Svårt att upphandla leverantörsinspektioner
Det är både dyrt och relativt komplext att upphandla leverantörsinspektioner. Miljöstyrningsrådet erbjuder vägledning, men en alternativ väg kan vara SKL Kommentus samordnade upphandling.
De upphandlande myndigheter som ställer krav på miljöhänsyn eller sociala villkor på sina leverantörer bör vara beredda att kontrollera att de verkligen följer kraven. Men inspektioner kan vara dyra vilket gör att mindre kommuner inte alltid har de ekonomiska förutsättningarna. Att till exempel följa upp textiltillverkarens produktion i upphandlingen av sjukhustextilier är kostsamt.
– Kostnaden för en enskild uppföljningsrevision har tidigare landat på cirka 100 000-125 000 kronor och till det kommer kommunens kostnad för upphandlingen, säger Thomas Idermark, vd på SKL Kommentus Inköpscentral.
Dessutom handlar det inte sällan om utländska leverantörer vilket gör att arbetet med uppföljning kan vara svårt för en enskild kommun att bedriva.
Thomas Idermark menar att leverantörsinspektioner lämpar sig särskilt bra för samordnad upphandling, eftersom det kräver specifik kunskap hos upphandlaren och dessutom kan samma tjänst enkelt användas av flera kommuner, vilket därmed ger stora samordningsvinster.
Abonnera på avtalet
SKL Kommentus förstudie visar att det finns bred konkurrens, både nationellt och internationellt när det gäller leverantörsinspektioner. När sista anbudsdag gick ut i september i år hade cirka 40-50 kommuner anmält intresse, men fler väntas gå med efterhand.
Genom den samordnade upphandlingen kommer kommunerna att abonnera på tjänsten. Kommunen betalar 20 000 kronor i abonnemangsavgift plus 25 öre per invånare i kommunen.
– För en normalstor svensk kommun innebär det en årskostnad på totalt cirka 23 000 kronor. Avgifterna läggs samman i en stor pott som vi handlar upp revision för. Genom detta upplägg kan vi pressa revisionskostnaderna. En styrgrupp kommer att årligen besluta vilka revisioner som ska genomföras utifrån hur stor budget som finns att tillgå, säger Thomas Idermark.
Alla rapporter läggs sedan i en databas och de som abonnerar får ta del av materialet.
En kompass för den enskilde
För den som planerar att genomföra en egen upphandling av leverantörsinspektioner finns det viss vägledning genom Miljöstyrningsrådets CSR-kompass. Miljöstyrningsrådet är ett bolag som ägs gemensamt av svenska staten och näringslivet och CSR-kompassen är ett hjälpmedel för offentliga upphandlare och privata inköpare att ställa sociala krav – och följa upp dem.
Redan innan man avtalar om att en inspektion ska genomföras bör man fundera över hur eventuella avvikelser mot kraven ska hanteras – och av vem. Ett sätt är att göra leverantörsinspektören delaktig och låta dem ge förslag på hur eventuella avvikelser ska hanteras i en handlingsplan. De mest kritiska avvikelserna, som exempelvis en blockerad nödutgång, bör åtgärdas direkt på plats medan mer systematiska avvikelser kan hanteras i en handlingsplan.
En viktig del i inspektionen är att ge leverantören god återkoppling så att de får en chans att förbättra sin verksamhet. Bestäm i förväg vem som ansvarar för det.
Om inspektionen upptäcker brister i sådan omfattning att det finns fog för att bryta kontraktet är dock detta inget som kan delegeras till leverantörsinspektören, det beslutet måste tas av den upphandlande organisationen.
Aktörer är oense
Hur miljökrav och sociala hänsynstaganden ska formuleras i samband med offentlig upphandling är en ständigt debatterad fråga. Miljöstyrningsrådet ger vägledning och bryter ny mark genom sina upphandlingskriterier.
Det blir dock inte enklare för upphandlare när offentliga aktörer är oense om i vilken utsträckning man få ställa miljö- och sociala krav i samband med upphandlingar.
Konkurrensverket är generellt kritiskt till att ställa långtgående krav, och menar att man behöver analysera om miljökrav, eller sociala krav, kan uppnås mer effektivt på annat sätt än via offentlig upphandling. Men om man nu ändå ska ställa krav – se då till att följa upp dem.
– Det är viktigt att de som ställer krav på till exempel miljöhänsyn eller sociala villkor också ser till konsekvenserna. Till exempel måste det finnas system för att kontrollera att kraven verkligen blir uppfyllda, menar Konkurrensverkets generaldirektör Dan Sjöblom.
Fakta fabrikskontroller
Leverantörsbesök bör alltid genomföras av en extern oberoende part, s k auditörer.
Kontrollen bör innefatta mer än fabriksbesök med fokus på synliga fel. Inkludera intervjuer med anställda, ledning och andra organisationer, t ex fack och NGOs. Begär insyn i löneutbetalningar, arbetskontrakt och arbetstider. Även i rutiner, praxis och dokumentation om utbildning av anställda.
För mer information och råd vid leverantörsbesök kan ni besöka SMETA, som innehåller best practice för leverantörsbesök och kontroll. http://www.sedexglobal.com/ethical-audits/smeta/