Hög tid att realisera nyttan!

En aktuell kartläggning av myndigheternas e-förvaltningsarbete visar att alltför få analyserar nyttan med sina IT- och verksamhetsutvecklingsprojekt. Men det finns vägledning att få.

Med tanke på hur stor nytta vi förväntar oss av moderna IT-system är det anmärkningsvärt hur få som systematiskt mäter och följer upp nyttan.

– Vi har problem att realisera nytta i våra statliga e-förvaltningsprojekt, därför har e-delegationen publicerat en vägledning som ska stödja offentliga organisationer i deras arbete med att realisera nyttorna med den verksamhetsutveckling som de bedriver, säger Mårten Janerud från e-delegationens sekretariat.

Han har varit projektledare för arbetet med vägledningen som erbjuder ett ramverk av processbeskrivningar, mallar, gemensamma begrepp och andra verktyg för myndigheter som på ett strukturerat sätt vill identifiera, specificera, planera, realisera och följa upp de nyttor som ligger till grund för att verksamhetsutvecklingen genomförs.

Det ligger ett stort arbete bakom med många myndigheter och organisationer delaktiga.

– Engagemanget hos deltagarna har varit stort, vi har lärt mycket av varandra, säger Mårten Janerud under ett seminarium på konferensen Offentliga Rummet i Trollhättan.

Tydlighet i genomförande och ansvarsfördelning
För att realisera den verksamhetsnytta som ligger till grund för att projektet genomförs, räcker det inte med att ha fokus på att IT-systemet levereras i tid och på budget. Nödvändiga förändringar och verksamhetsutveckling måste också komma tillstånd, aktiviteter som Mårten Janerud menar ofta glöms bort eller hanteras lättvindigt i budgetar och genomförandeplaner.

– När kostnads- och nyttoanalyser görs idag ligger fokus alltför ofta på att motivera finansiering av satsningen och sedan läggs analyserna åt sidan istället för att följa med under genomförandet av projektet. Nyttorealisering är en process som ibland startar före själva projektet och som ofta fortsätter efter att projektet har avslutats, säger Mårten Janerud.

– Glöm inte att mäta nyttor utanför er organisation, de är minst lika viktiga. E-delegationens gemensamma mål säger trots allt att vi ska göra det så enkelt som möjligt för så många som möjligt.

Mårten Janerud betonar att för att lyckas med nyttorealisering är det viktigt att så tidigt som möjligt i processen ta fram välunderbyggda beslutsunderlag, som bland annat beskriver lösningsförslag, hur interna och externa nyttor ska realiseras, hur de ska följas upp och vilka som ansvarar för detta.

Utmaning med uppföljning
Att följa upp realisering av nyttan är en utmaning – framförallt när nyttan ligger utanför den egna organisationen. Nyttorealisering kan bara verifieras genom uppföljning. Med hjälp av definierade mätetal och målvärden bör nyttorealiseringen följas upp i beslutade intervaller.

Anna Pegelow från Skatteverket var en av projektdeltagarna i framtagandet av vägledningen. Arbetet har baserats på deltagarnas erfarenheter och de metoder de använder.

– När nyttan ska kopplas till verksamhetsmålen kan det ibland bli lite krystat. Vi behöver ett verktyg för att skapa en professionell process, säger Anna Pegelow som också talade på seminariet i Trollhättan.

I vilka projekt ska vi använda nyttorealisering?

– Där måste en proportionalitetsprincip gälla. Det vill säga att desto högre komplexitet och verksamhetspåverkan en satsning har desto högre krav bör vi ställa, säger Anna Pegelow.

Hon kan se att våra organisationer ännu inte har kommit så långt i nyttoarbetet. Anna Pegelow rekommenderar organisationer som är intresserade av nyttorealisering att med hjälp av e-delegationens mognadsmodell analysera sin egen verksamhet och fundera på vad som behövs göras.  

– Den består av fem steg, där den första nivån är att börja prata om hur framgångar i projekt ska mätas och följas upp. I det sista mognadssteget har organisationen insett värdet av nyttorealisering och till och med efterfrågar den specifika kompetensen vid nyrekrytering, säger hon.

Erbjuder koncernstöd
För att stimulera tillämpningen av nyttorealisering, erbjuder nu e-delegationen ett visst konsultstöd till myndigheter som är intresserade av att tillämpa det nya ramverket.

– Vi har tillsatt en införandegrupp som kommer att erbjuda myndigheter konsultation i deras införande, men detta förutsätter ett uttalat intresse på ledningsnivå. Vi vet ännu inte hur stort intresset kommer att vara men vi hoppas kunna matcha resurserna utifrån efterfrågan. En annan del av införandearbetet är att främja ett erfarenhetsutbyte, så att vi lär av varandra, säger Mårten Janerud på e-delegationen.

Nyttor att eftersträva på olika nivåer
Bättre beslutsfattande i verksamhetsledningen.
Ökad rättssäkerhet i kärnverksamheten.
Effektivare processer och frigjorda resurser i stödverksamheten.
Ökad delaktighet, insyn och enklare tillgång för externa kunder och intressenter.
Ökad social och ekonomisk utveckling mellan myndigheter, politiker och medborgare.