Uppföljning är avgörande
Uppföljning är avgörande för att kontrollera att leverantörer lever upp till avtalade krav och villkor, vilket säkerställer att offentliga medel används på ett effektivt sätt.
Genom att arbeta med uppföljning kan man på ett preventivt sätt förebygga avvikelser, samtidigt som man förhoppningsvis attraherar rätt typ av leverantörer. Det framhåller Statens inköpscentral, Kammarkollegiet, som svar på frågan varför är uppföljning så viktigt för att säkerställa effektiv användning av offentliga resurser?
Kammarkollegiet är en av Sveriges äldsta myndigheter och tillhör de trognaste deltagarna på Mötesplats Offentliga Affärer. I myndighetens hägn finns Statens inköpscentral vars uppgift det är att upphandla ramavtal för varor och tjänster åt andra statliga myndigheter.
Inom it- och telekomområdet kan ramavtalen även omfatta kommuner och regioner.
Med anledning av deras medverkan på Mötesplats Offentliga Affärer har arrangören intervjuat två av företrädarna; Gabriella Sydorw, Gruppledare, Statens inköpscentral Kammarkollegiet, och William Friberg, Uppföljningsjurist, Statens inköpscentral Kammarkollegiet.
Gabriella Sydorw.
William Friberg.
Hur kan dialog med leverantörer förbättra leveranser av varor och tjänster?
– Tydlig och kontinuerlig kommunikation skapar förutsättningar för att lösa problem innan de växer sig stora. Genom regelbunden kontakt kan man justera avvikelser i tid, tillvarata leverantörernas expertis och tillsammans utveckla bättre leveranser.
Vilka verktyg använder ni för att tidigt identifiera och förebygga avvikelser?
– Vi använder oss av automatiska bevakningar, grundkontroller och fördjupade kontroller för att upptäcka och förebygga oegentligheter. Genom ett riskbaserat arbetssätt prioriterar vi vad som är viktigt, kopplat till olika branscher och skilda typer av ramavtal.
Vad vill ni att deltagarna ska ta med sig för att komma i gång med uppföljning?
– Vi vill inspirera och visa att det inte nödvändigtvis behöver vara så komplicerat att komma i gång och arbeta med uppföljning. Förhoppningsvis kommer deltagarna känna sig inspirerade och få med sig konkreta verktyg som går att applicera i deras egna verksamheter.
Vad ser ni mest fram emot att dela på Mötesplats Offentliga Affärer?
– Vi ser fram emot att dela med oss av tips om hur man kan börja arbeta mer med uppföljning utan att det blir en övermäktig uppgift. Vi ser även fram emot en givande dialog och erfarenhetsutbyte med deltagarna.
Om Statens inköpscentral
Statens inköpscentral startade 2011 i och med att all statlig ramavtalsupphandling och samordning samlades under ett gemensamt myndighetstak på Kammarkollegiet. Enligt förordningen om statlig inköpssamordning ska ramavtal finnas för varor och tjänster som myndigheterna upphandlar ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden. Genom att samordna myndigheternas upphandlingar av varor och tjänster vill den statliga inköpssamordningen bidra till effektiviseringar i form av tidsbesparingar och förmånligare villkor för myndigheterna. ”Vi sparar därmed pengar åt staten, kommunerna och regionerna”, heter det på webbplatsen.