Otydlighet har förstört många upphandlingar

Den 1a september förra året inrättades Upphandlingsmyndigheten i Stockholm. Målet är att utveckla den goda offentliga affären med fokus på hållbara, innovativa och effektiva upphandlingar. Vi träffar Daniel Falk, en av experterna på nischföretaget Syntell AB med mångårig erfarenhet inom offentlig upphandling, för att diskutera trender, utmaningar och möjligheter.
Vilka trender ser ni inom området offentlig upphandling idag?
De senaste åren har volymen av offentlig upphandling legat still kring en femtedel av BNP, cirka 625 miljarder kronor. Vår bild är att teknikutvecklingen och nya affärsmodeller där man upphandlar en funktion eller en tjänst, snarare än en vara skapar större möjligheter för alla parter. Det finns tyvärr en trend med ökning av andelen överprövningar och nu blir nästan var tionde upphandling överklagad. Utöver detta ser vi också att andelen upphandlingar som avbryts av olika anledningar ökar och även där närmar det sig 10%. Detta ger oss bilden av att fler och fler upphandlingar misslyckas av olika anledningar.
Vad får det för konsekvenser med misslyckade upphandlingar?
Ja, det uppenbara är ju att de som har behovet av produkten eller tjänsten inte får den leverans de tänkt sig, när de tänkt sig. Det kan i sig få allvarliga konsekvenser i fall rörande exempelvis vård- eller försvars- och säkerhetsutrustning. En ofrånkomlig följd av förseningar eller leverans av fel produkt är de ökade kostnader som belastar statsbudgeten. En mer långsiktig effekt blir att förtroendet mellan upphandlande myndigheter och leverantörskollektivet sjunker med en negativ spiral av hårt specificerade krav och ökande antal överklaganden som följd.
Vad är enligt din uppfattning de bakomliggande anledningarna till misslyckade upphandlingar?
Det finns förstås många olika anledningar beroende på en rad omständigheter. Vi ser tydligt att bristen på förståelse för komplexiteten som en upphandling innebär resulterar i bristfälligt upphandlingsunderlag från första början. Dessa produkter ska ofta utvecklas efter tilldelningsbeslutet och vara i användning under lång tid. Att genomföra upphandlingar handlar då om att med transparens och spårbarhet skapa en tydlighet kring processen från början till slut. Tydligheten skapas med hjälp av en genomarbetad kravbild på upphandlingsobjektet som även utgör grunden till en öppen och förståelig utvärderingsmodell för anbuden.
Vad kan man göra för att vända på trenden?
Det första är att öka förståelsen hos alla inblandade om vikten av att ha en tydlighet kring VAD som ska upphandlas och HUR processen ser ut från början till slut. För den upphandlande parten krävs också att det finns en bättre förståelse för VARFÖR produkten eller tjänsten ska upphandlas, d.v.s vad är det egentliga behovet. Börja tidigt med att planera projektet, skapa en informationsstruktur och identifiera alla de aktörer vars engagemang behövs för att uppnå det ovanstående. Det är en bra början.
Vad ser ni för möjligheter i framtiden om vi kan vända trenden?
Det finns stora möjligheter inom ramen för den rådande lagstiftningen om vi hanterar upphandlingsprocessen på rätt sätt. Särskilt intressant är utvecklingen mot upphandling av funktioner eller tjänster som innebär nya möjligheter för alla parter. Med fokus på transparens och spårbarhet kan vi säkerställa teknisk innovation med samtidig minimering av miljöpåverkan och livscykelkostnad samt förutse och hantera risker på ett mycket bättre sätt. Framförallt kan vi få ner antalet överprövningar och återställa förtroendet mellan upphandlande myndigheter och leverantörer. Vinsterna är enorma, både hos de direkt berörda parterna men även på makroekonomisk nivå. Det är ju i slutändan en svensk nationell angelägenhet.
 
 

Daniel Falk, en av experterna på Syntell AB med
mångårig erfarenhet inom offentlig upphandling.