Sandviken förenklar direktupphandlingen

Sandvikens kommun har en smått unik modell för direktupphandling. Den är av enklast tänkbara slag och använder sig av vanlig e-post. Inköpschef Kirsi Karlsson är mycket nöjd med modellen och vet att även leverantörerna är det.

Det handlar om mindre affärer, under direktupphandlingsbeloppet om 191 116 kronor. För ett enmansföretag kan den typen av affär betyda mycket. Efter anmälan till en e-postlista får leverantören snabbt kännedom om kommunens alla direktupphandlingar. Så snart ett inköp är på gång aviseras det med ett mailutskick till alla som finns på listan. En kommunal tjänsteman som köper varor och tjänster kan korrekt och fullt lagligt snabbt få besked från marknaden om just deras efterfrågade tjänst eller produkt finns till hands – och till vilket pris. Om det finns ramavtal på produkten eller tjänsten ska den inköpande tjänstemannen i första hand handla via det. Kommunen har ett verktyg för alla inköp, stora som små, via vilket den köpande kommunanställde slussas till den leverantör som det finns ramavtal med. Tjänstemannen behöver bara ange ett sökord i en databas.

Kan bli bingo
Om inget ramavtal finns för den aktuella efterfrågade tjänsten/produkten, slussas tjänstemannen vidare till verktyget för direktupphandling. Hon eller han fyller i några rader med önskad produkt, sista svarsdatum, namn på beställare, telefonnummer, m.m. En knapptryckning ytterligare och e-brevet sänds iväg till samtliga på adresslistan. För den enskilde leverantören som erbjuder den tjänst eller produkt som kommunen efterfrågar i mailutskicket, kan det bli bingo. Eftersom alla som anmält sig till listan får all e-post innebär det att man som leverantör även får förfrågan om sådana produkter eller tjänster som man själv inte erbjuder. Tycker man sig inte kunna leverera det som efterfrågas kan man bara radera mejlet. Eller varför inte söka affärsmöjligheter på ett helt annat område än sitt eget, om man är hugad?

Seminarium
Håkan Bergström, i dag upphandlingschef i uppländska Tierps kommun, är upphovsmannen bakom Sandvikens modell för direktupphandling. Han minns entusiasmen hos de små, lokala företagarna, när modellen lanserades. Mindre lokala leverantörer som tenderar att undvika de större LOU-upphandlingarna av rädsla för byråkrati och omfattande dokumentation, fick nu en enkel väg till affärer med kommunen. Ett kort seminarium om modellen kommer att hållas på Upphandlingsdagarna 2014 med medverkan av inköpschef Kirsi Karlsson, Sandvikens kommun, och upphandlingschef Håkan Bergström, Tierps kommun.

Bo Höglander