När beredskap blir en del av upphandlingens kärna

Robust försörjning – från riskanalys till faktisk förmåga

Brist kan orsaka kris och kris kan orsaka brist. I en tid präglad av geopolitiska spänningar, klimatrelaterade störningar och sårbara leveranskedjor behöver offentlig sektor stärka sin förmåga att säkerställa tillgången till samhällsviktiga varor och tjänster. Den nationella strategin för försörjningsberedskap pekar på behovet av att bygga robusta försörjningssystem som fungerar även vid störningar, kris och höjd beredskap.

“Från inköpsfunktion till möjliggörare”

För upphandling och inköp innebär utvecklingen en tydlig förflyttning i uppdrag och ansvar.

– Vi går från att vara en inköpsfunktion till att vara en möjliggörare för robust försörjning. Vi upphandlar inte längre bara för normalläge, utan även för störning och kris. Det innebär att leveransförmåga och robusthet behöver vägas samman med pris, kvalitet, hållbarhet och andra viktiga krav. För att lyckas krävs ett strukturerat arbetssätt där vi identifierar vad som är kritiskt och vilka konsekvenser en brist skulle få, säger Sari Bodin, Risk Manager vid Göteborgs Stads inköps- och upphandlingsförvaltning.

Samverkan är en förutsättning

En central erfarenhet från Göteborgs Stad är att robust försörjning inte kan skapas av inköpsorganisationen ensam.

– För att skapa rätt nivå av beredskap krävs en nära dialog mellan verksamheter, inköp, logistik och leverantörer. Robusthet byggs i samverkan. Det räcker inte med krav i avtal – vi behöver också en gemensam förståelse för risker, beroenden och hur vi agerar tillsammans när en störning inträffar. Tydliga roller och ansvar är avgörande när det verkligen gäller.

Från analys till faktisk förmåga

Göteborgs Stad har utvecklat en metodik för att kartlägga och klassificera avtal utifrån kritikalitet samt systematiskt arbeta med försörjningsrisker och beredskap.

– Den viktigaste insikten är att allt inte är lika kritiskt. När vi började prioritera utifrån konsekvenser och risker fick vi en helt annan riktning i kravställning, prioriteringar, samverkan och organisering. Vi såg också behovet av alternativa lösningar om ett avtal eller en leverantör inte fungerar. Beredskap måste vara en integrerad del av ordinarie verksamhet och inte ett separat projekt, säger Linnea Söderström, verksamhetsutvecklare vid Göteborgs Stads inköps- och upphandlingsförvaltning.

Den 30 september–1 oktober kan du ta del av seminariet med Sari Bodin och Linnea Söderström på Mötesplats Offentliga Affärer på World of Volvo i Göteborg. Där berättar de mer om Göteborgs Stads arbete med robust försörjning och ökad försörjningsberedskap – och delar med sig av erfarenheter och konkreta perspektiv på hur den nationella strategin kan omsättas i praktiken.

Läs mer om Mötesplats Offentliga Affärer och boka din plats >>