Konsten att skapa effektiva möten
För att undvika att dina möten blir ovälkomna tids- och energitjuvar finns det mycket du kan göra för att effektivisera, minimera och göra mötena roligare för alla inblandade. Tipsen kommer från mötesexperten Caroline Dunne på Möteslabbet.
Möten är ofta en nödvändighet för att göra affärer. Förtroende mellan kund och leverantör är grunden för en bra affärsrelation och när man träffat varandra är det lättare att bygga en personlig relation. Men möten kan också förvandlas till en tidstjuv om man inte ser upp. Smart mötesteknik, tydliga mål och ett resultatinriktat förhållningssätt gör mötena både kortare och mer effektiva.
– Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag. Den följs sällan upp, för många företag blir det en dyr historia eftersom möten och resorna till och från mötet kan stjäla tid då du skulle kunnat åstadkomma resultat. Dessutom kan dåliga möten göra oss frustrerade, säger Caroline Dunne, som driver Möteslabbet, där hon hjälper företag till effektivare möten.
Slentrianmässiga möten utan agenda
Hon har märkt att antalet möten har ökat de senaste åren. Det gör att vi sällan hinner förbereda oss eller fundera på vad vi vill ha ut av ett möte innan det bokas in. Slentrianmässiga möten utan någon ordentlig agenda hör ofta till vardagen för en företagare. Visst är det bra att ses, men se till att alltid ha ett tydligt mål med varje möte, ett uttalat skäl till varför ni behöver ses just idag.
– Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen. Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.
Varje möte är direktsändning
– Varje möte är ”direktsändning”, det gäller därför att verkligen vara närvarande och hålla fokusförmågan på topp. Man får sällan en andra chans att kommunicera sitt budskap eller nå en överenskommelse, så undvik långa mötessittningar som gör att du tappar energi, säger Caroline Dunne.
Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.
– Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.
Mötesexpertens Caroline Dunnes tips på hur du får effektiva möten:
Förbered, förbered och förbered. Slarva inte med hemläxan och se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror oftast på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.
Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, kom överens om att ringa i en klocka om någon överskrider den angivna tidsgränsen. Eller be personen att ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.
Gör det till en utmaning att halvera mötestiden. Tidsbegränsa mötet och sätt av ett par minuter i början för att komma överens om målet och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller med diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.
Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.
Annika Wihlborg