Regeringen vill styra upp inköpen

Regeringen vill styra upp de offentliga inköpen. Inköpsorganisationerna ska bli mer strategiska och effektiva. Svenskt Näringsliv och Ellen Hausel Heldahl, jurist och upphandlingsexpert, välkomnar planerna.

Regeringen gav nyligen Upphandlingsmyndigheten i uppdrag att verka för ökad styrning och organisation av inköp i staten, kommuner och regioner samt följa upp denna utveckling. Det framkom nyligen.

Staten, kommuner och regioner köper in varor och tjänster för närmare 800 miljarder kronor varje år. Det är inköp som kan användas för att åstadkomma en bättre samhällsservice och bidra till en hållbar utveckling.

Tydligare ägarskap
– När samhället köper in varor och tjänster måste vi få ut så mycket samhällsnytta som möjligt. Myndighetsledningar och ledningar i kommuner och regioner behöver därför ta ett tydligare ägarskap för dessa frågor, säger civilminister Lena Micko i ett pressmeddelande.

OFFENTLIGA AFFÄRER fick svar av ministern via mejl på några frågor.

Lena Micko, civilminister.

Regeringen gav nyligen Upphandlingsmyndigheten i uppdrag att verka för ökad styrning och organisation av inköp i staten, kommuner och regioner samt följa upp denna utveckling. Vad är bakgrunden?

– Till stora delar handlar det om att öka genomslaget av den nationella upphandlingsstrategin. Tanken är att ge en tydlig politisk signal om att upphandlande organisationer behöver säkerställa att det finns en styrning och organisation av inköpsarbetet som svarar upp det ansvar som följer med att spendera skattemedel.

– Det är också särskilt angeläget att komma igång med detta arbete mot bakgrund av de utmaningar som välfärden står inför, och återhämtningen efter pandemin. Vi behöver använda alla verktyg som står till buds. Med sina 800 miljarder i ryggen är upphandling ett mycket kraftfullt sådant.

Kommuner och regioner behöver ta ett tydligare ägarskap för dessa frågor, säger civilminister Lena Micko, mot bakgrund av de stora volymer som dessa upphandlar för. Vad kan staten göra för att underlätta?

– Jag tror att det huvudsakliga skälet till att upphandling ännu inte hanteras som en strategisk viktig fråga i alla organisationer är bristande kunskap om möjligheterna hos ledningen. Upphandlingsmyndigheten är en central aktör för att driva denna utveckling, både när det gäller att sprida kunskap och ge insikter om vilka möjligheter ett strategiskt arbetssätt och en ändamålsenlig organisation för inköp erbjuder. Hur detta ska uppnås lämnar regeringen till Upphandlingsmyndigheten att bestämma. En del av uppdraget innebär också att myndigheten ska föreslå en plan för det fortsatta arbetet för att stimulera denna utveckling.

Det talas om ”ett strategiskt arbetssätt” och ”en ändamålsenlig organisation för inköp” samt att ”en sådan organisation” bör ”etableras snarast.” Vad betyder detta i klartext?

– Det vi menar med en ändamålsenlig inköpsorganisation är att det finns en styrning och organisation av inköpsarbetet som utgår från ett helhetsperspektiv. I själva verket handlar det t.ex. om att genomföra inköpsanalyser för att veta vad pengarna spenderas på, att följa upp avtalen och att medarbetare i andra delar av organisationen bidrar med sina olika kompetenser i inköpsarbetet. Det handlar också om strukturer och processer för dialoger med näringslivet. Intern och extern samverkan samt en strategisk hantering av olika typer av inköp är centralt för att åstadkomma goda offentliga affärer.

Så långt civilminister Lena Micko.

OFFENTLIGA AFFÄRER ställde även frågor till Ellen Hausel Heldahl, jurist och expert på offentlig upphandling på Svenskt Näringsliv, med anledning av regeringens initiativ.

Ellen Hausel Heldahl, Svenskt Näringsliv.

Regeringen gav nyligen Upphandlingsmyndigheten i uppdrag att verka för ökad styrning och organisation av inköp i staten, kommuner och regioner samt följa upp denna utveckling. Vad anser Svenskt Näringsliv (SN) om initiativet?

– SN välkomnar initiativet från Lena Micko och regeringen. Det är hög tid att regeringen prioriterar de organisatoriska frågorna kring inköp, eftersom det är helt centralt för en god ekonomisk styrning av verksamheten. SN:s rapport från juni 2019, Effektivare offentlig upphandling, avslutas med ett antal förslag som jag ansåg att regeringen borde vidta. En av hörnstenarna var att i regleringsbrev eller instruktioner till de statliga myndigheterna, tvinga dem att införa kategoristyrning, och därmed även inspirera kommuner och regioner. (Regeringen kan ju inte tvinga kommuner och regioner på annat sätt än genom lag). Kommuner och regioner behöver se potentialen i inköp, både kvantitativt och kvalitativt.

Kommuner och regioner behöver ta ett tydligare ägarskap för dessa frågor, säger civilminister Lena Micko, mot bakgrund av de stora volymer som dessa upphandlar för. Är din uppfattning också att det behövs en ökad tydlighet?

– Utan tvekan ja! Idag arbetar de flesta kommuner och regioner i stuprör, vilket är olyckligt. Svenskt Näringsliv har tillsammans med Upphandlingsmyndigheten under flera år bedrivit ett arbete med att sprida kunskap om ”inköpsmognad” i Sverige. En bärande del av att vara en inköpsmogen myndighet är att implementera ”catagory management”, på svenska kategoristyrning, som är en lean-baserad metod för inköp. Kategoristyrning innebär att myndigheten har ett holistiskt angreppssätt på upphandling, det vill säga anlägger en helhetssyn.

En förutsättning
– Kategoristyrning och strategisk styrning och ledning av inköp är i själva verket en förutsättning för att myndigheten ska kunna åstadkomma den bästa affären för medborgarna och skattebetalarna. Kategoristyrning innebär att myndigheterna på ett underbyggt sätt prioriterar mellan olika projekt och skapar samspel mellan enheter och förvaltningar. Stuprören bryts upp och tvärfunktionellt samarbete skapas. Grunden är ett faktabaserat arbetssätt där områden, inom vilka mervärde kan skapas, identifieras, till exempel genom lägre kostnader, lägre risktagande eller högre kvalitet. Arbetssättet innebär också tydliga utvecklingsinriktade krav på leverantörerna och att dessa följs upp regelbundet.

Det talas om ”ett strategiskt arbetssätt” och ”en ändamålsenlig organisation för inköp” samt att ”en sådan organisation” bör  ”etableras snarast.” Vad tror du detta betyder i klartext?

– Jag hoppas och tror att det är kategoristyrning som avses. De myndigheter som implementerat metoden har sänkt sina kostnader för inköp med i snitt 10 procent, samtidigt som kvaliteten inte blivit sämre. Det borde locka politiken!