Dialogbaserad upphandling bra vid IT-upphandling

Våga förhandla! Det var budskapet när Jonas Andersson, nätverksmotor inom Dataföreningen Sverige, samt VD och analyschef på HerbertNathan & Co, höll ett seminariepass på onsdagens eftermiddag.

Formerna förhandlad upphandling och konkurrenspräglad dialog passar bra för komplicerade IT-upphandlingar där man inte enbart köper en applikation utan oftast även support, underhåll, m.m. Det går att säkra transparens och likabehandling om man dokumenterar förfarandet väl och är noggrant förberedd, menar Jonas Andersson.

Bland de kritiska frågeställningar som han pekade på och som man bör ha löst innan man ger sig in i en förhandlad upphandling är den egna organisationens funktionssätt och kompetens.

En dialogbaserad upphandling sker i flera steg; inbjudan, preliminärt anbud, dialog och slutbud. Inför de preliminära anbuden ställer köparen inte krav utan anger i stället specifikationer. De preliminära anbuden är inte bindande utan utgör grund för fortsatt förhandling.

Först när förhandlingsrundan är genomförd läggs slutbuden som egentligen innehåller leveransåtagande och pris. Utmaningen är att få in allt relevant i underlaget så att anbudsgivaren kan lämna ett korrekt anbud, avslutade Jonas Andersson.

Bo Höglander