Så vinner du affären

Näringslivets perspektiv på offentliga upphandlingar kan hjälpa upphandlare att bli bättre, menar managementkonsult Knut Fahlén på Ekan.

För många företag och offentliga myndigheter upplevs offentlig upphandling som ett komplext byråkratiskt regelverk, som bara är till besvär. De upplevda problemen leder ibland till missade affärer för näringslivet eller otillåtna direktupphandlingar av upphandlande enheter.
Knut Fahlén, managementkonsult på Ekan, ser många enkla åtgärder för att såväl företagen som beställare ska bli vinnare, och vet att det finns många goda exempel att lära sig av. Knut Fahlén medverkade bland annat som talare på Västsveriges upphandlingsdag 2011, som nyligen arrangerades av Västsvenska handelskammaren.

– Ett problem är att juridiken upplevs som krånglig, vilket gör det svårare än nödvändigt för bägge parter, säger Knut Fahlén. Att vara medveten om de vanligaste fallgroparna är ett viktigt första steg. Upphandlingsdagar vänder sig ofta till näringslivet, men näringslivets frågor kan även hjälpa upphandlade enheter att bli bättre. Ett tydligt exempel på fallgrop är hur olika utvärderingsmodeller påverkar utfallet. Företagen är ofta för dåliga på att se igenom vad som ”tillmäts betydelse” och lämnar överbud, eller så är de allt för taktiska och lämnar nollbud som beställaren har svårt att hantera. Båda dessa ”fel”, oavsett orsak, drabbar i slutänden oss medborgare och skattebetalare, som förväntar oss att uppdrag genomförs så kostnadseffektivt och med så hög servicekvalitet som möjligt, säger Knut Fahlén.

Flera fallgropar
Du pratar om fallgropar. Kan du nämna några fler?

– Tidspress. Att man underskattar tiden det tar att göra en upphandling, och att man under stress slarvar eller glömmer saker. Förutfattade meningar om leverantören eller otillräcklig marknadsanalys är en annan sak. En tredje sak är låsningar, både internt när kraven ska formuleras, och i avtalet där leverantören kan vilja ändra något i efterhand. Mitt bästa tips till leverantörer är att göra ett bra förarbete i den så kallade ”latenta säljfasen” så slipper du problem vid anbudslämning, och sannolikheten att bägge parter blir vinnare ökar.

En annan företeelse är att offerera för låga priser.

– Inköpare vill gärna handla så billigt som möjligt. Men är det för billigt blir det generellt inte med den kvalitet eller service som beställaren förväntar sig. Sambandet mellan kvalitet och pris finns ju alltid där. Prisdumpning kan ske för att utvärderingsmodellerna tillåter det. Även om upphandlare många gånger söker efter behovsbilden i verksamheten, sitter allt för många på sin kammare och har liten kontakt med verkligheten och marknaden – i synnerhet när upphandlingarna blir komplexa eller avser tjänster som är svåra att konkretisera. Detta kan leda till att upphandlingar får göras om och ett onödigt resursslöseri från såväl beställare som leverantör, och i slutänden ett slöseri av offentliga medel. I värsta fall kan det leda till onödigt lidande för tredje part, som till exempel skett vid upphandlingen av vaccin mot livmoderhalscancer.

Kommunicera bort risk
Att upphandlingar måste göras om låter som något vi till varje pris måste försöka att undvika. Vad kan berörda parter tänka på här?

– För att bägge parter ska bli vinnare är det viktigt att kommunicera med flera intressenter och de experter som finns inom området i ett tidigt skede – både som beställare och leverantör. I värsta fall, om upphandlingen inte går korrekt till, kan avtalen ogiltigförklaras. Som leverantör riskerar du då att inte få betalt och som beställare att inte få levererat. Förhoppningsvis kommer de nya reglerna inom upphandlingslagstiftningen att på sikt leda till bättre upphandlingar och att fler företag går in och konkurrerar på den offentliga marknaden.