Bli ett konferensproffs
Är det deltagarlistan eller programmet som styr vilka konferenser du besöker? Och hur följer du upp konferensen i efterhand? Ditt eget engagemang styr vad du får ut av besöket. Här berättar tre personer sina konferensstrategier och vad de gillar mest – och minst.
Det finns ett överflöd av konferenser för alla typer av professioner. En tjänsteman i offentlig sektor skulle i princip kunna ägna sina dagar uteslutande åt denna form av kompetensutveckling.
Ett årsperspektiv
Ylva Hambraeus Björling är vd på bolaget Apotekens Service, som är ett nationellt informationsnav och en oberoende länk mellan hälso- och sjukvårdens alla aktörer.
Hur väljer du vilka konferenser du ska gå på?
– Jag försöker ha ett årsperspektiv och väljer ut ett par konferenser per år som jag åker till. De ska ha en klar relevans för vår verksamhet, antingen till innehåll eller till möjlighet till goda kontakter och helst båda, säger Ylva Hambraeus Björling.
Hur får man ut mest av konferensen?
– Välja föreläsningar i förväg och använda alla pauser samt eventuell tid då man inte hittar en så viktig föreläsning till att gå i utställningen och framför allt till mindre möten, säger Ylva Hambraeus Björling.
Styr deltagarlistan vilka konferenser du väljer, till exempel att det är viktigt att gå på chefskonferenser om du själv är chef?
– Målgruppen man vänder sig till är självklart viktig men innehållets relevans för mitt arbete styr lika mycket, säger Ylva Hambraeus Björling.
Att själva vara involverade i arrangemanget kräver av förklarliga skäl lite mer av deltagandet. Ellen Hyttsten är vd på Inera, det samägda landstingsbolaget som arbetar med nationella e-hälsoprojekt. Hon besöker i första hand de konferenser där Inera är deltagande i någon form. Det blir ett par stycken varje år.
– Dessutom deltar jag i någon konferens som har bäring på det område där jag jobbar, det vill säga e-hälsa. De konferenser som vi deltar i kräver mycket stora förberedelser. De andra som jag besöker kräver att man sätter sig in i programmet, säger Ellen Hyttsten.
Ge tid för kollegor
Precis som många konferensdeltagare vittnar om är mötet med andra kollegor minst lika viktigt under dagarna. Men det är mycket som trängs om uppmärksamheten.
– Jag använder mässor mest som ett slags kontaktforum. Det är viktigt att ”kartlägga ”utbudet innan mässan och att samtidigt vara öppen så att man kan improvisera sig till kontakter, säger Tomas Riklund, pr-konsult med offentlig sektor som regelbunden kund.
Talarna på programmet kan variera stort. Två stora typer av talare kan ändå identifieras, de som talar om sina egna erfarenheter och de som talar om framtid och visioner.
– Jag tycker bäst om visionärer. Jag vill känna av att jag fått ta del av något nytt, något som gör att man känner sig lite unik och utvald, säger Tomas Riklund.
Det värdefulla mötet
Leverantörerna trängs om besökarnas uppmärksamhet och för att inte missa ett lukrativt möte har konferensarrangörerna utvecklat metoderna för att para ihop utställare och deltagare.
– Ja i begränsad omfattning. Jag uppfattar den typen av möten lite som tävlingsmoment och som passar personer som skulle beskriva sig som stresståliga. Bortsett från det så kan ju mötena vara rätt effektiva om de är välplanerade. Och om man är stresstålig, säger Tomas Riklund med glimten i ögat.
Ellen Hyttsten menar att mötet med leverantörerna är viktigt men det får inte bli för säljande.
– I Sverige har vi ett väldigt gott klimat mellan den offentliga verksamheten och leverantörerna. Vid till exempel WHOIT-möten som departementet bjuder in till så är vi en svensk delegation. Då är det viktigt att leverantörerna inte ”kränger tjänster”. Det brukar inte vara så heller utan det är ett bra samarbetsklimat, säger Ellen Hyttsten.
Efter konferensen
Det finns flera viktiga saker att ta tag i efter konferensen, att informera chefer och medarbetare till exempel.
– Konferenser där vi deltagit brukar vi utvärdera. Övriga konferenser brukar vi referera till både på intranätet och på vår webb, säger Ellen Hyttsten.
Och att se till att följa upp de möten man haft under dagarna. Att göra små anteckningar på visitkorten kan hjälpa till att minnas vilka frågor man pratat om eller om personen har någon särskild kompetens som efterfrågas.
– Säkerställer att de möten man kom överens med olika individer om att ha också genomförs. Delger min ledningsgrupp mina viktigaste erfarenheter, säger Ylva Hambraeus Björling.