Hur kan vi mäta en klapp på kinden?

Under Upphandlingsdagarna hölls en paneldebatt om outsourcing där riksdagsledamöter Anti Avsan (m) och Johan Löfstrand (s) berättade att partierna idag är i stora drag överens om det korrekta i att utkontraktera kommunal verksamhet.

Tre av fyra upphandlare i Sveriges kommuner tror att man kommer lägga ut mer av den kommunala verksamheten på privata aktörer under de närmaste fem åren.

Upphandlingsansvariga från 100 av landets 280 kommuner intervjuades i mitten av januari 2011 och fick svara på frågor om outsourcing. Undersökningen visar att varannan kommun (54 %) har en generellt positiv syn på att outsourca vissa kommunala verksamheter, medan endast var tionde generellt sett är negativ.

Övriga har en neutral inställning till outsourcing. Nästan två tredjedelar av de intervjuade bedömer att andelen outsourcad verksamhet kommer att öka inom de närmaste ett – två åren och 77 procent att den kommer att öka inom de närmaste fem åren. Undersökningen Outsourcingbarometern är utförd av TNS Sifo på uppdrag av tjänsteföretaget ISS.

Värd en debatt
Under Upphandlingsdagarna 2011 hölls en paneldebatt om outsourcing där moderatorn Michael Esplinger, styrelseledamot IFMA, bombarderade panelen med frågor. Riksdagsledamöter Anti Avsan (m) och Johan Löfstrand (s) berättade att partierna idag är i stora drag överens om det korrekta i att utkontraktera kommunal verksamhet.

– Vi har vissa meningsskiljaktigheter men under de senaste åren har vi närmat oss varandra i frågan. Principen om att skapa kostnadseffektivitet med hjälp av outsourcing skiljer sig något mellan små och stora kommuner, säger Johan Löfstrand.

Anti Avsan höll med.
– Samsynen har vuxit fram över tid. Medan det har funnits ett inbyggt motstånd från vänster är Socialdemokraterna idag beredda att lägga ut verksamheten och Moderaterna tar idag större hänsyn till kvalitet, säger Anti Avsan.

Upphandlingschefen i Umeå kommun, Egil Nylén, kunde bekräfta att det stämmer med hur frågan hanteras politiskt i Umeå. Åsikterna går mer isär vad gäller vilken verksamhet som lämpar sig att lägga ut.

– Man kan inte outsourca allt. Där finns de stora politiska åtskillnaderna idag. Det behöver ett oerhört tydligt utvärderingsinstrument för att kunna lägga ut vissa verksamheter, och det finns inte idag, säger Johan Löfstrand.

– Det viktigaste är att saker ska fungera, det finns inget egenvärde i att outsourca, menar Anti Avsan samtidigt som han tillägger:

– I princip borde man kunna outsourca allt utom själva myndighetsutövningen men det finns en mängd aspekter som gör frågan komplex. Som till exempel att det behövs en del verksamhetsspecifik kunskap i kommunen, säger Anti Avsan.

Skäl för outsourcing
I undersökningen tillfrågas kommunerna de skäl som ligger till grund för att lägga ut kommunal verksamhet, och 2011 nämns främst politiska beslut och maktskiften som förändrar inriktningen. I förra årets undersökning angav man i högre grad kostnadsbesparingar och fokusering på kärnverksamheten som orsak till att lägga ut vissa verksamheter.

– Vi behöver få in nya arbetssätt. Där tror jag vi an se ett ytterligare syfte med outsourcingen. Det är säkerligen möjligt att hitta positiva aspekter utöver kostnadseffektivitet, säger Johan Löfstrand.

– Kraven på kommunerna höjs och framförallt kraven på hög kompetens. Jag tror att vi måste samarbeta i än högre utsträckning för att klara av att upprätthålla kompetensen i varje liten enskild kommun, säger Anti Avsan.

Även det stora outsourcingföretaget ISS fanns representerade på scen genom sin VD Lars Täuber och hans fick frågan om hur kommunerna bör odla nytänkandet med hjälp av outsourcing.

– Jag skulle vilja uppmana kommunerna att våga slå ihop flera olika verksamhetsområden för outsourcing. Det kan skapa dynamik som ger positiva effekter, säger Lars Täuber.

Men Socialdemokraten Johan Löfstrand var inte lika förtjust i idén.

