De nominerade till Handslaget

För fjärde året i rad delas Handslaget, priset för årets upphandling 2011, ut under Upphandlingsdagarnas galamiddag på Münchenbryggeriet den 1 februari. Här kan du läsa vilka de nominerade är.

För fjärde året i rad delas Handslaget, priset för årets upphandling 2011, ut under Upphandlingsdagarnas galamiddag på Münchenbryggeriet. Bakom utmärkelsen står Offentliga Affärer. Utifrån inkomna förslag har vi valt ut sex bidrag för juryn att ta ställning till.

Funktionsupphandling gav ökad trygghet i Sollentuna
Tidigare var flera aktörer involverade för att få tekniken att fungera, den enskilde brukaren som ansvarar för telefonabonnemanget och utrustningen, hemtjänsten för installationen, leverantören av larmmottagning och kommunen med helhetsansvaret.

– Systemet är aldrig säkrare än dess svagaste länk. Om trygghetslarmet inte fungerande var kommunens tjänstemän tvungna att utreda var felet låg, och vi hade inte alltid den kompetens som krävdes. Därför beslutade vi oss för att upphandla det som en helhet, säger Lennart Olausson, upphandlare på Sollentuna kommun.

Därmed blev det också möjligt att ställa leveranskrav på tillgängligheten, så kallad SLA. När kopplingarna till kommunens verksamhetssystem är på plats kommer dessutom beställningarna ske automatiskt.

Tryggheten för brukaren har ökat, som dessutom fått utökad funktionalitet genom ett trådlöst brandlarm kopplat till larmcentralen.

– Kostnaderna för kommunen minskar med det nya avtalet, men det har inte varit huvudsyftet – utan det har varit den ökade tryggheten.

Det nya sättet att upphandla har gett genklang på marknaden och nya företagskonstellationer bildas för att möta kraven från kommunerna.

Ambitiös livsmedelsupphandling gav resultat i Norrbotten
Ett gediget förarbete gav små och medelstora företag i regionen avtal när Norrbottens läns landsting upphandlade livsmedel. Vinsterna för landstinget blev både pressade priser, ökad andel ekologiskt producerat och att de så kontroversiella djurskyddskraven kunde uppfyllas.

Att dela upp upphandlingen i mindre produktområden är ett vanligt sätt att öka antalet anbud från de mindre företagen. Men landstinget har dessutom sänkt ett antal krav på logistik och leverans för att nå sitt mål.

– Vi kan inte alltid bara ställa krav, vi måste göra eftergifter ibland. Det handlar om vilken typ av livsmedelsmarknad vi vill ha. En marknad med bara stora grossister kommer att påverka kvaliteten på maten vi äter, Theresa Hägglund, upphandlare Norrbottens läns landsting.

En framgångsfaktor var den nära dialogen med näringslivet, både de små och de stora aktörerna.

– Vi behöver både små och stora leverantörer för att tillgodose våra inköp. Tack vare den ökade konkurrensen sänkte vi priserna rejält, med hela 20 procent. Norrbottens läns landsting köper livsmedel för 25 miljoner kronor per år – så det är inte struntsummor.

Upphandlarkollegor vallfärdar till Braic i Växjö
David Braic är en av de mest omskrivna upphandlingscheferna när det handlar om strategisk inköpsverksamhet. Han arbetar i Växjö kommun och driver en upphandlingsenhet med nio anställda och rapporterar direkt till kommunchefen.

Han har en tydlig bild av vad upphandlingen ska bidra med i kommunen och har varit drivande i införandet av ett kommungemensamt inköpssystem, en varudistributionslösning som underlättar för leverantörer och minskar miljöeffekten och innovativa upphandlingslösningar.

Han är flitigt anlitad föreläsare och sitter med i olika nationella arbetsgrupper inom offentlig upphandling. Representanter från andra svenska kommuner vallfärdar till Växjö för att få ta del av idéerna. David Braic har inget emot att lägga ner tid på att sprida sitt budskap – det gynnar ju kommunen också.

– Många undrar hur vi rent praktiskt har gått till väga och vi vill gärna visa upp vårt arbete. Vi får så mycket besök att vi har fått styra upp och samla dem på vissa dagar, säger han.

Enligt många stämmer David Braic väl in på motiveringen för kandidater till Handslaget ”Priset kan emellertid också gå till personer som genom engagemang och skicklighet arbetat med att utveckla upphandlingsfunktionen och kompetenssäkra organisationen – i samklang med Upphandlingsdagarnas syfte, att stimulera till nytänkande och bidra till en sund utveckling inom offentlig upphandling.”

