Får bukt med onormalt låga anbud

Daniel Turås, upphandlare inom Fastighet och Energi på Inköp Gävleborg, har under sex års tid jobbat hårt för att få bukt med onormalt låga anbud.
Dels genom att systematiskt begära in förklaringar på anbud som förefaller vara orimligt låga och dels genom att förkasta anbud där förklaringen inte anses tillräcklig.
OFFENTLIGA AFFÄRER har pratat med Daniel om hans arbete och fick ställa ett antal frågor kring det. Här publicerar vi delar av den längre artikel som läsarna kommer att kunna ta del av i nr 2 av vår tidning.
Ni har dels begärt in förklaringar på anbud som verkar orimligt låga och även förkastat anbud där förklaringen inte ansetts tillräcklig. Hur reagerar anbudsgivarna på detta?
– Reaktionerna är delade men allt oftare möts vi av förståelse för vårt arbete med att stävja fenomenet. Utvecklingen är också att företag som lämnar onormalt låga anbud i takt med att beställarna alltmer följer upp fakturerat arbete tenderar att vilja avbryta avtalet eller går i konkurs. Vi upplever också att färre anbudsgivare väljer att överpröva beslut där anbudsgivare förkastats på grund av onormalt låga anbud. Att ta strid för ett anbud som inte har bärighet är oftast inget som en anbudsgivare vill stå för utåt, det blir som att skjuta sig i foten.
Är det svårt att sätta en definitiv gräns för när ett anbud är onormalt lågt? Det finns väl knappast några fastställda summor?
– Det går inte principiellt att generellt sätta en definitiv gräns för när ett anbud är onormalt lågt. Enligt lagstiftningen ska inkommen förklaring ligga till grund för bedömning huruvida anbudet är onormalt lågt eller ej.
– I och med den ändrade lagstiftningen som började gälla 1 januari 2017 har möjligheterna för upphandlande myndighet förändrats på sätt att man tydligare kan ta ställning till vilka nivåer som är acceptabla.
I en tidigare intervju har du pekat på vikten av uppföljning som en framgångsfaktor. Att leverantören till exempel inte överdebiterar antalet timmar. Hur görs uppföljningen hos er och upplever du att ni har tid och resurser till den?
– För att motverka fenomenet onormalt låga anbud är det en förutsättning att beställare verkligen regelbundet följer upp att leverantörer lever upp till ställda krav och till exempel inte överdebiterar antalet timmar. Då blir det egentligen självsanerande.
– Så länge leverantörer tillåts överdebitera kommer fenomenet att finnas kvar. Det vill vi ändra på. Utan ”controll” har man i praktiken inte kontroll. Inköp Gävleborg arbetar nu för att frigöra resurser för en stödjande controllerfunktion för att kunna kontrollera leverantörers uppfyllnad av ställda krav likväl som beställarnas ansvar i att beställa och följa upp i enlighet med LOU:s principer. Förutom att säkerställa att offentliga medel nyttjas enligt avtalsvillkor skulle en controllerfunktion även lyfta förståelsen för LOU:s principer för alla parter inom den offentliga affären. Det är dessutom rimligt att anta att en controllerfunktion till stor del kan finansieras över tid genom att felaktig fakturering generellt korrigeras.