Redo för stor upphandling av myndigheternas e-arkiv

Statens servicecenter och Riksarkivet har på regeringens uppdrag undersökt möjligheten att göra en stor satsning på en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst. Nu rekommenderar de att projektet ska fortsätta med kravställning och upphandling.
När Statens servicecenter och Riksarkivet fick uppdraget i augusti 2014 utsåg regeringen sju pilotmyndigheter att delta i arbetet; Bolagsverket, Energimyndigheten, Fortifikationsverket, Post- och telestyrelsen, Statens fastighetsverk samt länsstyrelserna i Stockholms och Västernorrlands län.
Projektet är redo att gå vidare med kravställning och upphandling under förutsättning att regeringen bidrar med finansiering. Pilotmyndigheterna har skrivit på en avsiktsförklaring om att ansluta sig till tjänsten.
– Det här är nästa stora steg i utvecklingen av en effektiv e-förvaltning i Sverige. Vi uppskattar det goda och nära samarbete som vi hittills haft i projektet med Riksarkivet och riksarkivarien. Tillsammans ser vi vilka stora möjligheter e-arkivtjänsten kan tillföra, säger Thomas Pålsson, generaldirektör för Statens servicecenter.
Det finns leverantörer på marknaden som uppfyller den preliminära kravbild som Statens servicecenter tagit fram. Det finns etablerade metoder, verktyg, arbetssätt och standarder för e-arkivering. Statens servicecenter har också förutsättningarna för att effektivt kunna förvalta en myndighetsgemensam e-arkivtjänst.
En etablerad e-arkivtjänst innebär en minskad investeringskostnad och på sikt en stor besparing för staten som helhet. Vinsten på både kort och lång sikt ligger i att resurserna koncentreras i en gemensam lösning. Enbart ett gemensamt
e-arkiv för pilotmyndigheterna i stället för sju separata ger staten besparingar på flera tiotals miljoner kronor. Besparingarna blir större ju fler myndigheter som ansluts.
I förlängningen blir vinsterna stora även för medborgare, journalister, forskare och näringsliv genom att myndigheterna kan erbjuda gränssnitt för återsökning och vidareutnyttjande av informationen.
Målet är att de sju pilotmyndigheterna ansluter sig till e-arkivtjänsten under åren 2016–2017. Från och med 2018 kan fler myndigheter anslutas.
Källa: Statens servicecenter