E-upphandling obligatoriskt om två år?
E-upphandlingsexpert Kerstin Wiss Holmdahl från SKL berättar att EU-kommissionen föreslår att det ska bli obligatoriskt med e-upphandling inom några år. Adriana Buzea är upphandlingschef på Lidingö stad menar att det är rätt väg att gå.
Kerstin Wiss Holmdahl, förbundsjurist på Sveriges kommuner och landsting är en av experterna i kommissionens nya expertgrupp för att skapa goda förutsättningar för införandet av e-upphandling och underlätta användandet över gränserna.
Hon berättar att gruppen under 2012 ska ta fram en rapport med rekommendationer för att underlätta införandet. Det innefattar vilka krav som ska ställas på fungerande e-upphandlingslösningar inklusive säkerhetskrav, hur de olika upphandlingsprocesserna kan stödjas med olika IT-verktyg med mera.
– Särskilt fokus finns på hur e-upphandlingslösningarna ska vara utformade för att vara enkla för leverantörer. Men de ska även vara användarvänliga för upphandlande myndigheter och säkerhetskraven är viktiga att lösa, säger Kerstin Wiss Holmdahl.
EU-kommissionen föreslås få ökade befogenheter att reglera teknik och format genom att utfärda så kallade delegerade akter, vilket innebär att kommissionen lägger förslag och om ingen invänder mot dessa träder de med automatik ikraft efter två månader. Genom sådana delegerade akter kan exempelvis krav på standarder och format anges, något som man vill undvika att reglera i direktiv som ju ändras sällan samtidigt som teknikutvecklingen går snabbt framåt.
Olika mognadsgrad
Är europeiska leverantörer och upphandlande myndigheter redo för e-upphandling?
– Det finns olika uppfattningar om det är rätt väg att göra e-upphandling obligatoriskt så pass snabbt, säger Kerstin Wiss Holmdahl. I vissa branscher finns en mognad bland leverantörerna, det märks särskilt väl när man tittar på e-handel, det vill säga elektronisk beställning till och med fakturahanteringen. Och även många små och medelstora företag ser e-upphandling som positivt. Det blir som en checklista att man svarar på alla frågor; missar man något kommer man inte vidare.
Det finns i förslaget även bestämmelser om elektroniska kataloger. Idag är vi mest vana vid att använda excel-dokument för leverantören att fylla i och skicka in. Men nu är tanken att det ska gå att använda e-kataloger bredare, bland annat som en del av anbud i dynamiska upphandlingssystem och andra förnyade konkurrensutsättningar.
– Målet är att det ska finnas standardiserade e-kataloger som möjliggör för automatisk utvärdering och som även underlättar för leverantörer att använda, säger Kerstin Wiss Holmdahl.
Det pågår redan standardiseringsarbete inom bland annat europeiska CEN, där hon deltar och hon ser det som angeläget att få in synpunkter även från svensk sida.
– Vi har i Sverige väl fungerande lösningar för e-upphandling och många upphandlare i kommuner och landsting ser fördelar med e-upphandling.
Välkommet initiativ
Adriana Buzea är upphandlingschef på Lidingö stad som nyligen byggt upp en helt elektronisk inköpskedja i kommunen. Hon tror att EUs ambitioner är realistiska och fullt genomförbara.
Vilka är utmaningarna?
– Först och främst krävs det ett arbete för att ändra mentaliteten, både hos de upphandlande myndigheterna och hos företagen som lämnar anbud. Vår erfarenhet är att leverantörerna inte är så vana vid elektronisk handel. Vi har fått bearbeta leverantörer som vill fortsätta att lämna anbud i pappersformat, säger Adriana Buzea.
Peka med hela handen
Vissa menar att det går trögt eftersom det saknas standarder och systemen är många och spretiga.
Tycker du att EU bör peka mer med hela handen?
– Ja, det är så man måste göra, man måste börja någonstans och det är så standarder kommer till.
Kan e-upphandling användas för alla typer av upphandlingar, exempelvis komplexa upphandlingar inom byggområdet?
– Detta är något vi arbetar med och vi har ännu inte genomfört en helt elektronisk upphandling inom byggområdet. Men jag skulle i det här skedet vilja säga att det är möjligt, det finns IT-system som möjliggör det och det finns kommuner som har genomfört det, säger Adriana Buzea.
FAKTA
Målsättningen är att de nya direktiven ska antas vid årsskiftet och träda i kraft i medlemsländerna den 1 juli 2014. Först två år senare skulle samtliga upphandlande myndigheter omfattas av obligatorisk e-handel. Den 2 maj arrangerar SKL ett seminarium om e-upphandling och de europeiska initiativen då även representanter från EU-kommissionen kommer att delta.