Tjänsteföretag: ”Krånglet fortsätter”

Starkt prisfokus, krånglig administration och irrelevanta krav samt bristande dialog och uppföljning. Så beskriver de tjänsteföretag som Almega intervjuat sina erfarenheter av offentlig upphandling i en ny rapport.

”Detta hämmar goda, affärsmässiga, sunda och kvalitetsinriktade offentliga affärer”, fastslår Almega. En ljusglimt är att ett ökat deltagande i offentliga upphandlingar märks – men de stora utmaningarna kvarstår.

Rapporten har skrivits av Ulrica Dyrke, jurist och näringspolitisk expert inom offentlig upphandling och konkurrens. OFFENTLIGA AFFÄRER ställde några frågor till henne samma dag som rapporten släpptes (22 oktober 2024).

Ulrica Dyrke, Almega. Arkivbild.

O.A: Tre huvudorsaker får tjänsteföretag att avstå från att delta i offentlig upphandling, trots att offentlig sektor är en naturlig kund inom respektive bransch:

• För mycket fokus på lägsta pris
• Formalian vid offentlig upphandling är alltför tidskrävande
• Det ställs för många och irrelevanta krav

Vi har hört det förut – vad tror du det beror på att det inte händer mer som gör att tjänsteföretagens inställning kan vändas i mer positiv riktning?

SVAR: Ja, tyvärr är det fortfarande samma huvudsakliga orsaker till att tjänsteföretag avstår från att delta i offentliga upphandlingar. Det är svårt att veta skälet till detta. Det finns ju dock många upphandlande organisationer i Sverige – hela 4 000 stycken – och det handlar mycket om att de alla måste vara rustade för sin uppgift. För att skapa genomtänkt kravställande och affärsmässighet i kontrakten behövs inte bara tillräckligt med upphandlare, utan även att man lyfter offentlig upphandling på en strategisk nivå i organisationerna. Man behöver ha en organisation som kan ta hand om hela affären, inklusive det förberedande arbetet inför upphandlingarna och det uppföljande arbetet under kontraktstiden. Genom att satsa mer på dialog med marknaden inför upphandlingarna och ändamålsenlig uppföljning under kontraktstiden kan man nog komma en bra bit på vägen för att få bort dessa problem tjänsteföretagen upplever.

O.A: En majoritet av företagen förefaller inte uppleva någon direkt förändring i upphandlingar genomförda enligt det nya kap. 19 LOU. Vad har du för reflektion kring det? Kan offentlig upphandling förenklas ännu mer utan risk för minskad transparens, rättssäkerhet, etc.?

SVAR: Förmodligen har de ”förenklade” reglerna i 19 kap LOU ännu inte lett till några större förändringar i det praktiska upphandlingsarbetet avseende annonserade upphandlingar. Tanken med de ändrade reglerna var ju framför allt att skapa mindre regelmassa och större flexibilitet för upphandlande organisationer. Detta behöver ju dock inte betyda att leverantörerna uppfattar att det blir enklare. Det återstår att se vilka konkreta effekter som i praktiken kommer att uppstå, så vi får fortsätta att följa denna fråga. Angående upphandlingsreglerna så är de ju i grunden en skyddslagstiftning för leverantörerna. Att göra ytterligare förenklingar utan att riskera att skapa ökad rättsosäkerhet för leverantörerna går nog knappast.

O.A: Mot bakgrund av att antalet direktupphandlingar tycks öka är det intressant att följa och utvärdera tillämpningen av direktupphandling i ljuset av de nya reglerna, anser ni – och skriver: ”En utvecklad upphandlingsstatistik som även omfattar direktupphandlingar vore enligt Almega en viktig och önskvärd del i detta.” Har ni framfört önskemålet till Upphandlingsmyndigheten och vilken respons har ni i så fall fått?

SVAR: Upphandlingsstatistiken bör utvecklas rent allmänt. Vi tycker att den även bör omfatta direktupphandlingar ser vi som en viktig del för att skapa bättre överblick över de offentliga inköp som sker.  Detta särskilt i ljuset av de förändrade regler som sedan februari 2022 gäller för direktupphandlingar. Vi har inte haft specifik kontakt med Upphandlingsmyndigheten om dessa statistikfrågor och inser att frågan är komplex. Likväl är den värd att lyfta. 

O.A: Upphandlingsmyndigheten bör utveckla sin belysning av möjligheterna till dialog, till vägledning för alla parter, skriver ni i medskicken till offentlig sektor. 
Kan Almega medverka i en sådan process?

SVAR: Dialogen med marknaden är en viktig del för att skapa kunskap om branschen och bra offentliga affärer. Vi ser som sagt gärna att Upphandlingsmyndighetens vägledning kring möjligheterna till dialog utvecklas. Det kan handla om att belysa rättsliga aspekter och om att lyfta goda exempel.  Vi på Almega är givetvis öppna för att bidra i ett sådant arbete.
Ett konkret sätt som Almega försöker bidra med är att vi – tillsammans med andra näringslivsorganisationer och företag – står bakom ”Anbudspriset”. Det är ”leverantörernas” pris som delas ut årligen och som lyfter fram upphandlare som i dialog med marknaden har genomfört offentliga upphandlingar med fokus på affärsmässighet och kvalitet.   

Så långt intervjun med Ulrica Dyrke.

Bland de fritextsvar om krångelfaktorn som Almega fått i undersökningen märks följande:

“Tiden vi lägger på upphandlingar har på 4 år ökat från 300 timmar till 1000 timmar med samma antal vunna ramavtal och samma intäktsgrad.”

”Det är himla krångligt. Det är inget vi orkar hålla på med. Vi klarar oss utan dem – Eftersom vi får fullt betalt av privata beställare – helt utan krångel. Det känns som om de offentliga går miste om oss – de bästa konsulterna – som klarar sig ändå.”

När det gäller dialogen mellan köpare och leverantörer ger Almega några medskick till offentlig sektor, baserat på svaren i undersökningen. Bland annat anser de att det är positivt att upphandlande organisationer tar initiativ och arbetar aktivt för att utveckla dialogen inför upphandlingarna. ”Det förefaller finnas en potential för upphandlande organisationer att kunna nå ut till fler aktörer i sina marknadsdialoger”, framhåller Almega. Och vidare:

”Upphandlande organisationer kan behöva mer vägledning angående hur de kan göra för att dialogen ska bli ändamålsenlig och förenlig med de upphandlingsrättsliga principerna. Upphandlingsmyndigheten bör därför utveckla sin belysning av möjligheterna till dialog, till vägledning för alla parter.”

Om undersökningen

Undersökningen genomfördes genom enkätutskick via e-post till samtliga medlemsföretag i förbunden Almega Tjänsteförbunden, Almega Tjänsteföretagen, Innovationsföretagen, Kompetensföretagen, Medieföretagen, Säkerhetsföretagen, TechSverige, Tågföretagen och Vårdföretagarna. Enkäten sändes ut den 21 maj 2024 och stängdes den 11 juni 2024. Enkäten besvarades av 1033 företag

Läs undersökningen här.