Ökat fokus på att digitalisera HR-processer

Mer än hälften av alla företag i Europa ökar sitt fokus på att digitalisera HR-processer. Den mänskliga kontakten behövs dock fortfarande, särskilt vid rekrytering, introduktion och när en anställd lämnar företaget.

Detta enligt en ny studie från personal- och löneadministrationsföretaget SD Worx som intervjuat mer än 4 000 arbetsgivare och över 10 000 anställda. 

Mer än hälften av de europeiska företagen har ökat ansträngningarna för att effektivisera digitaliseringen av HR-processer inom sitt företag. Särskilt företag i Italien (61 procent), Storbritannien och Belgien (båda 59 procent). För Sverige ligger siffran på 48 procent.

– Den lägre siffran i Sverige för ökat fokus på digitaliseringen av personalprocesser kan tyda på att vi ligger i framkant med detta jämfört med flera andra europeiska länder, säger Magnus Engman, Managing Director SD Worx Nordics. 

Studien bekräftar också vikten av att företagen hittar en optimal balans mellan ett digitalt och ett personligt tillvägagångssätt. Även i tider av hybridarbete är det viktigt att ta hänsyn till de anställdas behov, organisationens situation och förväntningarna inom ett specifikt HR-område. 

Undersökningen bland mer än 4 000 europeiska arbetsgivare visade att digitaliseringen av personalprocesser är mer etablerad inom sektorer som finans- och försäkringsbranschen samt tillverkningsindustrin (alla 60 procent). Den ideella sektorn (58 procent) och hälso- och sjukvårdssektorn (57 procent) vinner också mark. Mindre organisationer (<100 anställda) och medelstora företag har också sett ett större fokus på sådan digitalisering, men inte alls i samma utsträckning som större organisationer med 500 till 999 anställda (68 procent) och över 1 000 anställda (71 procent). 

Nästan hälften av de 10 000 europeiska anställda svarade att digitaliseringen på arbetsplatsen behöver förbättras. Särskilt italienska (54 procent) och spanska (53 procent) anställda anser att det finns mycket arbete kvar att göra, men också anställda under 35 år (54 procent) är övertygade om att den kan förbättras. I Sverige tyckte endast 44,6 procent att det krävs förbättring av digitalisering på arbetsplatsen, vilket var den lägsta siffran av de tillfrågade länderna i Europa.

Behovet störst bland unga 

Att hitta rätt balans mellan digitalisering och ett mer personligt förhållningssätt är avgörande för personalavdelningen. Trots ett ökat fokus på förbättrad digitalisering på arbetsplatsen står det också klart att de anställda starkt föredrar ett personligt bemötande på ett antal områden. 

Detta gäller särskilt på följande områden:  

• Introduktion (”onboarding”) av nya medarbetare: 75 procent (jämfört med 10 procent som föredrar digitalt).
• Samarbete med andra: 70 procent (jämfört med 12 procent som föredrar digitalt).
• Intervjuer vid avslutad anställning: 67 procent (jämfört med 13 procent som föredrar digitalt).
• Rekryteringsprocess: 71 procent (jämfört med 12 procent som föredrar digitalt).
• Prestationsbedömningar: 69 procent (jämfört med 13 procent som föredrar digitalt).

Anställda under 25 år är generellt dubbelt så benägna att vinnas över med digitaliserade processer jämfört med övriga i studien. Detta beror sannolikt på att de har vuxit upp i en digital värld och är mer vana vid att kommunicera framför en skärm.

– Digitalisering av HR-processer och ett personligt tillvägagångssätt behöver inte utesluta varandra. Siffrorna bekräftar att det är värt att göra betydande investeringar i båda tillvägagångssätten för de anställda. Under en prestationsbedömning vill de anställda inte bara se ett resultat på en skärm, utan förväntar sig också en personlig förklaring. Detta gäller även mer komplexa frågor som rör administration eller HR-tjänster, förklarar Magnus Engman.

Positiv inverkan 

– Genom att automatisera vissa processer och stödja digitala verktyg ges de anställda möjlighet att utnyttja sin tid, sina talanger och sin kompetens på bästa sätt. Ett bra exempel är appar där arbetstagare och arbetsgivare kan organisera sin personaladministration online. Detta har också effekten att det frigörs mer utrymme för personlig kontakt där det behövs mest för de anställda. Digitalisering och att mötas personligen kompletterar varandra på ett bra sätt inom HR, fortsätter Magnus Engman.

Ovanstående artikel är externt producerad och har granskats av redaktionen före publicering.