Debriefing – det betydelse­fulla eftersnacket

Det kan ge god utdelning att efter en upphandling träffa respektive anbudsgivare och gå igenom tilldelningsbeslutet. Då visar man god vilja, får in relevanta synpunkter och eventuellt kan man lyckas avvärja en överprövning.

Debriefing betyder ungefär eftersnack. Det är främst en psykologiterm som innebär ett strukturerat samtal efter en traumatisk händelse, eller ett psykologiskt experiment, som kan riskera att orsaka en negativ reaktion. Genom att gå igenom vad som har hänt och låta patienten tala om sina reaktioner är målet att undvika psykologisk skada.

I affärsvärlden används termen av inköpare som ger återkoppling till anbudsgivare som förlorat en upphandling. Syftet är att upprätthålla goda relationer och att hjälpa dem att förbättra sitt nästa anbud.

Många drar sig för att genomföra den här typen av uppföljningsmöten och en dåligt genomförd debriefing kan i värsta fall göra skadan än värre. Det kan vara svårt att framföra kritik, svårt att pedagogiskt förklara beslutet och att inte vika undan när man ifrågasätts.

Men Agneeta Anderson, chef för Upphandlingsstödet på Kammarkollegiet vill uppmana fler offentliga upphandlare att ta det här steget och på så sätt öka dialogen med leverantörerna.

– Som gammal upphandlare vet jag att man många gånger skickar ut sitt tilldelningsbeslut och sedan håller andan i tio dagar till dess att tidfristen för överprövning gått ut, säger Agneeta Anderson.

– Ofta vill man kanske att leverantören ska ta kontakten, men att själv ta det initiativet tycker jag visar på en god attityd.

Kontakten kan tas så snart tilldelningsbeslutet är fattat.

– Alla kontakter mellan köpare och säljare ska förstås skötas professionellt men efter tilldelningsbeslutet är man fri att prata med varandra.  Det är dock ändå viktigt att alla får samma typ av information.

– Alla leverantörer kanske inte är intresserade, men min uppfattning är att många nog skulle uppskatta erbjudandet, säger Agneeta Anderson.

Dubbelt syfte
Hon rekommenderar att låta samtalet fokusera på det anbud som leverantören själv lämnat in och inte gå in på några jämförelser.

– Syftet med mötet är inte i första hand att beskriva det vinnande anbudet, utan att gå igenom respektive leverantörers anbud. Var brast det, saknades något eller var det inte tillräckligt utförligt? Visa gärna också på vad som var bra. Utbilda anbudsgivaren så att de har en chans att lämna bättre anbud nästa gång.

Förklara de poängsättningar leverantören fått, eventuella brister i anbudet och motivera dessa påpekanden.
Men syftet med ett möte är dubbelt.

– Be gärna anbudsgivaren lämna synpunkter på förfrågningsunderlaget och anbudsprocessen så att även ni kan förbättra er inför nästa upphandling.

Undvik en överprövning
Eva Wegsjö Sande har använt sig av debriefing och hon minns särskilt en upphandling hon gjorde som inköpschef på Renova.

– Det blev väldigt mycket frågor på förfrågningsunderlaget så vid tilldelningsbeslutet valde vi att ringa upp samtliga anbudslämnare och beskriva förfarandet och informera om vårt beslut. Vi gjorde det bland annat för att undvika en överprövning, vi fick antydningar om att man ansåg att vi hade bestämt oss för en leverantör redan innan vi påbörjade upphandlingen. Jag tror att vår extra informationsåtgärd starkt bidrog till att upphandlingen inte överprövades, säger Eva Wegsjö Sande, som sedan sommaren arbetar som inköpschef på Göteborgs Hamn.

Vad sa du till dem?

– Jag ringde och berättade vad som hade gjort skillnad i utvärderingen, om skälen bakom vårt val av leverantör. Bara det att en mänsklig röst förklarar läget har betydelse. Det är inte alltid enkelt att ta till sig utvärderingsmodellen och bedöma om alla kriterier är uppfyllda eller inte och då behöver ibland beslutet förklaras.

Eva Wegsjö Sande har en bakgrund inom sälj- och marknadsföring där relationer är oerhört viktiga.

– Vi får tänka på att en leverantör även kan vara kund i ett annat sammanhang. Jag anser att tilldelningsbeslutet är lite för formellt och jag brukar hålla en mer personlig ton i mejlet när jag bifogar beslutet, ett mer direkt tilltal. Det finns ingen nackdel i att visa att vi är människor bakom besluten.

På Renova införde hon en rutin att skicka ett mejl till alla anbudslämnare i samband med anbudsöppningen. – Vi skriver helt kort ett tack för att bekräfta att vi tagit emot ett anbud och informerar om att vi nu påbörjar anbudsutvärderingen och en ungefärlig tidplan. Tidigare har de inte fått den informationen! – Som myndighet sköts kontakterna alltid så formellt, vissa anser att det bör vara så men leverantörerna lägger ner oerhört mycket arbete på ett anbud och det ingår i en affärsmässig relation att säga tack. Man kan vara trevlig i myndighetsutövningen. Framförallt tror jag att det kan vara en fördel om det uppstår kritiska frågor. Hon framhåller också den dubbla funktionen med mötet. – För att förbättra våra upphandlingar måste vi ta in synpunkter även från de anbudsgivare som inte fått affären. Jag vill påstå att de nästan är ännu viktigare för att bidra till bättre upphandlingar, säger Eva Wegsjö Sande. Sekretessprövning Alla anbud i upphandlingen är i normalfallet offentlig handling och något som andra kan begära att få ta del av. Men först måste myndigheten göra en sekretessprövning så att ingen affärskritisk information kommer ut. – Det händer inte så ofta. Det är tidskrävande att utreda om anbuden innehåller information som behöver sekretessbeläggas, både för oss och för anbudslämnare. Men det är förstås ett arbete vi måste göra skyndsamt när någon begär ut handlingarna, säger Eva Wegsjö Sande.

Tips för en bra debriefing En personlig kontakt via telefon, eller ännu hellre ett möte, att rekommendera för en debriefing. Förbered mötet noga, gå igenom vad som ska tas upp, vad som är sekretessbelagt och var beredd på ifrågasättanden. Var tydlig från första kontakten, inled med att berätta syftet och vad som ska diskuteras. Påtala gärna vad som inte kommer att diskuteras under mötet, det vill säga konkurrenternas anbud eller eventuella diskussioner om utvärderingen hade kunnat göras på annat sätt. Håll en professionell ton, håll er till sakfrågorna i anbudet samt förfrågningsunderlaget. Kan du inte besvara en fråga under mötet så be att få återkomma. Gör en kort skriftlig sammanfattning som anbudsgivaren kan ta med till sin egen organisation. Saknar ni en känd leverantörs anbud i er u pphandling? Ring upp och fråga varför de inte deltog för att få in värdefulla synpunkter på upphandlingen.

Agneeta Anderson har tips att ge om det handlar om omfattande dokumentation.

– Ett sätt att minimera arbetet med att skriva ut och kopiera är att bjuda in till myndigheten för att ta del av papprena på plats. Det finns lite olika vägar att gå, säger Agneeta Andersson.