Ökad flexibilitet och sänkta kostnader hos Färdtjänsten
Färdtjänsten i Göteborg har på ett innovativt sätt ökat flexibiliteten i tjänsten, sänkt kostnaderna, sanerat taxibranschen på oseriösa åkare och åstadkommit flera positiva effekter för göteborgarna i stort.

Andelen färdtjänstbussar för rullstolsburna har kunnat minskas genom att man upphandlat en ombyggd personbil med utrymme för en rullstolspassagerare bak. Det innebär att taxiåkarna kan använda bilarna i den ordinarie trafiken när efterfrågan från Färdtjänsten är låg.

Det har sänkt priset rejält. På hela taxiavtalet i stort har man sänkt prisnivån med mer än 10 procent. På rullstolsresor specifikt är avtalet 25-30 procent lägre. Samtidigt som man har förbättrat tillgängligheten.

Färdtjänsten i Göteborg köper resor för 260 miljoner kronor per år och har förstås också krav på sig att inte anlita oseriösa taxiföretag. Eftersom företagen i sin tur anlitar enskilda åkare kan kontrollen bli omfattande.

Genom ett samarbete med Skatteverket utbyter man information om åkarna, att de betalar in moms bland annat. Sedan jämförs siffrorna med Färdtjänsten för att följa upp.

– De anmärkningar vi har på åkarna har minskat kontinuerligt. De stora taxibolagen är också väldigt nöjda, det har lett till en självsanering av branschen, säger Peter Norling, upphandlare på Färdtjänsten i Göteborg.

Som en bonus har göteborgarna via Färdtjänstens upphandlingar fått en stadsmiljö med färre bussar, fler miljöbilar, fler kvinnliga taxiförare och tillgång till fler storbilar på helgerna.

Ramavtal kan spara upp till 50 miljoner kronor för Västra Götalandsregionen
Västra Götalandsregionen köper avancerad röntgenutrustning och service för 200-250 miljoner kronor årligen – till de 18 sjukhus som finns i regionen. Traditionellt har upphandlingarna skötts som enstaka objektsupphandlingar lokalt, vilket varit mycket tidskrävande för de läkare, sjuksköterskor och upphandlare som varit involverade. Genom att istället teckna ramavtal har man minskat kostnaderna rejält i inköp och service.

– Vi har också fått mer utbildning och tätare samarbete med leverantörerna i de olika ramavtal vi har tecknat. Viktigast är kanske att vi får bättre samordning internt genom enhetligare utrustning av högsta kvalitet på alla våra sjukhus, säger Martin Jakobsson, upphandlare på Västra Götalandsregionen.

Upphandlingen har verkligen pressat priset på utrustningen. Delvis genom att man för vissa ändamål har kunnat välja utrustning med lägre kapacitet.

Martin Jakobsson redovisar en besparing på 20 procent i inköp och service på ramavtal som tecknades 2011. Och då är inte tidsbesparingen och regional samordning inräknad. På två av ramavtalen på datortomografer och röntgenlab, som upphandlats 2011, beräknar han att man kommer att göra cirka 15 avrop per år. Avtalsperioden löper på maximalt fyra år, vilket innebär cirka 58 upphandlingar som inte längre behöver genomföras. Jämfört med enstaka objektsupphandlingar.

– Idag ägnar vi mer tid och för- och efterarbete men vi lägger också mer tid på analys och avtals
vård. Vi jobbar med andra ord mer strategiskt, säger Martin Jakobsson.

Gotland pressar marginalerna i unik energieffektiviseringsupphandling
Stora vinster finns att göra med energieffektivisering och leverantörerna är angelägna om att få en del av kakan. Hur stor del av kakan kan ofta vara svårt att genomskåda eftersom affärsmodellen med garanterad prestandavinst inte redovisar det. Region Gotland avfärdade branschens affärsmodell och tog fram egna principer för prekvalificering, genomförande och utvärdering.

Resultatet blev betydligt lägre pris, full transparens och egen kontroll över processen eftersom tjänstemän från regionen sitter med under hela projektets gång. Inga dolda intäkter är tillåtna för den leverantör som vann totalentreprenaden av Regions Gotlands energieffektivisering.

Hur mycket denna upphandlingsmodell kommer att minska kostnaderna i projektet är svårt att beräkna, då omfattningen kommer att fastställas först efter den inledande energianalysen, men en uppskattning är att kostnaden under entreprenadtiden blir cirka 15 procent lägre.

Upphandlingen inkluderade förhandling med de tre anbudslämnare som kvalificerat sig, vilket ytterligare pressade priset.

– Så här långt är vi mycket nöjda. Vi har fått ett helt annat avtal och ett helt annat pris än det som marknaden har utvecklat, säger Johan Malmros, projektledare och Harald Gröttvik upphandlare på Region Gotland.