Smartare förvaltning med standarder

Standarder kan effektivisera förvaltningen och göra den mer hållbar och framgångsrik. Det menar Torbjörn Cederholm från SIS, Swedish Standards Institute.

De standardiseringsprojekt som SIS leder berör om många olika frågor, och i regel ingår representanter från både offentlig och privat sektor. Det handlar ofta om praktiska frågor, som vilka termer vi ska använda eller vilken information som ska kunna delas mellan flera aktörer. För att belysa med ett exempel berättar Torbjörn Cederholm om ett pågående projekt inom utbildningssektorn.

– Ett antal myndigheter och företag har beslutat att gemensamt ta fram en informationsmodell för utbildningsinformation. Projektet går ut på att skapa ett effektivare informationsutbyte för information om utbildningar och utbildningstillfällen. Fördelen är att lärosätena inte behöver tillhandahålla samma information i flera olika format, beroende på vem mottagaren är. Om alla aktörer som tillhandahåller information om utbildningar gör det på ett enhetligt sätt underlättar det för arbetssökande, blivande studenter och för aktörer som vill bygga tjänster kring utbildningar. Så småningom kan det även vara av värde för statistikändamål.

Ett standardiseringsprojekt av det här slaget genomförs på ungefär ett års tid. I det här fallet handlar det om ett relativt begränsat projekt där det redan fanns en grundspecifikation att bygga på, men det är inte ovanligt att det behövs upp till tre år för att standardisera mer komplexa frågor.
– Hur lång tid projektet tar beror även på om standarden ska vara nationell eller internationell, förklarar Torbjörn Cederholm.

Samma byggnadsritning
När det kommer till e-förvaltning hanterar SIS många likartade projekt.
– Det grundläggande behovet berör samverkansförmågan; hur vi ska utforma gränssnittet, hur ska informationen efterfrågas och i vilket format förväntar vi oss att svaret ska vara?

Torbjörn Cederholm belyser med en metafor:
– Alla tittar på samma byggnadsritning. Med gemensamma standarder blir arbetet enklare, smidigare och smartare.

Kommer vi att se en ökning av standardiseringsprojekt inom e-förvaltning?
– Ja, vi tror att projekten kommer att bli fler och vi är redo att ta oss an sådana processer för att på bred front enas om gemensamma standarder. Men vi arbetar på uppdrag så det förutsätter att myndigheterna är intresserade av att ta vår hjälp i arbetet och att även näringslivet och andra aktörer är välkomna att delta på lika villkor.

Ingen standard på egen hand
Bland myndigheter är det av tradition vanligt att man själv sätter sig ner och utarbetar definitioner och processer. Med den metoden kan man utarbeta en specifikation, men inte en formell standard. SIS har ett uppdrag från staten och näringslivet att vara ett nationellt standardiseringsorgan och det finns vissa regler och procedurer kopplade till arbetet. Det handlar framförallt om att förankra standarden och skapa acceptans för den. För SIS del betyder det att alla som vill får vara med och påverka på lika villkor.

– Vi kan hjälpa till med överenskommelseprocessen och vi kan hantera projektgrupper så att experterna kan ägna sig åt sakfrågorna som måste lösas. Vi, tillsammans med intressenterna, tar också ansvar för att förvalta resultaten och göra dem tillgängliga.

Inte gratis
Alla beslut fattas av de arbetsgrupper som bildas. Men SIS arbete är förstås inte gratis. En vanlig fråga SIS får är hur mycket det kostar.
– Det går inte att svara på utan beror av många faktorer – omfattningen av arbetet, hur lång tid det tar, hur mycket arbete organisationerna själva är beredda att lägga.

Vem betalar om nyttan är mångas?
– Man delar på kostnaden, alla som deltar finansierar lika. Ju fler som deltar desto större förankring och desto billigare för de enskilda organisationerna, säger Torbjörn Cederholm.

Så görs en global standard
På internationell nivå går det till på ungefär samma sätt.
– SIS hjälper till att rekognosera marknaden och lyfta frågan till global nivå inom ISO, vilket innebär att det går ut en fråga till alla organ om de är intresserade av att delta. Om tillräckligt många säger ja bildas en arbetsgrupp.

Inom högaktuella ämnesområden kan det vara konkurrens om vilka som ska få leda arbetet. Ett sådant exempel just nu är den förstudie om standardiseringsbehovet inom molnet (Cloud Computing).
– Vi har en väldigt aktiv svensk grupp som arbetar hårt för att få vara med och påverka. När förstudien presenterats handlar det om vilket land som ska få förtroendet att inneha sekretariatet och därmed leda den arbetsgrupp som ska bedriva föreslaget standardiseringsarbete. Andra tongivande länder på området är Kina, Korea och USA.

Att ha ett sekretariat innebär att vara den som sköter projektet och det innebär förstås fördelar. Sverige vill vara med och positionera sig internationellt, det är en näringspolitisk fråga, svenska näringslivsintressenter hoppas att det på lång sikt kan leda till konkurrensfördelar internationellt.

En fråga om demokrati
SIS kan besvara alla frågor och vet precis hur man ska gå tillväga.
– Vi har standardiserade procedurer för alla sådana här ärenden. Det är ett demokratiskt förfarande med stor öppenhet, intressentinflytande och konsensus.

Men demokrati kostar också, det tar tid att komma överens och internationella standardiseringsprojekt tar förstås betydligt längre tid än nationella.
– Det riktigt intressanta är nog ändå om standarden faktiskt löser problemet och om den används. Om fler intressentgrupper får vara med och påverka och får tillräckligt med tid att ta ställning till förslagen så ökar sannolikheten för att investerade resurser ger avsedd nytta.