Bättre möten på jobbet ger bättre nytta för verksamheten

Tycker du att det är många möten som tar mer energi än de ger? Tycker du att många möten saknar ett tydligt syfte och mål? Vet du vid varje tillfälle varför just du blivit bjuden till mötet?
På konferensen Offentlig Chef i Västerås den 13e november, stod mötesevangelisten Micke Darmell på scen tillsammans med medförfattaren och kommunikationsexperten Antoni Lacinai. Under en kort 40-minutersföreläsning hann de med att bjuda på en mängd olika tips för hur man ”sabbar ett möte”. Som tur var fick alla desto fler konkreta tips för hur man istället kan planera och genomföra riktigt bra möten.
– Vi kommer från två olika håll in i det här. Antoni tränar människor i hur de ska tala inför grupper, hur de ska sätta mål som får dem att prestera och så vidare, säger Micke Darmell efter föreläsningen.
– Och Micke har ju varit i mötesbranschen i över tjugo år med stort fokus de senaste åren på att öka effekten av interna möten. Det var ett lätt beslut att samarbeta i att förbättra möteskulturen, flikar Antoni in och fortsätter.
Bra möten ger större effekt
– Vi har samma målbild: Bra möten ger större effekt. Och ett bra möte innehåller lika delar energi och effektivitet. Potentialen är stor. I det privata näringslivet vill man bli mer konkurrenskraftig. Och i det offentliga vill man självklart använda skattekronorna så effektivt som möjligt.
Antoni och Micke hakar i varandras samtal. Där den ene stannar fortsätter den andre. Precis som på scenen. De berättar hur deras samarbetspartner, undersökningsföretaget 3S tagit fram siffror på hur det står till med möteskulturen i Sverige. Till exempel saknar hälften av alla möten tydligt syfte och mål.
Ökad prestation
– Det är inte lätt att prestera på topp, när du inte vet syftet med mötet eller vad ni ska åstadkomma. Men när ni gör det bra kommer effekten. Bara genom att sätta rätt sorts mål ökar du prestationen med 15-30%” säger Antoni.
Micke nickar och utvecklar:
– Det låter självklart, men självklart är bara klart för mig själv. Bara för att jag vet syftet och målet med mötet betyder det inte att alla andra gör det. Det gäller att vara tydlig, både i tanke och ord. Gärna i inbjudan. Redan där bör det stå varför vi samlas och vart vi ska nå.
Siffrorna från 3S visar också att en tredjedel av mötesdeltagarna tycker att mötet tar mer energi än det ger.
– Många möten är rena informationsmöten, utan att mötesledaren skapat tid för reflektioner eller diskussioner. Dessa möten har ofta en projektor som är igång med en stor mängd överbelastade PowerPoint slides som kan försätta vem som helst i dvala, säger Micke.
– PowerPoint skapar väldigt lite delaktighet och delaktighet är en av nycklarna i ett bra möte. Annars blir det som förr i tiden när flourtanten kom till klassrummen. Det var bara att hålla tyst och skölja, fortsätter Antoni.
Vad är då de bästa sätten att sabba ett möte?
De tre sakerna som verkar komma upp vart Micke och Antoni än åker är:
– Komma för sent
– Läsa i datorn eller telefonen
– Prata om helt ovidkommande ting
– Alla vet att våra möten blir sämre om vi inte tar tag i möteskulturen men alla fortsätter ändå. En orsak är att organisationen inte gjort upp om vilka mötesregler de ska följa. När vi utbildar organisationer är detta förstås en av de punkterna vi lägger tid på, säger Micke.
– Om vi alla har samma tydliga normer och förväntningar när vi går in i ett möte, kommer vi att prestera bättre, säger Antoni.
Är det då inte en risk att supereffektiva möten blir ganska tråkiga?
Jo om man bara fokuserar på styrningen och inget på det som ger energi.
– Det är lönsamt att ha kul på jobbet. Ett team som är högpresterande har mellan tre till elva positiva interaktioner på varje negativ. Minst tre gånger så mycket beröm och glädje än tvärtom. En mötesledare ska alltså se till att mötet blir engagerande och involverande. Då kommer drivet och motivationen, och med det produktiviteten, säger Antoni.
Vad finns det för konkreta tips som vi alla kan ta med oss direkt? Detta var i fokus under föreläsningen. Det var tips för hur man ska göra före mötet, under mötet och efter mötet.
– När vi för ett år sedan bestämde oss för att tillsammans hjälpa organisationer att få till bättre möten började vi med en bok. Den publicerades i våras. Den är helt fokuserad på praktiska tips och det är från den vi hämtar innehållet till både mötesledarutbildning och föreläsningen, säger Micke
Antoni fortsätter:
– Till exempel, ha 45-minutersmöten istället för hela timmar. Du frigör 25% och gör att stressen minskar. Du hinner avsluta i lugn och ro och gå till nästa möte.
Micke nickar och lägger till:
– Var klar med alla förberedelser fem minuter innan mötet så hinner du hälsa på alla, gärna med musik i bakgrunden. Och avsätt tid i slutet för att summera vad ni kommit fram till och reflektera hur mötet gick. Där har du i alla fall ett par av de runt trettio tipsen vi hann med på scenen idag, som i sin tur är ett axplock av tipsen från boken.
Antoni och Micke packar ihop sina prylar. Det finns många fler att träffa, många fler att utbilda, många fler som vill höra vad de delar med sig av. Det är dags att lämna Västerås för denna gång och ta sig till Arlanda – och vidare.
Antoni Lacinai
Micke Darmell