Så vinner du offentliga affärer

Vad krävs egentligen för att vinna en offentlig affär? Många leverantörer tänker fortfarande att svaret främst handlar om pris. Men i en tid när konkurrensen hårdnar och allt fler använder samma digitala verktyg för att skriva anbud blir det allt tydligare att det finns andra sätt att vinna på.

Den verkliga konkurrensfördelen kan ligga långt innan upphandlingen ens annonseras.

För den leverantör som börjar agera först när förfrågningsunderlaget publiceras är mycket redan avgjort. Kraven är formulerade, utvärderingsmodellen är fastställd och spelplanen är satt. Då handlar arbetet framför allt om att svara så bra som möjligt på det som redan efterfrågas.

Men varför vänta så länge?

En offentlig upphandling uppstår sällan ur tomma intet. Bakom varje upphandling finns ett behov som har vuxit fram över tid. Någon verksamhet har identifierat ett problem, diskuterat olika lösningar och börjat fundera på hur situationen kan förbättras.

Det är där leverantörens möjlighet börjar.

Genom att följa sin marknad, förstå den offentliga verksamhetens utmaningar och skapa relevanta kontakter kan leverantören bygga en kunskap som blir ovärderlig den dag en upphandling faktiskt annonseras. Det handlar inte om att påverka en kommande upphandling på ett otillbörligt sätt, utan om att vara insatt i kundens verklighet och förstå vilka problem som behöver lösas.

När upphandlingen väl är igång är det lätt att fastna i att bara bocka av ska-kraven. Men ett anbud som bara beskriver vad leverantören erbjuder riskerar att bli ännu ett i högen. Det intressanta är i stället vad lösningen faktiskt gör för kunden. Sparar den tid? Minskar den risken för fel? Frigör den resurser? Löser den ett problem som verksamheten har brottats med under lång tid?

Samtidigt förändrar AI själva anbudsarbetet. Verktygen kan hjälpa leverantörer att bevaka upphandlingar, analysera omfattande underlag och strukturera svar. Men när allt fler använder samma teknik finns också en risk att anbuden börjar likna varandra.

Ett AI-genererat svar kan vara välskrivet och korrekt, men ändå sakna den förståelse för kundens vardag som gör att ett anbud verkligen sticker ut. AI kan effektivisera arbetet, men kundinsikten måste fortfarande komma någonstans ifrån.

Här kan mindre och medelstora företag ha en särskild styrka. Specialistkompetens, kortare beslutsvägar och större flexibilitet kan väga tungt när det handlar om att förstå ett specifikt problem och erbjuda en lösning som skapar konkret nytta.

Det handlar alltså om att börja tidigare, förstå mer och bygga relationer innan det är dags att lämna anbud.

Hur kommer man närmare den offentliga kunden? Hur kan AI användas för att skapa bättre anbud utan att de blir opersonliga? Och vad krävs för att konkurrera med de stora aktörerna?

Det är några av frågorna som lyfts på Mötesplats Offentliga Affärer den 30 september-1 oktober på World of Volvo i Göteborg, där leverantörer, upphandlare och beslutsfattare möts under två intensiva dagar. Här står framtidens anbudsarbete, nya arbetssätt och relationen mellan offentlig sektor och leverantörer i fokus – samtidigt som det finns gott om möjligheter att skapa nya kontakter.

För kanske är det just där nästa offentliga affär börjar – inte när upphandlingen publiceras, utan långt tidigare, i ett samtal.

Läs mer och säkra din plats >>