”Prioritera datademokratisering!”

Svensk offentlig sektor behöver låta många fler anställda ta del av data för att kunna fatta bättre och snabbare beslut. Pandemin har bromsat upp många långsiktigt bra åtgärder, även digitalisering inom den offentliga sektorn, men nu är det dags att ta tag i detta.

Det skriver Dan Sommer, chef för omvärldsbevakning på dataanalysföretaget Qlik.

Demokratisering av data innebär att relevant data finns tillgänglig för alla medarbetare som har behov av att kunna fatta välinformerade beslut. Fler anställda i en organisation får möjligheter och förutsättningar att fatta bättre och snabbare beslut från information som är så nära realtid som möjligt. Data över avdelningsgränser gör också att det finns bättre möjlighet till ett helhetsperspektiv på verksamheten, som exempelvis kan innebära bättre nyttjande av resurser, ökad kundnöjdhet och bättre erbjudanden.

Rapport om digital mognad
Digitaliseringen inom offentliga sektorn har bromsats upp under pandemin, då kommuner, regioner och statliga verksamheter fokuserat på kortsiktiga omställningsåtgärder på bekostnad av långsiktigt förändringsarbete. Det visar statusrapporten Digital mognad i offentlig sektor 2021 av Swedish Center for Digital Innovation, som består av forskare från universiteten i Göteborg och Umeå samt Handelshögskolan i Stockholm.

Det finns ändå bra exempel på demokratisering av data inom offentlig sektor under pandemin i Sverige. Region Halland skaffade sig bättre styrning av covid-19-vården vid deras två akutsjukhus med totalt cirka 3.800 anställda. Tidigare hade bara ett fåtal direkt översikt över pandemins effekter på sjukhusen men man var övertygad om att bättre beslut kunde fattas tillsammans om alla hade tillgång till samma information.

Kritiska funktioner
Idag har alla kritiska funktioner och avdelningar på sjukhusen en enkel instrumentpanel som visar rätt information kring pandemin i ett lättförståeligt format, vilket gör att det går att fatta bättre underbyggda och snabbare beslut. Akutsjukhusen kan idag bättre möta bemanningsbehov, omprioritera och omfördela resurser för att möta sjukhusets ändrade behov samt bättre tillgodose behoven av material, som till exempel syrgas. 

Men det är inte bara att se till att alla i en organisation har tillgång till mer data utan det gäller att göra det på rätt sätt. Utbudet av data omfattar i princip alla datakällor och typer av data samt möjlighet att kombinera data. Anställda kan sedan analysera samband mellan olika data och även vid behov kunna blanda interna och externa källor.

Maximera värdet av data
En annan grundläggande förutsättning är att alla användare ska känna sig tillräckligt informerade för att kunna använda relevant data på ett så bra sätt som möjligt. Det måste finnas en balans mellan tillgängligheten av data och användarnas förmåga att använda den för att en organisation ska kunna maximera värdet av data.

När antalet dataanvändare växer snabbt ökar antalet datarelaterade förfrågningar, med ökad belastning för IT-avdelningen. I stället för att anställa mer personal på IT-avdelningen bör organisationerna införa mer självbetjäningsfunktioner. Tillgång till data kan fortfarande ges utifrån olika nivåer. De högsta befattningarna kan exempelvis ha möjligheten att utveckla egna instrumentpaneler, medan andra förslagsvis bara ska ha tillgång till förbyggda interaktiva diagram som fokuserar på kritiska och relevanta nyckeltal.

Minskar IT-belastningen
Ökad användning av automatiserade processer bidrar också till att minska IT-belastningen. Automatisering av förvandlingen från rådata till redo att analyseras i stället för manuell kodning säkerställer enklare åtkomst i olika datakataloger och datalager, vilket sparar mycket tid. Dessutom ger automatisering ökad kontroll, vilket gör att regler och policyer kan integreras i standardprocessen.

Det är viktigt att alla anställda kan förstå och tolka datan. Förutom att det delvis är en allmän uppgift för utbildningsväsendet så kan det kräva viss internutbildning, men det är viktigt att utforma instrumentpanelerna så enkelt och pedagogiskt som möjligt.

Automatiserad metod
Det är också värt att nämna att det finns en automatiserad metod, så kallad DataOps, som lite förenklat går ut på att automatisera processer för datahantering, införa mer agilitet för kvaliteten och därmed minska tiden för produktion men öka tiden för analys. Jag rekommenderar organisationer att överväga att använda sig av den metoden, vilket också kan vara ett sätt att ompröva grunderna för hur man arbetar med data. Metoden kan innebära att organisationer förbättrar praxis, processer och teknik. Det kan möjliggöra förbättrade dataflöden genom hela organisationen, vilket kan göra den mer snabbrörlig och lyhörd för ändrade förutsättningar.

Data-demokratisering
Sverige har som mål att bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Det finns många åtgärder att vidta för att nå dit men jag är övertygad om att demokratisering av data är en viktig ingrediens för att nå det målet och samtidigt få bättre tjänster och nyttjande av resurser.