Nyckeltal, inte bara ”nice to have”

Vår kommunexpert Hans Jensevik förklarar på ett pedagogiskt sätt vilka nyckeltal som är relevanta för kommuner. Han tar läkarvetenskapen som modell i förklaringen.

Vår företagsläkare heter Torbjörn. Jag konsulterar honom ibland och alltid en gång per år för den vanliga hälsoundersökningen. Varje besök är en upplevelse – kommunanalytikern möter den diagnostiserande läkaren som under besökets senare del också föreslår åtgärder.

Vad Torbjörn inte vet är att jag jobbar på samma sätt men mot kommuner, diagnos av det finansiella läget och förslag på åtgärder.

Få är så skickliga att jobba med nyckeltal som våra läkare och de litar på dem, drar slutsatser av dem och vet vad nästa steg är i undersökningen. De vinner patientens förtroende med denna professionalism. Så jobbar också kommunanalytiker och förtroendet för finansiella nyckeltal ökar. Men vi har långt kvar till läkarnas auktoritet hos allmänheten.

Feber – ett nyckeltal
I december tog det lång tid ur en förkylning – den var på väg ner i bröstet. Normalt ställer man diagnos på sig själv och vet vilka åtgärder som är adekvata men ibland gäller det att veta mer. Var en lunginflammation på väg?

Skulle jag gå hem och lägga mig eller kunde jag sätta mig i bilen och resa till en norrlandskommun, som var i motsvarande dilemma men att det i det fallet gällde diagnos av kommunens finanser.

Torbjörn lutade huvudet bakåt och granskade mig, ”Har du feber?” Jag trodde inte det och ett mätinstrument åkte in i örat. ”Nej, du har 36 och 4:a”. Direkt ett viktigt medicinskt nyckeltal och han kunde gå vidare. ”Ta av skjortan får jag lyssna på dig?”

Förmodligen tänker vi inte på det men feber är ett viktigt medicinskt nyckeltal som säger oss mycket. Men det är ju inte det besked nyckeltalet ger som värde, 36 och 4:a, som är intressant utan att vi har kunskap om nyckeltalets mätstandard. Mellan 36 och 37 grader har vi normalt inte feber och det är den kompletterande kunskap som behövs för att nyckeltalet ska bli meningsfullt och nyttigt.

Analys med nyckeltal består alltså av två delar, nyckeltalets uppmätta värde och kunskap om nyckeltalets mätstandard.

Vad har detta med saken att göra? Inte sällan när vi presenterar våra finansiella nyckeltal för en kommun får vi beskedet att, ”vi har många fler nyckeltal i vårt bokslut”. En stolt ekonomichef slår upp en årsredovisning och visar en lång lista. Pekar vi på ett och frågar vad det berättar blir svaret nyckeltalets värde. På frågan om det är bra eller dåligt uteblir ofta svaret. En del förstår inte ens frågan. För en sådan ekonomichef är en årsredovisning full med nyckeltal ”nice to have”.

Jämförelsetal
Läkare har inte bara ett begränsat urval av viktiga nyckeltal utan de ingår i ett analyssystem. Beroende på patientens inledande berättelse om det upplevda väljer läkaren det mest sakenliga medicinska nyckeltalet att börja med, i mitt fall feber. Jag påpekade, ”att det finns ju feberfria varianter av lunginflammation”.

Det visste så klart Torbjörn men jag ville kolla.  ”Sannolikheten är inte stor att det är en sådan men det tar vi reda på genom att lyssna på hjärta och lungor”, och sedan tillade han, ”Även vi människor är skapta olika och det finns individer som har lite hög feber redan vid 36 och 4:a”.

Jag trodde inte jag var avvikande i det avseendet men så är det också med finansiella nyckeltal för kommuner. Det man börjar med kan jämfört mätstandarden ha ett normalt värde. Sedan visar övriga nyckeltal något helt annat.

Vårt system innehåller de fem analysfrågorna kommunskuld, finansiell hälsa, finansiella krisutlösande risker, finansiella möjligheter och ledningsförmåga. Nitton nyckeltal är fördelade på dessa fem frågor. Vi börjar oftast med kommunskulden och nyckeltalet förpliktelsebelopp. Ekonomichefer med ”många nyckeltal” använder soliditet och menar att det inte alls ser så alarmerande ut.

Negativ soliditet
Läkaretiken innehåller kravet på empati. Det är inkännande förståelse men också att man inte får ljuga eller vara undvikande. Samma etik gäller kommunanalytiker. Första frågan är om hela pensionsskulden är redovisad i balansräkningen då eget kapital ska räknas ut som procentsats (eller kvot) av summa tillgångar för att få ett mått på soliditeten. ”Räknas hela pensionsskulden med blir eget kapital negativt och soliditeten minus”, är det vanliga svaret.

Jag har sett ekonomer och revisorer gå bet på att förklara vad en negativ soliditet är för en politisk församling. För det offentliga företaget är nyckeltalet skuldbalansgrad. Det är vad en kommunanalytiker använder. Är den exempelvis 140 procent är det inte svårt att få politiker att förstå att skulderna uppgår till 140 procent av tillgångarna. Det tar cirka fyra sekunder och inom fyra minuter är man inne i en engagerande diskussion om vad det betyder.

Privata företag kan gå i konkurs och gör det innan eget kapital blir negativt. Där är soliditet meningsfullt. Kommuner är tvångsorganisationer som alltid måste finnas. De kan belåna sig hur mycket som helst och då gäller andra nyckeltal.

Inom läkarvetenskapen finns det förmodligen mycket få medicinska nyckeltal under kontot ”nice to have”. Anlitar du en ekonom med titeln kommunanalytiker på visitkortet ska det vara samma sak. Du ska finna ett begränsat antal relevanta och begripliga nyckeltal organiserade i ett tydligt analysschema.

Det är inte alltid trevligt att gå till läkaren men det är inte promenaden till läkaren som är läkarnas affärsidé. Det är promenaden från läkaren då man har kontroll på läget, inte bara har diffus information utan full kunskap. Gissa min affärsidé. Vi kan kommuner.  

Hans Jensevik