Hur kan outsourcing skapa ett smartare samhälle?

Text: Ulf Nygren och Nils Knutsson
Det var inte alltför länge sen som IT fortfarande handlade mest om hårdvara och hästkrafter. Men den explosionsartade tekniska utvecklingen har lett till ett skifte där dagens fokus istället ligger på funktioner och lösningar – och hur man kan ersätta den kostsamma äldre infrastrukturen med moderna tjänster. 
För Sveriges offentliga sektor innebär det större möjligheter än någonsin att använda moderna IT-tjänster som ett instrument för att skapa smartare arbetssätt som stödjer kärnverksamheten och sparar både tid och pengar. Det kräver att man genomför genomtänkta och effektiva upphandlingar som kan bidra till att frigöra medel för utveckling. De allra flesta av statliga myndigheter, kommuner och landsting väljer fortfarande att köra all sin IT-drift i egen regi, trots tydliga bevis på att outsourcing kan höja effektiviteten och göra det enklare att jobba med ökad digitalisering. 
Det var delvis därför vi skrev den nya boken ”IT-sourcing i offentlig sektor” – för att ge råd och tips till den offentliga sektorn som funderar på att göra en upphandling för första gången eller genomföra en ny konkurrensutsättning av ett befintligt outsourcingkontrakt.
Eftersom IT-verksamheten ständigt förändras måste man även se upphandlingen på ett nytt sätt. Den gamla vanan att snärja in sig i tekniska diskussioner måste övervinnas, och istället bör blicken riktas in på verksamhetsnytta och medborgarnytta.
Och det är där som fördelarna med outsourcing kommer in. När man handlar upp funktioner och tjänster istället för servrar och nätverk slipper man de inlåsningseffekter som uppstår när man binder sig till en viss infrastruktur. Med moderna molntjänster betalar du ju bara för det du använder.
Trots det är det fortfarande bara 7 procent av kommuner, landsting och städer som väljer att outsourca sin IT drift, en siffra som stigit med knappa 2 procent sedan 2010. Samtidigt outsourcar man som aldrig förr när det gäller kärnverksamheter som sjukvård och skola. Sammanlagt ligger 18 procent av kärnverksamheten inom offentlig sektor ute på kontrakt.
Varför går det då så långsamt inom ett område där fördelarna är så stora?
Teorierna är många, men bl.a. beror det kanske på att många inom offentlig sektor tvekar inför att teckna ett avtal som sträcker sig över många år, när ingen vet säkert vilka tekniska genombrott som kan komma om bara några månader. Men en effektiv modern upphandling ser till att just den faktorn blir en fördel istället för en farhåga.
Levande avtal
Att ge fullständiga råd till en upphandlare kräver, som tidigare nämnt, en hel bok. Men vi kan sammanfatta de viktigaste här.
Det första är att arbeta med vad vi brukar kalla ”levande” avtal. När lagen om offentlig upphandling först trädde i kraft 1994 fick man knappt röra ett kommatecken i kontraktet, även om det sträckte sig över fem år eller ännu längre. Det gäller inte idag. Nu ska det alltid finnas omfattande krav på innovation och förbättringar. En offentlig upphandlare måste våga ställa höga krav på att leverantören kan utvecklas under hela avtalstiden och visa upp ständiga förbättringsförslag. En leverantör som tar hem ett outsourcingkontrakt idag har knappast råd att sitta still och ta det lugnt. Man måste hela tiden vara beredd att ombilda avtalet eller lägga in moderna och nya metoder. Annars åker man snabbt ut.
Lyssna på marknaden
För nybörjare är det viktigt att ta till sig de kunskaper och erfarenheter som finns hos andra organisationer som redan gjort en upphandling. Och att de tar hjälp av marknadens leverantörer. Idag är det vanligt att organisationer kontaktar de största spelarna innan de påbörjar själva upphandlingen för att göra en marknadsundersökning. Därefter kan man utforma bättre och mer realistiska kravspecifikationer som vid lämplig tidpunkt kan skickas ut på remiss till leverantörerna för att se om det är ett lämpligt upplägg man efterfrågar.
Så var det sällan förut, men det är nu ett logiskt steg. Organisationer som funderar på att outsourca den egna IT-verksamheten har ju aldrig gjort det här förut, men vi leverantörer håller på med detta hela dagarna och har gjort det i många år.
Hålla ihop en IT-verksamhet
Det växande utbudet av molntjänster ger stora möjligheter att spara pengar med hjälp av så kallade hybridleveranser, där man kombinerar publika och privata molntjänster och traditionella lösningar. Men det ställer också större krav på att ha någon som håller ihop de olika leveranserna. Där kan vissa organisationer gå bort sig, när man tänker att om vi köper in 10 olika molntjänster så har vi allt vi behöver. Ju spretigare leverantörsflora, desto viktigare att någon ser till att det fungerar som en helhet för att serva de användare som berörs.
Där kan man ta hjälp av en leverantör som står för SIAM, Service Integration Management, en tjänst som blir allt vanligare när olika typer av IT tjänster ska integreras. Det handlar om att se till att hela kedjan fungerar och att moderna system kan hämta data från olika källor och presentera det i olika appar och gränssnitt.
Skräddarsydda lösningar 
Vi får ibland frågan, hur ska man göra en upphandling för att uppnå de effekter man är ute efter? Det finns inget entydigt svar på det, då det finns så många olika varianter. För många kanske bästa alternativet är att man inte går ut med allt på en gång utan hittar en blandning där man gör en del själv och lägger ut annat till leverantörer. Vissa väljer t.ex. att behålla service desk i egen regi med motivet att den gör annat än bara IT.
Men det vi kan svara på är vad som händer om man väljer en viss väg jämfört med en annan, och vad som är för- och nackdelarna med båda alternativen. Och det som är gemensamt för nästan alla är att modern outsourcing ger möjlighet till att skapa skräddarsydda lösningar som ger mer effekt för samma pengar – bara man har en tydlig bild över vilka problem som ska lösas.
För i slutändan handlar det ändå om att erbjuda medborgarna bättre tjänster och att bygga ett smartare samhälle. Där kommer ITs roll bara att växa tack vare ny välfärdsteknologi som hela tiden skapar effektivare arbetssätt och kontinuerlig verksamhetsförändring. Sveriges offentliga sektor är väl placerad för att dra nytta av möjligheterna, men digitaliseringsresan måste alltid börja med effektiva upphandlingar.
Om författarna: Ulf Nygren är chef för outsourcing inom offentlig sektor på Tieto. Nils Knutsson är senior rådgivare. Tillsammans har de mer än 80 års erfarenhet av offentliga upphandlingar.