Bättre inköp kan spara miljarder

Kommunerna i Östergötland kan minska sina kostnader för inköp med en miljard kronor genom att jobba mer strategiskt med upphandling, skriver Johan Gustafsson, regionchef, och Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert, båda i organisationen Svenskt Näringsliv.

Ellen Hausel Heldahl,
välkänd i upphandlingskretsar.

På köpet skulle de produkter och tjänster kommunerna köper in bli mer ändamålsenliga. I stället för att be regeringen om mer pengar varje gång kommunsektorn inte kan få ihop en budget borde kommunerna jobba med sina inköp.

Länets kommuner handlar varor och tjänster för en bit över 10 miljarder varje år. Det är inte småpengar ens i kommunvärlden. Det handlar om allt från saxar och pennor till byggentreprenader och avancerade IT-tjänster. Man brukar säga att en genomsnittlig kommun kan spara mellan 5–15 procent på sina inköp genom att arbeta strategiskt med inköp och införa så kallad kategoristyrning.

Kategoristyrning är ett tvärfunktionellt arbetssätt som är utvecklat i akademisk forskning och handlar om att bryta de stuprör som många gånger finns i offentliga organisationer. Genom att gå från en linjär till en cyklisk anskaffningsprocess med tvärfunktionella team blir det tydligare vilket behov organisationen har och vad målet med inköpet är, inköpen mer träffsäkra och kostnaderna lägre. Vi får mer värde för skattepengarna helt enkelt.

I Östergötland skulle kommunerna på några års sikt kunna spara miljardbelopp och köpa in mer ändamålsenliga varor och tjänster om de implementerade det här arbetssättet. Många statliga myndigheter som Skatteverket, Arbetsförmedlingen och Trafikverket har redan infört kategoristyrning med gott resultat. På mindre än två år lyckades till exempel Skatteverket minska kostnaderna för inköp med fem procent.

Svenskt Näringsliv har länge förespråkat att kommunerna också ska arbeta mer strategiskt med inköp, tillsammans med Sveriges Kommuner och Regioner SKR och Upphandlingsmyndigheten. Vi är helt överens om att det här är modellen offentlig sektor borde arbeta efter.

Kommuner som Alvesta, Mölndal, Nacka och Huddinge har gått före och börjat jobba strategiskt med kategoristyrning. Huddinge började i liten skala 2020 och redan efter två år sparade kommunen 60–70 miljoner. På sikt borde alla kommuner med en inköpsvolym över en halv miljard gå över till det arbetssättet.

I Östergötland tittar Linköping och Norrköping nu på att börja arbeta med kategoristyrning. Det är bra, men det gäller att man orkar driva processen i mål. Även kommuner som Motala, Mjölby och Finspång skulle kunna spara stora summor på att införa kategoristyrning. Det är resurser som kan användas för att stärka upp välfärden eller minska skattetrycket.

Effektiva kommuner som ger invånarna god välfärd till låg kostnad är direkt avgörande för näringslivets konkurrenskraft. Om svenska företag ska kunna konkurrera med de bästa företagen i världen har de inte råd med en offentlig sektor som betalar 10 procent mer än de borde för sina inköp. Det är hög tid att våra kommunpolitiker blir bättre på att prioritera hur de handlar för skattebetalarnas pengar.

Johan Gustafsson, regionchef, Svenskt Näringsliv
Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert, Svenskt Näringsliv

Debattinlägget har tidigare publicerats i Corren den 2 januari 2024. OFFENTLIGA AFFÄRER har fått tillstånd att återpublicera texten.