När avropen inte följer avtalet

Ett ramavtal kan vara korrekt upphandlat, men ändå leda till problem om avropen inte görs enligt de villkor som gäller. Frågan har aktualiserats efter att Almega uppmärksammat situationer där avropsordningen inte följs.

Att avrop ska ske enligt villkoren i ramavtalet är en grundläggande utgångspunkt. Upphandlingsmyndigheten konstaterar att en upphandlande organisation måste följa ramavtalets villkor och att ett avrop som inte gör det i vissa situationer kan innebära en otillåten direktupphandling.

Det gör frågan större än en diskussion om enskilda beställningar.

När ordningen ändras i praktiken

Ett exempel är ett ramavtal med fastställd rangordning där en beställare vänder sig direkt till en leverantör längre ned i rangordningen, utan att det finns stöd för det i avtalet.

Att den leverantören exempelvis kan erbjuda ett lägre pris för det aktuella uppdraget förändrar inte i sig saken. Upphandlingsmyndigheten har uttryckligen konstaterat att avrop från ett ramavtal med fastställd rangordning ska göras enligt villkoren i ramavtalet.

I andra situationer kan det handla om ramavtal där olika avropsmodeller används beroende på exempelvis värde eller andra objektiva villkor. Även där behöver den modell som fastställts i upphandlingen tillämpas på ett förutsebart sätt.

Upphandlingsmyndigheten har pekat på att en upphandlande organisation inte kan ge sig själv en obegränsad möjlighet att välja mellan olika tilldelningsmetoder. Leverantörerna ska på förhand kunna förstå hur kontrakt kommer att tilldelas.

Ett felaktigt avrop kan få rättsliga följder

Konsekvenserna beror på vad som har hänt och hur ramavtalet är utformat. Men ett avsteg från avropsmodellen är inte nödvändigtvis bara en intern avvikelse som kan rättas till i efterhand.

Om en upphandlande organisation exempelvis gör inköp utanför ett ramavtal som organisationen är bunden att använda, kan det i vissa situationer vara fråga om ett avtalsbrott och leda till skadeståndsskyldighet. Upphandlingsmyndigheten hänvisar bland annat till rättspraxis där sådana frågor har prövats.

Även leverantörer som anser att de har gått miste om ett kontrakt till följd av ett felaktigt agerande kan ha möjlighet att begära skadestånd. Sådana krav prövas av allmän domstol och förutsätter en bedömning av om förutsättningarna för skadestånd är uppfyllda.

Det handlar också om konkurrensen

Avropsordningen är en del av de konkurrensförutsättningar som leverantörerna har mött när ramavtalet upphandlades.

Om den ordningen förändras under avtalstiden kan förutsättningarna därför bli annorlunda än de som leverantörerna konkurrerade på.

Det är särskilt tydligt när ett ramavtal innehåller flera leverantörer. Om en leverantör som enligt avtalet ska få möjlighet till ett avrop regelmässigt förbigås, samtidigt som en annan leverantör får uppdragen, uppstår frågor om hur avtalet faktiskt tillämpas.

Det betyder inte att en leverantör har någon generell rätt till en viss mängd avrop. Upphandlingsmyndigheten framhåller tvärtom att det ligger i ramavtalets natur att någon garanterad avropsmängd typiskt sett inte kan anges.

Men när ett avrop väl görs behöver det ske enligt de regler som gäller för ramavtalet.

Avtalsuppföljningen får en annan betydelse

Frågan sätter också fokus på vad som händer efter själva upphandlingen.

Avtalsuppföljning handlar inte enbart om priser, leveranser och kvalitet. Även hur avropen faktiskt genomförs kan behöva följas upp.

Finns det återkommande avvikelser från avropsordningen? Går det att se ett mönster i vilka leverantörer som får kontrakten? Används den modell som fastställts i upphandlingen?

Sådana frågor kan vara viktiga för att upptäcka om ett problem gäller ett enskilt avrop eller om det finns ett mer systematiskt avsteg från ramavtalets villkor.

När avtalet möter verkligheten

Almega har nyligen lyft frågan om beställare som inte alltid följer avropsordningen. Almegas artikel

Men frågan är större än den enskilda diskussionen.

Ett ramavtal bygger på de villkor som fastställts när avtalet upphandlades. När avropen sedan görs är det dessa villkor som ska omsättas i praktiken.

Det är först då det visar sig om den avropsmodell som beslutades också fungerar i verkligheten – och om den faktiskt följs.

 

Källor: Upphandlungsmyndigheten, Sveriges riksdag, Almega