Var går gränsen för konferensen?

Fester, konferenser och ballonger för miljoner. Utan upphandling, och så felaktig moms- och förmånsredovisning på det – det senaste året har journalisterna satt ljus på myndigheternas interna representation. Fredrik Ahlén, expeditionschef på Näringsdepartementet, medger att området intern representation innebär en utmaning.

Efter sommarens avslöjanden om påkostade personalaktiviteter hos vissa myndigheter är det säkert många som undrar hur mycket festen får lov att kosta. Svaret är – det finns ingen gräns. Sedan fem år tillbaka reglerar dessutom varje enskild myndighet sina egna riktlinjer i frågan.

I samma veva som Tillväxtverkets generaldirektör Christina Lugnet blev entledigad av regeringen, genom Annie Lööf, uppdagade journalisterna att det förekommit snedsteg även på ministerns eget departement.

Därför var det naturligt att departementet startade en översyn av sina rutiner, styrdokument och ekonomiadministrativa processer. Bland annat kontrollerades departementets fakturor och de egna policydokumenten granskades.

– Våra styrdokument var väl i linje med regeringskansliets och de övriga departementens, och även med reglerna inom upphandling. Vi hittade inte heller några systematiska brister i ekonomiadministrationen, alltså i vår fakturahantering och kontering, berättar Fredrik Ahlén som är ansvarig för arbetet.

De tittade särskilt på området representation, och granskade även upphandlingsaspekterna.
Hur förklarar han då det inträffade?

– Då och då slinker det igenom något som inte borde. Därför har vi påbörjat ett arbete för att styrdokumenten ska bli ännu tydligare, vi tar fram checklistor för ekonomiadministrativ personal, kommer att genomföra extra utbildningsinsatser och vi inför även stickprovskontroller i efterhand.
Det borde rimligtvis minska risken för fel i hanteringen, menar han.

Bör man ange beloppsgränser?
Vilken detaljnivå har ni i era styrdokument?
– Det är en fråga som vi har diskuterat mycket. Vi tog inledningsvis fram ett förslag som detaljreglerade på beloppsnivå, men vi kom fram till att det inte var lämpligt. Dels blir dokumentet snabbt gammalt och måste uppdateras, men framförallt är varje situation specifik och behöver kunna hanteras utifrån de förutsättningarna, säger Fredrik Ahlén.

Istället har man betonat vikten av återhållsamhet vad gäller alkohol, samt måttfullhet och god hushållning med statliga medel.

Enligt Näringsdepartementets riktlinjer får enhetsarrangemang bara förekomma någon enstaka gång om året. Men det finns nackdelar med att vara alltför kategorisk.

– Personalfrämjande aktiviteter är viktiga och nödvändiga för att en arbetsplats ska fungera. Det kan handla om kompetensutveckling och att höja kvaliteten i arbetet. Och vissa avdelningar kan behöva fler aktiviteter än andra.

Samtliga chefer på Näringsdepartementet har involverats i arbetet för att levandegöra frågan. Genom att diskutera praktiska exempel och gränsdragningar ska det gemensamma omdömet byggas.

Regeringen styr inte längre
Sedan 2007 finns det inga nationella regler som styr hur mycket de statliga myndigheterna får lägga på representation. Förändringen skedde i samband med en större omarbetning av myndighetsförordningen, som syftade till att – i större skala flytta ansvaret för styrning från regeringen till de enskilda myndigheterna, och då togs även regleringen kring representation bort. Det ligger nu på myndigheterna att anta egna riktlinjer i frågan.

Något som de också har gjort – problemet ligger sällan där, utan i efterlevnaden av policyn.
När det var som mest turbulent i somras träffade Annie Lööf cheferna för de myndigheter som sorterar under Näringsdepartementet.

– Vi kunde se att de olika riktlinjer som finns på myndigheterna är snarlika varandra. Beloppsgränser förekommer inte ofta, det har man gått ifrån. Då är det viktigt att hålla frågan levande, menar Fredrik Ahlén.

Läs mer: Civil- och bostadsminister Stefan Attefall svarar på frågan om varför myndigheterna inte detaljstyrs mer. Till artikeln.

Ett bakslag?
Efter sommarens avslöjanden är frågan om myndigheterna vågar erbjuda aktiviteter för sin personal överhuvudtaget? Fredrik Ahlén tror mycket väl att vi får se ett bakslag men han har inte hört någon säga att de lägger ner all personalaktivitet.

– Det baserar jag bara på hur vi själva resonerar, vi kommer inte att anordna någon Näringsdepartementets dag i år. Vi kommer att ha en julfest som vanligt men den ordnar vi i våra egna lokaler.

Han verkar dock anse att mediernas ljus på frågan har varit av godo.
– Vissa myndigheter var kanske ute på gränsen och det var en nödvändig tankeställare vi fick. Men andra myndigheter, som redan tidigare var restriktiva, har nog känt sig lite utpekade i onödan, säger han.

Vissa menar att det krävs lite extravagans på en personalfest för att få medarbetarna att dyka upp – att välja bort sin fritid för en aktivitet med kollegorna. Men det känner inte Fredrik Ahlén igen sig i.

– Det är sällan aktiviteten, eller middagen som lockar utan snarare en känsla av lojalitet med sina medarbetare och arbetsplatsen.