”LOU ger utrymme för användbara system”

Bjarte Bugge och Pernilla Norman, beskriver bilden av ensidig kravställning och bristfällig behovsbeskrivning som hinder för att offentlig sektor ska få effektiva och användbara IT-system. Men det finns alternativ.

För att möta nutida krav på nyttiga och effektiva samhällstjänster måste vi dramatiskt öka användbarheten i samhällets IT-system, av vilka flertalet kommer att beställas och utvecklas inom ramen för lagen om offentlig upphandling (LOU). För att lyckas med detta anser vi att myndigheter måste förstärka sin upphandlingsförmåga med den specifika kompetens och de metoder som krävs för att upphandla användbara system.

Om upphandlingar fortsatt görs på samma sätt som tidigare, oavsett god vilja och hög ambition, så riskerar också resultatet att bli detsamma som tidigare; system som resulterar i exempelvis höga kostnader, ineffektivitet, frustration och stress.

Två stora brister
Enligt oss är två av de viktigaste orsakerna till problemen med att upphandla användbara IT-lösningar den ensidiga kravställningen av funktionella krav, kombinerat med bristfälliga beskrivningar av behov och framtida användning.

Det sätt som funktionella krav regelmässigt har kommit att beskrivas i upphandlingar är krav på att delar av systemet ska stödja vissa arbetsmoment, ofta baserat på kunskap från tidigare lösningar. Det är inte ovanligt att funktionslistor ärvs från andra upphandlingar, med tillägg av funktioner som har saknats och med justeringar av saker som tidigare fungerat dåligt.

Resultatet blir ett komplext lapptäcke av funktioner som kan ha låg grad av koppling till de verkliga behoven och till de verkliga användningssituationerna. Genom att efterfråga funktioner (lösningar) som baseras på ”gammal” kunskap och gamla processer och rutiner så begränsar man också utrymmet för nya innovativa lösningar för att lösa de verkliga behoven.

Vi anser att upphandlingsprocessen istället ska utgå från tydliga behovsbeskrivningar där framställningen av behoven inte styrs av befintliga system och dess hantering. Det är vidare viktigt att behoven är förankrade i användningen och i de verkliga miljöer där systemen ska användas.

Funktionella kravlistor ska sedan stämmas av mot användningen och leverantörers lösningar mätas mot hur väl de fyller behoven, snarare än att mätas mot de lösningar som vi själva har förutsatt ska finnas.

Att förändra beskrivningen av kraven så att de inte begränsas i lösning utan är baserade på etablerade användarcentrerade metoder för att beskriva behov och användning skulle direkt stärka nyttan av investeringen.

Metod för framgång
De användarcentrade metoderna kan användas för att beskriva kundens centrala aktiviteter och beställaren kan sedan använda detta som kravställning för det system som leverantören erbjuder. Då kan man tidigt se om systemet stödjer verksamheten, vad som behöver åtgärdas och om det går att lösa inom rimligt tid.

Viktigt är också att ta reda på vilken utsträckning leverantören har den kompetens och de metoder som krävs för att arbeta användarcentrerat, för att säkerställa att användbarheten bibehålls också efter framtida förändringsprojekt. Beställaren får då denna kunskap redan i upphandlingsfasen istället för efter det att systemet installerats.

Ett motargument som framförs ibland är att det skulle vara svårt att upphandla behovsorienterad IT enligt LOU. Detta bygger enligt oss på missuppfattningen att mätbara storheter inte alls relaterar till subjektiva värderingar.

LOU ger dessutom utrymme för välmotiverade kvalitativa bedömningar, särskilt om de är grundade i en metodiskt framtagen och högkvalitativ beskrivning av behov, användning och förväntad nytta. Kombinationer av dessa värderingsgrunder ger bättre stöd för att upphandla användbara IT-lösningar.

Funktionslistor är ett viktigt instrument i alla upphandlingar. Men, vi ser i ovanstående resonemang stora möjligheter till att relativt enkelt komplettera processen kring upphandling inom ramen för LOU med användarcentrerade aktiviteter. Detta skulle ge bättre kravställning, mer verksamhetsanpassade IT-system, bättre relationer mellan kund och leverantör genom tydligare kommunikation, och lägre kostnader för verksamheten.

Bjarte Bugge, VD och grundare av Usify, specialister på användbarhet i komplexa verksamhetssystem

Pernilla Norman, Advokat Lindskog Malmström Advokatbyrå och expert på offentlig upphandling