Inköp för 8,5 miljarder i molnet

Västra Götalandsregionen samlar hela regionens inköp i ett gemensamt IT-stöd. Vi har som mål att göra elektroniska affärer med alla, stora som små, säger Ida Wernered.

Västra Götalandsregionen samlar hela regionens inköp i ett gemensamt IT-stöd. Totalt handlar det om varor och tjänster till ett värde av minst 8,5 miljarder kronor som ska hanteras via regionens molnbaserade e-handelsstöd.

Det är en omfattande handel som pågår i landets näst största landstingsregion. Idag sker beställningarna via ett eller flera beställningssystem, via telefon, fax eller e-post. Nu ska handelsflödena, både interna och externa, effektiviseras från beställning till betalning.

Projektledningen har höga förhoppningar om goda synergier i inköpsprocessen, bland dem kan nämnas högre avtalstrohet, lägre inköpskostnader, och effektivare rutiner. Drygt 300 miljoner kronor räknar regionen med att spara med e-handelsplattformen, under fem år.

Västra Götalandsregionen har, i samarbete med företaget Visuera Integration AB, själva utvecklat lösningen. Ida Wernered har lett det arbetet under många år.
– Vi har byggt en avancerad produktkatalog med en stark sökmotor för både produkter, tjänster och sammansatta tjänster. Att hantera många leverantörer klarar generellt de e-handelslösningar som redan finns på marknaden, men de är begränsade på så sätt att de generellt inte klarar att hantera både stora och små leverantörer. Vi har byggt en lösning som gör det enkelt och säkert för leverantörerna att logga in till e-handelsportalen, säger Ida Wernered.

Västra Götalands regionen har 13 000 leverantörer varav en hel del hel småföretag. De allra minsta företagen levererar i regel tjänster medan de medelstora levererar varor.
– Vi har kartlagt alla våra leverantörer och har som mål att göra elektroniska affärer med alla, stora som små, säger Ida Wernered.

Den nya e-handelslösningen öppnar för nya inköpsstrategier i regionen.
– Det blir till exempel lättare att erbjuda små företag som saknar egna e-handelslösningar att själv administrera avtal, produkter och priser. Ett tidskrävande avtals- och produktunderhåll brukar vara ett vanligt argument för att inte ha många avtal med småföretag.

Vad säger LOU?
Det kan vara svårt för förvaltningar att hantera investeringar av detta slag korrekt enligt lagen om offentlig upphandling, LOU. Ida Wernered menar att om möjligheten till innovationsupphandling hade funnits 2007 när projektet drogs igång och forskningsprojektet Toffee då hade det eventuellt ett sätt varit att upphandla tjänsten. Istället stod hon inför en situation som såg ut att stjälpa hela projektet.

– När vi redan hade dragit igång arbetet insåg jag att vi skulle stöta på hinder på grund av LOU. Visuera Integration AB hade ju varit med under hela kravarbetet och aktiva parter i Toffee.  Jag var missmodig och ringde och rådgjorde med vår avdelning regional utveckling . Tack vare ett avtal som våra politiker tecknat avseende immateriella tillgångar och forskningsresultat kunde vi ändå fortsätta arbetet och påbörja projektet.

Det viktiga gränssnittet
Bland regionens närmare 50 000 anställda finns 8 000-14 000 medarbetare med beställningsansvar. När de ska logga in i det nya e-handelsstödet visas ett anpassningsbart gränssnitt där de ser de produkter de brukar köpa och i vilka kvantiteter, beskrivet med tydliga bilder.

Valet föll på eBuilder som fått uppdraget att tillhandahålla en avancerad e-handelsplattform med e-tjänster. Olika typer av tjänster finns med t ex betalningstjänster som aktörer leverantörerna knutna till handelsplattformen kan välja.

– Vi ville ha en leverantör med en befintlig e-handelsplats, med anslutna kunder och som uppfyller våra krav på olika standarder, säger Ida Wernered. Till detta skulle befintlig lösning grunda sig på en avancerad arkitektur och tjänster som var möjliga att kostnadseffektiv utvecklas för att uppnå våra krav. Vi har höga krav på eBuilder om användargränssnittet för att göra det så intuitivt som möjligt. All felhantering minskar om det blir rätt från början.

