E-anbud snart obligatoriskt

Om några år blir det obligatoriskt för leverantörer att ge in sina anbud elektroniskt enligt de nya upphandlingsdirektiven.  Och upphandlande myndigheter och enheter måste ta emot och behandla elektroniska fakturor som överensstämmer med anvisad europeisk standard för elektronisk fakturering.
Sverige bedriver ett arbete med att främja införandet av e-handel och e-upphandling för offentlig sektor och dess leverantörer. Det sker till stor inom ramen för samverkan mellan Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) , Ekonomistyrningsverket och sedan i mars 2014 även Konkurrensverket. Arbetet bedrivs under benämningen SFTI (Single Face To Industry).
SFTI deltar även i ett europeiskt arbete.  I början av december 2014 hölls ett seminarium kring dessa frågor. Det skedde inom ramen för det arbete som Sverige deltar i kring utveckling av standarder för e-upphandling och e-handel samt e-fakturering. Platsen var SKL på Hornsgatan i Stockholm.
Seminariet gav tillfälle att ta del av vad som händer i övriga Europa.Deltagarna fick presentationer från regeringarna i Frankrike, Italien, England och Nederländerna. Frankrikes del handlade om obligatorisk e-fakturering i offentlig sektor, Italien samt  regionen Emilia Romagna berättade om e-fakturering och britterna om sina strategier och arbete, inklusive fokus på e-fakturering mellan sjukhusen och deras leverantörer. Nederländerna och EU-kommissionen har e-handel med sina leverantörer.
Offentliga Affärer fick en intervju med Kerstin Wiss Holmdahl, svensk samordnare på området och mångårig expert inom e-handel.
Vad intressant att gemensamma standarder tar form i EU! Kommer CEN/BII att bli den affärsprocess som alla länder ansluter sig till eller finns det medlemsländer som ”kör sitt eget race”?
– Det finns idag ingen annan standard som utgår från europeisk upphandlingslagstiftning, däremot finns det många olika lösningar i olika länder. Men det finns ett behov av att ha gemensam struktur och minsta gemensamma nämnare av nödvändig information som standard. Det underlättar för både leverantörer som känner igen sig och för upphandlande myndigheter som med strukturerad information kan automatisera processerna mer då.
– När nu CEN/BII-initiativet finns hoppas jag att anpassningar successivt sker i lösningarna. Och att medlemsstaterna rekommenderar CEN/BII i sina respektive länder. Det faktum att CEN/BII:s meddelanden nu används i flera länder, förutom i Sverige under konceptet Svehandel , visar att standarden fungerar väl.
Vilka huvudsakliga slutsatser drar du efter det genomförda seminariet den 2 december?
– Jag kan se att e-handel och e-fakturering börjar införas alltmer. Det beror huvudsakligen på de kommande lagkraven både när det gäller e-fakturering och att motta anbud elektroniskt. Flera länder presenterade sitt arbete och hur långt de har kommit. De är dock medvetna om att det också finns utmaningar och jag känner igen många av deras synpunkter från arbetet med införandet av e-handel och e-fakturering under årens lopp här i Sverige. Att använda gemensam standard verkar alla vara eniga om, men sen är det ju mycket mer som behövs för att få igång användningen.
Varför tycks det ta så lång tid att få till gemensamma tekniska lösningar?
– När det tas fram standarder och det redan finns många olika kommersiella lösningar tar det längre tid än när något är helt nytt. Det är också flera olika system eller lösningar som ska integreras och det tar tid. Det är samtidigt viktigt att man ställer krav på standard när man upphandlar lösningar. Men det finns områden där det gått väldigt bra.
– Svefakturan tog vi fram för exakt tio år sedan. Det var då ganska nytt med e-fakturering med XML-format. Svefakturan visade sig enkel att implementera och att använda och dessutom har marknaden erbjudit mycket prisvärda och enkla lösningar baserade på standarden. Detta har gjort att Svefakturan kommit i mycket bred användning, främst i offentlig sektor med dess leverantörer men även mellan företag.
Vilka åtgärder behöver vidtas i Sverige och på EU-nivå får att man på allvar ska kunna införa e-handel, e-upphandling och e-fakturering som fungerar på liknande sätt inom hela gemenskapen och mellan länderna?
– Lagstiftningsåtgärden är den mest effektiva och genom de nya direktiven kommer e-upphandling och e-fakturering att bli obligatoriskt och det borgar även för att man kan samordna mer med standarder och tillämpning.
– Om några år blir det som sagt obligatoriskt för upphandlande myndigheter och enheter att ta emot och behandla elektroniska fakturor som överensstämmer med anvisad europeisk standard för elektronisk fakturering. Just hänvisningen till gemensam standard bör underlätta. Det blir också obligatoriskt för leverantörer att ge in sina anbud elektroniskt enlig de nya upphandlingsdirektiven.
– Men det behövs mer! Informationsinsatser och utbildning behövs. Det är även viktigt med tydligt ledarskap för hur införandet ska ske och hur man kan underlätta för både upphandlanden myndigheter och leverantörer. Nationella handlingsplaner kommer att upprättas för detta. Dessutom har en expertgrupp bildats av EU kommissionen för att se vilka åtgärder som behövs. Där kommer vi att se på både insatser som behövs och hur lösningar och standarder ska fungera på bästa sätt. Att bilda någon form av nationellt forum för dessa frågor för både offentlig sektor och för leverantörssidan blir viktigt.
– Konkurrensverket har ett regeringsuppdrag som går ut på att bilda en nationell handlingsplan och vidta åtgärder för att ta fram ett underlag. Och inom ramen för gemensamt arbete mellan staten och SKL (SFTI) kommer vi att se hur vi kan arbeta med innehåll i standarderna, handledningar, med mera.