Småföretagarperspektivet i upphandling – hur gör vi?

99 % av företagandet i Sverige består av småföretag, det vill säga företag med färre än 50 anställda. Det är alltså inte en liten nisch av marknaden vi pratar om – det är nästan hela företags-Sverige. Samtidigt tilldelas bara omkring 10 % av alla upphandlingar till småföretag, trots att upphandlande myndigheter har en uttalad skyldighet att beakta små och medelstora företags möjlighet att delta.

Upphandlaren påverkar vilka som kan vara med

Som upphandlare har vi en viktig roll i hur den offentliga affären möter marknaden. En upphandling handlar förstås om att köpa det verksamheten behöver – men också om att skapa bra konkurrens, hitta smarta lösningar och använda skattemedel på ett klokt sätt.

Vi påverkar vilka leverantörer som kan och vill vara med genom hur vi formulerar krav, delar upp upphandlingen, sätter tidsramar och beskriver uppdraget. Småföretagarperspektivet handlar inte om att tumma på reglerna eller sänka kraven. Det handlar om att ställa rätt krav – krav som är tydliga, rimliga och möjliga att möta för de leverantörer som finns på marknaden.

Det lokala näringslivet spelar roll

För kommuner är det här extra viktigt. Det lokala näringslivet betyder arbetstillfällen, skatteintäkter, liv och rörelse – och i vissa fall faktiskt bygdens överlevnad. Nej, vi får inte rikta upphandlingar lokalt – men vi kan göra det möjligt för lokala småföretag att vara med, genom att ha deras förutsättningar tydligt i åtanke när vi planerar och genomför våra upphandlingar. Och det är precis det vi visar hur man kan göra!

Små saker kan göra stor skillnad

Många mindre företag har fullt upp med kunder, personal, leveranser och vardagens alla beslut. De har kanske ingen anbudsavdelning, ingen jurist vid skrivbordet bredvid och ingen som bara arbetar med offentliga affärer. Därför kan även små saker i ett upphandlingsunderlag göra stor skillnad.

Det betyder inte att små företag ska få fördelar framför andra. Men upphandlingen behöver vara lätt att förstå och möjlig att lämna anbud på utan onödigt krångel. Ett extra intyg, en otydlig instruktion, ett för högt krav eller en alltför kort anbudstid kan vara det som gör att ett mindre företag väljer att avstå.

Frågor att ställa innan upphandlingen

Som upphandlare kan vi därför göra stor skillnad genom ganska enkla frågor: Är kraven verkligen nödvändiga? Går upphandlingen att dela upp? Har leverantörerna fått rimlig tid? Är språket begripligt även för den som inte lämnar anbud varje vecka? Har vi varit tillräckligt transparenta med vad som är på gång? Och har vi haft tillräcklig dialog med marknaden innan vi bestämmer hur upphandlingen ska se ut?

Våga kommunicera i god tid

Transparens och framförhållning är särskilt viktigt för mindre företag. Om leverantörerna i god tid får veta vilka upphandlingar som är på väg, vad de ungefär kommer att omfatta och när de kan komma att annonseras, blir det lättare för dem att planera, avsätta tid och våga satsa på att lämna anbud. För ett litet företag kan den förvarningen vara skillnaden mellan att hinna vara med – eller att behöva tacka nej innan processen ens har börjat. Våga kommunicera era upphandlingsplaner!

Dela upp när det är möjligt

Att dela upp ett kontrakt kan ibland vara ett enkelt sätt att öppna dörren för fler. Det kan handla om geografiska områden, olika tjänster eller mindre delar av ett större uppdrag. Det kräver lite eftertanke i början, men kan ge fler anbud, bättre matchning mot behovet och mindre beroende av en enda leverantör.

En bättre offentlig affär

I grunden handlar småföretagarperspektivet om att göra upphandlingen så tydlig, relevant och träffsäker som möjligt. När kraven är rimliga, underlagen begripliga och dialogen fungerar blir det lättare för fler leverantörer att vilja vara med. Det är bra för företagen – men framför allt är det bra för den offentliga affären!

 Lina Kihlmark Andersson och Kristine Olofsson medverkar på Mötesplats Offentliga Affärer den 30 september–1 oktober i Göteborg, där de delar med sig av konkreta exempel på hur upphandlare kan arbeta för att stärka småföretagarperspektivet i upphandling.

Vill du veta mer om hur det kan göras i praktiken – lyssna på dem på Mötesplats Offentliga Affärer >>