praktiska betydelse. Krav som varit centrala under upphandlingen behöver kunna följas upp även efter att kontraktet har börjat löpa.

Går det att förhindra att det går så långt?

I Vallentunas fall hade kommunen vid flera tillfällen uppmärksammat leverantören på brister innan avtalet hävdes. Det väcker frågan om hur avvikelser kan upptäckas och hanteras innan de går så långt.

En viktig del är löpande avtalsuppföljning under hela avtalsperioden. Genom att följa exempelvis kvalitet, resultat, priser, fakturering och andra avtalade villkor kan avvikelser upptäckas innan de växer till större problem.

Det förutsätter samtidigt att kraven från början är tydliga och möjliga att följa upp. När en avvikelse upptäcks kan leverantören få möjlighet att rätta till den – och utvecklingen därefter följas.

Vallentunas fall visar att det inte alltid räcker. Trots att bristerna hade påtalats vid flera tillfällen bedömde kommunen till slut att förbättringarna inte var tillräckliga.

Arbetsförmedlingens modell visar hur uppföljning kan byggas in mer systematiskt under avtalstiden. Leverantörernas resultat följs återkommande och bristande resultat kan i förlängningen leda till att avtalet hävs.

Löpande avtalsuppföljning blir därmed inte bara ett sätt att kontrollera att kommunen eller myndigheten får det den betalar för. Den kan också ge möjlighet att upptäcka och rätta till problem innan konsekvensen blir en hävning – och ett akut behov av att hitta en ny leverantör.

 

Källa: Vallentuna kommun, Arbetsförmedlingen