– Vi ska snarare ha mindre upphandlingar och bjuda in fler aktörer, säger han. Jag tror att mindre enheter lyckas leverera kvalitet på ett sätt som stora inte kan. Den stora frågan blir – hur ska vi utvärdera en klapp på kinden?

– Stora företag ger också en klapp på kinden. Fördelen är att man kan samla kompetensen från många olika håll, säger Lars Täuber.

En av de viktigaste frågorna när det gäller outsourcing handlar just om det – hur ska man kvalitetssäkra extern verksamhet? Johan Löfstrand och Anti Avsan var överens om att det finns behov av beställarstöd för kommunerna och Johan Löfstrand uppmanade Sveriges kommuner och landsting att axla uppdraget.

– Vi behöver verkligen förbättra våra utvärderingsinstrument, det är jätteviktigt. En annan viktigt aspekt är att det finns konkurrens bland utförarna på marknaden, säger Johan Löfstrand.

– Det har hänt mycket på 15 år, marknaden är betydligt bättre. Vi både vinner och förlorar upphandlingar, det finns konkurrens på marknaden, inflikar Lars Täuber, från ISS.

Svårt att ångra
Upphandlingschefen Egil Nylén påpekade att kommunpolitiker bör sätta sig in i upphandlingsregelverket. Ibland fattas de politiska besluten om outsourcing lite väl snabbt, och ibland vänder vinden lika tvärt igen och då kan det vara svårt att återta verksamhet som en gång lagts ut.

Lars Täuber på ISS menade att det inte behöver vara svårt att återta verksamheten, detsamma gäller om man är missnöjd med en utförare, men Johan Löfstrand håller inte med.

– När man säljer av infrastruktur eller verksamhet där man ger upp lokaler eller avgörande kompetens är det inte så lätt att ta tillbaka verksamheten igen, påpekar han.

– I vissa fall kan det vara enkelt men se till att alltid behålla någon kompetens i kommunen, om inte annat så för att genomföra goda upphandlingar, säger Egil Nylén.

Samtliga paneldeltagare var överens på den punkten och Lars Täuber konstaterade att en beställare som inte har kompetensen är mycket svår att ingå ett bra avtal med.

– Det är inte ovanligt att missnöjde med utförare beror på att avtalet tecknats i alltför vaga ordalag. Det är viktigt att säkerställa utförandet i avtalet, instämmer Anti Avsan.

Outsourcingbarometern 2011

De verksamheter som i högst utsträckning läggs ut är bygg- och projektledning, (54 procent av kommunerna outsourcar verksamhet inom detta område), städning, (45 procent), ”andra tjänster” (46 procent) och bemannings- eller vikar
ietjänster (44 procent).

Två tredjedelar av de intervjuade bedömer att man fortfarande utför minst 90 procent av de kommunala verksamheterna i egen regi. Minst intressant att lägga ut är fastighetsförvaltning, mat & dryck och kontorstjänster.

Det är fler kommuner med borgerlig majoritet än med S-majoritet som tror att outsourcingen kommer att öka. Bland de skäl som anges för att lägga ut kommunal verksamhet nämns främst politiska beslut och maktskiften som förändrar inriktningen.

Detta kan jämföras med fjolårets undersökning, där man i högre grad angav kostnadsbesparingar och fokusering på kärnverksamheten som orsak till att lägga ut vissa verksamheter.

Hur genomför man en framgångsrik outsourcing?

Som beställare måste man alltid ha en klar bild av vad man vill uppnå. Man måste veta vad man vill, vilket syfte man har och man bör sätta in alla frågor i ett kvalitets- och ekonomiperspektiv.

Börja med att definiera målet tydligt och klart – vad som ska uppnås med utläggningen. Det är viktigt att målen formuleras i mått och termer som kan mätas.

Följ sedan upp detta kontinuerligt och noggrant över uppdragstiden. Ha framförhållning – tänk igenom vad som händer efter första avtalsperioden. När är det dags att formulera ett nytt mål?

Det är viktigt att säkerställa utförandet i avtalet. Missnöje med utföraren beror ofta på bristande samsyn i avtalet. Kommunicera detaljerna till alla berörda och upprepa gärna denna information under uppdragstiden.

Styrningen av uppdraget är A och O. Kom överens om tydlig och transparent rapportering i förhållande till uppsatta leveransnivåer och nyckeltal.

Säkerställ en kontinuerlig och operationell kommunikation med entreprenören, men se också till att dra nytta av entreprenörens erfarenheter.