E-upphandlingens utbredning

Regeringens nationella upphandlingsstrategi som presenterades i juni innehåller sju övergripande mål. Under det andra målet, om effektiva offentliga inköp, uppmuntras myndigheterna att övergå till en helt elektronisk inköpsprocess. Det anges att användningen av befintliga och nya elektroniska verktyg måste öka för att utveckla, effektivisera och kvalitetssäkra den offentliga upphandlingen och den efterföljande beställningsprocessen. Offentlig sektor och inte minst statliga myndigheter har kommit långt då det gäller att tillämpa både e-faktura och e-handel. Och visst finns det systemstöd för annonsering och de traditionella upphandlingsförfarandena. Jag lyfter i det följande två frågor med koppling till e-upphandlingens utbredning. Det finns säkert flera men dessa känns både angelägna och aktuella med anledning av regeringens strategi. Den ena frågan är har att göra med användningen av e-handelssystem i samband med ramavtal som omfattar ett brett varusortiment t.ex. förbrukningsartiklar. Den andra handlar om dynamiska inköpssystem.
Bredsortimentavtal är många gånger motiverade ur effektivitetssynpunkt. Mycket tyder på att e-handelns utbredning leder till att sådana ramavtal tecknas med en (1) leverantör. I rangordnade ramavtal vet vi av erfarenhet att det endast undantagsvis beställs mer än begränsade volymer från de leverantörer som rangordnats tvåa och trea. Icke för ty kan de vara viktiga backupper om den rangordnade ettan av någon anledning inte levererar. Att lägga in tvåan och trean i e-handelssystemet innebär däremot mycket arbete för lite ull. Om jag förstått saken rätt är det inte ens möjligt i vissa system.
Våra danska inköpscentralskollegor – som kommit betydligt längre än vi har med e-handel och e-kataloger – tecknar flitigt ramavtal med en enda leverantör. De får finfina priser på avtalen. Men kostnaden, för att utforma upphandlingar som minimerar risken för taktisk anbudsgivning och överprövningar samt resursåtgången för att teckna vattentäta avtal med sanktioner som avskräcker från leveransbrister, rakar i höjden. När djävulen ligger i detaljerna så flockas juristerna vid grytorna. Och det kan bli dyrt. Dessutom är det outhärdligt trist för alla duktiga inköpare om leverantörsrelationerna framför allt kommer att präglas av tjuv- och rackarspel. Kanske kan det ändå vara värt insatsen, i synnerhet då den sker på central nivå, dvs. om priserna på det som upphandlas blir väldigt fördelaktiga?
Nej, jag tror inte det. Det finns nämligen en stor risk för att konkurrensen på lång sikt blir lidande. Hur många små och medelstora leverantörer klarar av att lämna anbud och leverera under sådana tuffa betingelser? Om deras medverkan minskar – vad händer då med mångfalden, uppfinningsrikedomen och urvalet i våra ramavtal? Jag låter skeptisk men det finns förhoppningsvis alternativ som kan balansera intresset av effektivare upphandlingsförfaranden och bibehållen mångfald bland leverantörerna.
Ett sätt att undvika en negativ utveckling för konkurrensen och urvalet kan vara att arbeta med det nya upphandlingsverktyget dynamiska inköpssystem, som blir tillgängligt när den nya upphandlingslagstiftningen träder ikraft. Många, företrädesvis större, upphandlande myndigheter ser med tillförsikt fram emot den nya möjligheten även om den inte kan anses vara allena saliggörande. Dynamiska inköpssystem är tyvärr inte lösningen om försörjningsbehovet är ett brett sortiment av varor men det är definitivt intressant vid köp av smalare sortiment av varor och tjänster som finns tillgängliga på marknaden.
Både Kommentus och Statens inköpscentral arbetar med pilotprojekt. När inköpscentraler i framtiden driver dynamiska inköpssystem kommer vi att prekvalificera leverantörerna medan de upphandlande myndigheterna själva kommer att kunna ansvara för kontraktstilldelningen. De upphandlande myndigheterna kan få mer eller mindre stöd eller så kan den helt komma att genomföras av inköpscentralen. Upphandling i dynamiska inköpssystem ska ske helt elektroniskt. Och det är där vi står nu. Vi ligger i startgroparna för att använda det nya verktyget så snart lagstiftningen är på plats men våra systemleverantörer håller inte jämna steg. Något enstaka systemstöd finns men vi hade gärna sett att fler leverantörer av upphandlingssystem hade utvecklat verktyget. Det riskerar annars att hämma utvecklingen av e-upphandlingen och vad vi tror är ett beställar- och leverantörsvänligt upphandlingsverktyg.
 
Åsa Edman, Chefsjurist, SKL Kommentus