Nytta, effektivitet och glädje

Många faktorer ska stämma för att konferensen ska bli precis så lyckad och effektiv som man önskar. Läs vår checklista inför konferensbokningen.

Det första man bör utgå ifrån när man bokar sin konferens är syfte och mål. Varför väljer ni att åka på konferens, vad hoppas ni uppnå under konferensens gång och vilka resultat ska konferensen ge?

– Det är några av frågorna man kan ställa till sig själv innan man tar nästa steg och börjar leta efter en lämplig konferensanläggning. När ni vet varför ni ses och vilka krav ni har på miljö, lokaler, mat och aktiviteter är det också betydligt lättare att hitta en konferensanläggning som verkligen hjälper er att nå målet med konferensen, säger Malin Kidby, som arbetat med konferenser på Nynäs Havsbad i drygt femton års tid.

”The perfect match”
Visst kan det vara svårt att hitta rätt i djungeln av konferensanläggningar med varierande inriktning. Ju mer specifika era behov och önskemål är, desto lättare är det att göra ett urval och slutligen hitta ”The perfect match”, konferensanläggningen som känns helt rätt för just er, just nu. Den som behöver ett bollplank kan välja att kontakta konferensanläggningarna direkt, be om rekommendationer från andra företag eller ta hjälp av ett konferensbokningsbolag, som är väl förtrogen med varje anläggnings unika inriktning och särprägel.

När ni väl har bestämt tid och plats för konferensen är det dags att sätta schemat för konferensdagarna. Tid är pengar och när en grupp åker iväg på konferens är det mycket som ska hinnas med. Förhoppningsvis ges ni möjlighet att kombinera nytta med nöje, samtidigt som ni byter miljö, vilket kan ge upphov till kreativa tankar och ett tillfälle så gott som något att fördjupa relationen med de övriga konferensdeltagarna utanför ert vardagliga sammanhang.

– Planera in ordentliga marginaler mellan aktiviteterna och tänk på att saker och ting ofta tar längre tid än man tror. Sätt av tid till pauser och bensträckare, både för att hämta energi, men också utifrån ett socialt perspektiv. Pauserna ger oss en möjlighet att småprata lite med vår bordsgranne, ta en frukt, gå ut och ta lite frisk luft eller bara skingra tankarna för en stund, säger Malin Kidby.

Checklista inför konferensbokningen:

Var ute i god tid
Det säger sig själv – ju tidigare planeringen kan börja, desto bättre blir utfallet, liksom möjligheten att skapa ett riktigt bra innehåll. Se till att du har reservdatum i beredskap om du kan.

Fundera på syftet
Varför ska ni mötas? Är det för att svetsa samman gruppen, uppmuntra, informera om någonting viktigt eller bara ha riktigt roligt tillsammans. Ju mer du vet om syftet, desto bättre går det att skapa en röd tråd och på bästa sätt anpassa innehållet.

Vilka ska följa med?
Det är viktigt att vi får reda på vilka deltagarna är. Hur många blir det, var kommer de ifrån och är det något speciellt som måste tas hänsyn till när innehållet planeras.

Sätt en budget
Hur mycket får det kosta? En ungefärlig budget per person underlättar planeringen och gör det lättare att planera rätt innehåll för just er grupp.

Ge deltagarna chans att förbereda sig
Ge alla deltagare tydlig information i god tid om alla förutsättningar som deltagarna bör känna till. Det är inte kul att komma i högklackat till en tipspromenad i skogen eller att ha lämnat den varma jackan hemma när det vankas båttur i skärgården.

Komplettera med sunda alternativ
Malin Kidby rekommenderar att man planerar in faktatunga och intensiva delar av konferensen, inslag som ställer krav på tankeskärpa och koncentrationsförmåga, så tidigt som möjligt på dagen, när hjärnan är som mest alert och mottaglig för nya intryck. Se till att deltagarna har tillgång till vatten, kaffe och frukt som håller blodsockret i schack mellan måltiderna.  

När det är dags för för- och eftermiddagsfika tipsar Malin Kidby om att fråga efter sunda alternativ till det klassiska kaffet med kaka. En smoothie till eftermiddagskaffet uppskattas av många. När det är dags för lunch gäller det att se upp för alltför tunga rätter. Många konferensanläggningar erbjuder därför en förstärkt salladsbuffé som ett alternativ eller komplement till dagens rätt.

Att välja aktivitet
Efter konferensdagen har ni förhoppningsvis både tid och energi kvar för en gemensam aktivitet.  Även här gäller det att utgå från gruppens sammansättning och preferens. Det är inte alltid adrenalinnivån eller svårighetsgraden som avgör om en konferensaktivitet är givande för gruppen. Ibland kan den teambyggande effekten vara viktigast, då kan en lugn kanottur på en spegelblank sjö vara mer givande än en adrenalinstinn forsränning.

Malin Kidby berättar att många konferensgrupper väljer att låta sina medarbetare träna yoga tillsammans, antingen inomhus eller, om vädret tillåter det, på en klippa i skärgården. En sådan stillsam och okomplicerad aktivitet kan ibland efterlämna en mer påtaglig aha-upplevelse än en fartfylld och tävlingsinriktad konferensaktivitet. Allt beror på gruppens behov, sinnesstämning och konstellation.

Annika Wihlborg

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.