Med blick mot framtiden

Att analysera och försöka förstå sin omvärld blir allt viktigare Det handlar om att få bättre kunskapsunderlag i beslutsprocesser – att få en överblick av det nuvarande läget för att klargöra alternativ, snarare än att göra förutsägelser om framtiden.

Nuet tenderar att få ökad betydelse och många upplever att de befinner sig i en tid av snabb samhällsförvandling, där betydelsen av historiska erfarenheter minskar. I forskningsrapporten ”Omvärldsanalys – till vilken nytta?” beskrivs hur statliga myndigheter i Sverige arbetar med omvärldsanalyser. Författare till rapporten är Torbjörn Lundqvist, docent i ekonomisk historia och verksam som forskare vid Institutet för Framtidsstudier.

– En upplyst organisation som förstår sin roll i samhället ägnar sig åt genomtänkt omvärldsanalys och är ofta framåt i största allmänhet när det gäller att ta in kunskap, ha framförhållning och uppfattas som relevant, säger Torbjörn Lundqvist.

Rapporten konstaterar att behoven av omvärldsanalyser hos svenska myndigheter har ökat.
– Rent generellt är det viktigt för myndigheterna att ha framförhållning. Med den internationalisering som sker, och inte minst EUs påverkan på vår verksamhet, ökar behovet. En annan orsak är mediernas ökade tryck, myndigheterna blir offentligt granskade i allt större utsträckning och med en effektiv omvärldsbevakning är det möjlighet att ha framförhållning och agera inför omvärldens krav.

Torbjörn Lundqvist pratar också om att myndigheterna alltmer blir kunskapsorganisationer, utöver det rent förvaltande uppdraget har man också en uppgift att producera kunskapsunderlag åt politiker och andra intressenter.
– Går man in på myndigheternas webbplatser kan man se att många har egna rapportserier. Då är omvärldsanalys viktig för att hålla koll på ny kunskap på området.

Nya och gamla metoder
Omvärldsbevakningen som görs idag är i mångt beroende av IT. Många prenumererar på olika typer av bevakningstjänster, internet används av alla. Själva analysen blir samtidigt beroende av denna bevakning.

– Men det ska sägas att fortfarande har traditionella metoder som läsning av tidningar och kontaktnät betydelse. Som alltid varierar formerna för inhämtning av information mellan myndigheter.

Globalisering och internationalisering innebär generellt att organisationer är mer utsatta för förändring än tidigare, vilket omvärldsanalysen viktig. Särskilt händelser inom EU och den osäkerhet som blivit följden för den svenska verksamheten, har ökat betydelsen av statlig omvärldsanalys.

Bland annat efterfrågas ofta nationella ställningstaganden i EUs ärenden, vilket skapar ett tryck mot de enskilda medlemsländerna att ha en organisation och ett arbetssätt som löpande producerar tydliga nationella ståndpunkter.

Är omvärldsanalytiker ett yrke?
Torbjörn Lundqvist konstaterar att det förekommer platsannonser som söker efter omvärldsanalyter, och det finns kurser på högskolorna med beteckningen omvärldsanalys. I statliga myndigheter är omvärldsanalys eller omvärldsbevakning ofta en bisyssla. Man har en tjänst som analytiker, utredare, handläggare, informatör och utför omvärldsanalys eller omvärldsbevakning under en del av sin arbetstid. Men i vissa myndigheter finns personal som arbetar heltid med omvärldsanalys.

Nästan alla de undersökta myndigheterna har använt sig av konsulter för omvärldsanalys; främst för organisation och utbildning men ibland också för analysuppdrag. Ett stort behov i kontakten med konsulterna är att utveckla arbetsmetoder och skapa en fungerande organisation för omvärldsanalys.

Många myndigheter har svårt att skapa kontinuitet och struktur i sitt arbete med omvärldsanalyser och har också i många fall bristande uthållighet i sin omvärldsanalys. Delvis beror det på att det inte är ett tydligt definierat yrke att vara omvärldsanalytiker eller att uppgiften bärs upp av en enskild person med starkt personligt engagemang, och när denna slutar faller uppgiften. Ibland saknas även ledningens intresse.

– Visst finns framgångsrika myndigheter, men generellt bör omvärldsanalysen bli mer prioriterad och professionell, säger Torbjörn Lundqvist.

Hur ska man bli mer professionell?
– I första hand ska man försöka göra funktionen mindre personberoende, försöka institutionalisera omvärldsanalysen mer. Eventuellt bör man överväga att rekrytera personer med sådan kompetens istället för att låta ansvaret för omvärldsanalysen cirkulera på olika personer i myndigheten, säger Torbjörn Lundqvist.

Att skapa ett omvärldsnätverk internt på myndigheten kan också vara ett bra sätt att förankra uppgiften i olika delar av verksamheten och minska personberoendet. Det finns även ett nätverk för omvärldsbevakare i staten som träffas ett par gånger om året för att utbyta information.