Olika användares perspektiv har inkluderats i kravställningen genom detaljerade processbeskringar från början och utgör också kravspecifikationen för e-handelslösningen. Ida Wernered anser att IT-system inte bör upphandlas utan grafiska kravspecifikationer.
– Kraven går inte att formulera uteslutande med text. Vi använde oss av detaljerade processbeskrivningar och vi fick sju anbud i upphandlingen vilket får anses som relativt bra. Trots komplexitet och höga krav på lösning så tog upphandlingen av bara sex månader.  

Tre år från start till mål
Projektet startade 2007 och genomförandefasen februari 2010. De första artiklarna i produktkatalogen kategoriserades in i juni 2010 och blir beställningsbara från januari 2011. Införandet av alla produkter kommer att lång tid, målet är att övergången till den nya e-handelslösningen är i hög grad klar den sista december 2012.
– Vi har många olika interna beställningssystem som ska ersättas. Vi kommer inte att kunna avskaffa alla, vissa är hopbyggda med komplexa verksamhetsstöd.
Ett viktigt arbete är kategoriseringen av alla produkter och tjänster.

– Varor och tjänster behöver kodas på ett likartat sätt och alla leverantörer har olika sätt att namnge sina produkter. Detta är ett arbete vi måste göra själva, annars blir det mycket svårt att hitta i produktkatalogen.
Regionen planerar att starta ett särskilt e-handelskontor för att administrera systemet, med inmatning, kontroll och leverantörskontakter. Därmed ska inköparna i regionen få avlastning och kunna fokusera mer på affärsutveckling än på den här typen av administration.

Säljer gärna lösningen
Forskningsresultatet som vi realiserade från Toffee – ett Vinnova finansierat projekt är att vi utvecklade en skalbar och avancerad produktkatalog med tre tillhörande e-tjänster som nu inkorporeras till eBuilders lösning men som är möjlig att implementeras i vilket annat befintligt e-handelssystem eller lösning, om till exempel andra landsting, myndigheter, kommuner skulle vara intresserade.

Regionens projektkostnad för e-handelslösningen uppskattas till cirka 81 miljoner kronor över en treårsperiod och då är även användarutbildning inkluderat. Samtidigt räknar man att spara närmare 300 miljoner kronor under de första fem åren. Och då har man räknat lågt, enligt Ida Wernered.
– Det är en lågt räknad uppskattning, det saknas grunddata för att kalkylera en prognos. Men vi kommer noga att följa upp resultatet, vi vill veta.
För uppföljningen använder man sig av styrkort, analyserar processerna och väljer ut vad som är värt att mäta. Även redovisningen är noggrant kontrollerad så att kostnaderna kopplas till rätt ställe.

IT-stödet ger många fördelar i inköpsprocessen
– Vi kan tilldela avtal till betydligt fler leverantörer i våra upphandlingar.
– Det blir enklare att följa upp och kontrollera att leverantörerna uppfyller avtalen, även i detaljer.
– Ett anpassningsbart gränssnitt gör att användare som loggar in i första hand ser de produkter som är relevanta för deras verksamhet vilket vi tror ska minimera felbeställningar.
– Det går att betygssätta varor och tjänster i systemet vilket öppnar för kvalitetsförbättringar i inköpen.
– I systemet kan vi se om många vårdavdelningar efterfrågar exempelvis en ny produkt på marknaden, vilket kan leda till en upphandling och lägre inköpspriser.
– Det finns bilder på samtliga produkter, vilket minskar felbeställningarna.
– Eventuella miljömärkningar syns
i systemet.
– Systemet sköter behörigheter, alla kan fylla varukorgen men bara betalningsansvariga kan godkänna köpet.
– Även interna tjänster ska upphandlas via portalen vilket skapar transparens kring intern prissättning.

 

Den 17-18 november 2010 arrangeras e-Förvaltningsdagarna.