AI kan ta över det vi inte hinner

AI kan ta över det vi inte hinner – om vi bara vågar bygga om.  Det framhåller Hanna Björnbom, AI-ansvarig på SAP i Sverige, i denna gästkrönika.

Offentlig sektor i Sverige har stora utmaningar med ökade behov och en skenande personalbrist. AI kan hjälpa, men bara om vi slutar behandla tekniken som små fristående pilotprojekt och i stället bygger in den i kärnarbetet. Frågan är inte om AI ska ersätta människor, utan varför högskoleutbildade medarbetare fortfarande fastnar i administration som någon annan, eller något annat, skulle kunna ta hand om.

Hanna Björnbom.

Detta nya sätt att arbeta är redan vardag för många svenska myndigheter, kommuner och regioner. Behoven drar i väg, inte minst i äldreomsorgen där det saknas cirka 66 000 medarbetare fram till 2033, samtidigt som det är svårt att få tag i folk i dag. Konsekvensen märks direkt i vårdköer, stress och mindre tid för mötet med människor.

Hittills har digitalisering ofta betytt att vi gör samma sak som förr, fast lite snabbare och i ett nytt system. Risken är att AI blir ännu ett lager ovanpå ett redan krångligt arbetssätt, där vi sparar några minuter här och där men i grunden fortsätter som vanligt. Det räcker inte när behoven ökar och människor saknas. Då måste vi våga bygga om arbetet i praktiken, från ansvarsfördelning till arbetsflöden och vilka uppgifter som ens ska göras av en människa.

AI används redan i många verksamheter för administration, analys, beslutsstöd och service, men hamnar ofta vid sidan av kärnuppdraget. Då blir effekten begränsad, eftersom arbetssätten i verksamheten sällan förändras och ledningen samtidigt får svårt att se vad AI faktiskt gör med kvalitet, ansvar och resurser.

Sluta lappa och laga – bygg en gemensam grund

Det största hindret är inte brist på idéer utan att saker görs var för sig. Data ligger i olika system, samma ärende hanteras på olika sätt och ord betyder olika saker beroende på vem du frågar, vilket gör att AI ofta landar i punktinsatser. Då hamnar tekniken där den är enklast att trycka in, inte där den faktiskt skulle kunna avlasta mest.

När data och processer hänger ihop kan mycket hända snabbt. Återkommande administration kan skötas automatiskt, beslutsunderlag blir bättre och invånare kan få hjälp även när växeln är stängd. Tänk enklare frågor om bygglov, förskoleplats eller färdtjänst som kan få ett första svar direkt. Då frigörs tid för handläggare där den mänskliga bedömningen behövs.

Men den stora vinsten kommer först när vi låter system ta över delar av jobbet, på rätt ställen och med tydligt ansvar.

I dag lägger många yrkesgrupper orimligt mycket tid på uppgifter som inte motsvarar deras utbildning. Vi kan ha några av världens bästa läkare, men då ska de också få vara läkare. Inte sitta fast i klick, kopiering och dubbelregistrering. Där kan AI göra verklig nytta genom att ta över det monotona så att kompetensen gör nytta hos patienten, brukaren och invånaren.

Vägvalet – AI som sidoprojekt eller AI i kärnuppdraget

Nu står svensk offentlig sektor inför ett val. Vi kan fortsätta med små AI-initiativ som lever sitt eget liv bredvid verksamheten och som, även när de är välmenande, sällan förändrar vardagen i grunden. Eller så bygger vi in AI i de processer där den faktiskt avlastar, och tar konsekvensen av det i hur arbetet leds, följs upp och bemannas.

I Sverige och Norden har vi en viktig fördel. Vi har en offentlig sektor där ansvar går att spåra och där beslut ska tåla granskning. Det är precis vad som krävs när AI ska användas brett. Men utan ordning på data och arbetssätt blir det ändå svårt.

När data är rörig och processer otydliga blir AI också rörig. Då riskerar systemen att cementera gamla fel. Beslut blir svåra att följa och svåra att förklara, och då blir det också svårt att ta ansvar. I många verksamheter finns viljan, men strukturen och datakvaliteten räcker inte hela vägen.

Det är därför jag landar i detta. Vi behöver färre pilotprojekt och fler riktiga omställningar. Börja med att reda ut data, enas om gemensamma arbetssätt och bygg in AI i vardagsprocesserna. Först då kan tekniken avlasta där det går och stärka människor där det behövs.

Regering, myndigheter, regioner och kommuner bör sätta en konkret plan för vilka arbetsuppgifter som ska flyttas från människor till system de kommande två åren – och sedan redovisa hur det går.

Om författaren
Hanna Björnbom har arbetat på SAP sedan 2022 och hjälper i dag kunder att införa intelligenta AI-baserade lösningar. Hon har även åtta års erfarenhet som SAP-partner samt bakgrund inom revision på PwC.