Tidspress satte upphandlingen på prov

När verksamheten kräver snabba beslut kan det uppstå en svår balansgång mellan akuta behov och kraven på en korrekt upphandlingsprocess. Region Gotlands hantering av två större projekt visar på vikten av tydliga rutiner, även när tiden är knapp.

Region Gotland har medgett att man vid två tillfällen frångått villkoren i befintliga ramavtal. Det gäller upprustningen av Visby ishall och arbetet med lasarettets steriltekniska enhet.

De företag som anlitades var sedan tidigare upphandlade enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Däremot genomförde regionen ingen förnyad konkurrensutsättning, trots att uppdragens värde översteg ramavtalens beloppsgränser.

En förnyad konkurrensutsättning innebär att flera leverantörer inom ett ramavtal får möjlighet att lämna konkurrerande erbjudanden utifrån det aktuella behovet. När den processen inte genomfördes fick andra leverantörer inte möjlighet att konkurrera om uppdragen. Regionen konstaterar också att avsaknaden av konkurrensutsättning kan ha inneburit att möjligheten till ett lägre pris gick förlorad.

– Vi har i dessa fall gjort en bedömning där genomförandet och tidsplanen prioriterades framför de formella processerna i våra avtal. Det är inte i enlighet med hur vi ska arbeta vid Region Gotland och vi tar fullt ansvar för dessa avvikelser, säger Lise Langseth, teknik- och samhällsbyggnadsdirektör.

När verksamhetens behov ställs mot regelverket

Enligt Region Gotland fattades besluten under stor tidspress. Vid lasarettet behövde arbetet genomföras för att säkra vårdens drift efter ett tekniskt haveri. När det gäller upprustningen av ishallen handlade beslutet om att säkerställa fortsatt spel för Visby Roma i Hockeyettan samt uppfylla gällande licens- och säkerhetskrav.

Situationen illustrerar en återkommande utmaning inom offentlig upphandling: hur kan organisationer agera snabbt när verksamheten kräver det, samtidigt som krav på konkurrens, transparens och likabehandling måste säkerställas?

Ramavtal är ett viktigt verktyg för offentlig sektor och skapar effektivare inköp genom att villkor och leverantörer redan är upphandlade. Samtidigt kräver de tydliga rutiner för när och hur avtalen får användas.

Region Gotland ser över rutinerna

Efter avvikelserna ska Region Gotland se över hur framtida ramavtal kan utformas för att bättre hantera situationer där snabba insatser krävs. Regionen ska även stärka rutiner och kontroller för att säkerställa att avtalsvillkoren följs.

Frågan är aktuell för många kommuner och regioner. När tidspress uppstår blir samspelet mellan verksamhet, inköpsfunktion och ledning avgörande för att både effektivitet och rättssäkerhet ska kunna upprätthållas.

Händelsen på Gotland visar att en fungerande inköpsorganisation inte bara handlar om att genomföra upphandlingar – utan också om att säkerställa att avtal och processer fungerar i praktiken, även när förutsättningarna snabbt förändras.

Källa: Region Gotland