Extern remiss i Region Skåne ger bättre förfrågningsunderlag

– Mitt budskap till leverantörerna är: Vi är intresserade av vad ni tycker, säger Louise Strand, inköpsdirektör i Region Skåne, där man infört nya spännande metoder i upphandlingen. En av dessa är extern remiss, där leverantörerna före upphandlingen får ge sin syn på förfrågningsunderlaget. På så sätt kan man förbättra kraven så att de blir mer relevanta.

Redan nu drar man nytta av branschens kompetens och kreativitet för att förfina sina förfrågningsunderlag. Man fortsätter sitt pågående arbete med RFI (Request for Information) som ett sätt att omvärldsbevaka vilka företag som finns på marknaden och vad de har att erbjuda. Man bjuder också in presumtiva anbudsgivare till dialogmöten inför upphandling.

Extern remiss
Nästa steg är extern remiss (se faktaruta) om innebär att man helt enkelt skickar ut utkastet till förfrågningsunderlaget för att få in synpunkter och respons. Man lägger också ut förfrågningsunderlaget på sin hemsida.

Den externa remissen innebär att bland annat att företag och branschorganisationer får möjlighet att lämna synpunkter på förfrågningsunderlaget innan upphandlingen annonseras. På så sätt tas branschens kompetens och kreativitet tillvara. Man har redan hunnit skicka ut tre förfrågningsunderlag på extern remiss och nyligen publicerades det fjärde på hemsidan. Extern remiss har använts i upphandling av endoskopi, hörapparater och kommunikationstjänster.

Den externa remissen används både inom upphandling av varor som av tjänster.
Vad har förfarandet gett för resultat?
– Många inkomna synpunkter har varit bra och lett till förbättrade förfrågningsunderlag. Vi har förenklat, formulerat om och förtydligat underlagen. Inom kommunikationstjänster klargjorde vi till exempel nyttjanderätten till producerat material. Dessutom har flera leverantörer och branschorganisationer varit positiva till att vi är intresserade av deras synpunkter, förklarar Louise Strand.

Men hur rimmar förfarandet med reglerna i LOU?
– Lagen om offentlig upphandling tillåter betydligt mer dialog mellan inköpare och anbudsgivare än vad dagens upphandlande myndigheter utnyttjar. Extern remiss återfinns inte som begrepp i LOU, men förfarandet står inte heller i strid mot någon av de grundläggande principerna eller paragraferna i lagen, betonar inköpsdirektören. Nu förbereder man sig för nästa steg som man kallar ”Extern remiss steg 2”. Det innebär att man kommer att skicka upphandlingsrapporten till den enskilde anbudsgivaren för synpunkter innan man fattar tilldelningsbeslut.

– Anbudsgivaren får alltså ta del av hur vi har bedömt deras anbud. De får däremot inte ta del av vår bedömning av andras anbud så de kan således inte se hur deras anbud står sig i förhållande till andras, klargör Louise Strand.

Hon fortsätter:
– Vi tar till oss inkomna synpunkter och utvärderar hur vi eventuellt kan förändra upphandlingsrapporten. Reglerna om komplettering/förtydligande i LOU styr dessutom i vilken mån det finns möjlighet att förändra upphandlingsrapporten.

Vad vill ni uppnå med att också skicka ut upphandlingsrapporten?
– Dels vill vi kvalitetssäkra underlaget inför tilldelningsbeslut och dels vill vi öka dialogen och förståelsen för varandra, alltså mellan inköpare och anbudsgivare, menar Louise Strand.

Och tillägger:
– Ytterligare en effekt är att vi möjliggör ett alternativ till överprövning. En del anbudsgivare reagerar på vår bedömning av deras anbud. De har synpunkter som normalt sett inte tas emot. Några anbudsgivare väljer att överpröva för att föra fram sina synpunkter. Vi är intresserade att ta del av deras synpunkter i ett tidigare skede. Utöver extern remiss 1 och 2 har Region Skåne även dialogmöten med leverantörerna. Ibland bjuds dessa in till ett öppet möte där alla kan delta. Ibland passar det bättre att möta dem en och en, eftersom de då kan tala mer fritt.

– Det viktiga är att vi utvecklar oss och ställer bättre och mer relevanta krav och utvärderingskrav. Då måste vi våga testa gränser och våga föra dialog med våra leverantörer, säger Louise Strand.

Genom extern remiss vill Region Skåne:
Öppna för en dialog med företag, branschorganisationer
Utveckla och förbättra våra förfrågningsunderlag
Stimulera fler att lämna in anbud – öka konkurrensen