En inköpscentral för alla?

När SKL Kommentus Inköpscentral börjar göra samordnade upphandlingar i eget namn följer stora förändringar. Upphandlingschef Helena Rom framhåller enklare administration, och tonar ned den eventuella effekten på konkurrensläget.

När vi ringer upp Helena Rom, upphandlingschef på SKL Kommentus Inköpscentral, SKI för en telefonintervju avslutar hon samtidigt ett planeringssamtal med en kollega. Hon ursäktar sig och berättar att arbetstrycket är högt just nu när resurserna för 2012 ska planeras.

– Det är många tunga uppdrag som ska utföras nästa år och en upphandling görs inte på en kvart som du vet. Vi kommer bland annat att behöva rekrytera några upphandlare, berättar hon.

Hur många kan hon ännu inte svara på, och hon tillägger att de även ser över hur man kan hjälpa varandra internt i arbetet.

– Vi samarbetar nära, vi litar på varandras kompetens och hjälper varandra. Vi har både konsulter med bred kompetens som kan ta sig an komplexa upphandlingar med kort startsträcka, och så har vi specialisterna som kompletterar med sin expertis.

Helena Rom rekryterades till SKI i somras och hon kommer närmast från tjänsten som upphandlingschef i Solna stad. Hon är ett bekant namn bland offentliga upphandlare eftersom hon sedan något år sitter i styrelsen för Sveriges Offentliga Inköpare.

– Det är oerhört kul att komma till en arbetsplats där man pratar samma språk, där alla har en gemensam kompetens i ämnet.
Så är det inte ute i kommunerna, framförallt inte de mindre kommunerna, där en upphandlare ibland får kämpa för att informera om de förutsättningar som lagen ger när det kommer till inköp.

Stora förändringar
SKI bildades vid årsskiftet 2011 vilket innebär relativt stora förändringar i verksamheten. De så kallade ombudsupphandlingar som man hittills genomfört, på uppdrag av kommuner och landsting, kommer allteftersom att sjunka i andel till förmån för de ramavtal som Inköpscentralen tecknar i eget namn. Fortfarande är naturligtvis kommuner och landsting målgruppen för ramavtalen och när inköpscentralen tecknar avtal i eget namn minskar en stor administrationsbörda.

– Vi för ett internt resonemang kring frågan, men min uppfattning är att ombudsupphandlingarna inte längre lönar sig att genomföra eftersom administrationen är för tidskrävande.

Hon berättar om den senaste erfarenheten, elbilsupphandlingen, där så många organisationer deltog och det tog minst två månader att samla in alla tilldelningsbeslut.

– Vi fick ligga på och jaga in de sista dokumenten.

Istället kommer det framöver bli möjligt för angivna upphandlande myndigheter att börja avropa successivt från ramavtalen.

– Min uppfattning är att det underlättar för alla, både för upphandlande myndigheter, för oss och för leverantörerna genom att vi nu också är avtalspart. Om till exempel en leverantör missköter sig kan vi gå in och agera på eget initiativ vilket gör avtalshanteringen betydligt mer effektiv, säger Helena Rom.

Osund konkurrens?
Bildandet av SKL Kommentus Inköpscentral innebär inte bara stora förändringar för den egna verksamheten utan även för konkurrenssituationen i stort. När samtliga kommuner och landsting, utan föregående administration, kan börja avropa successivt från avtalen borde det rimligtvis leda till större och färre upphandlingar i landet? Men Helena Rom tonar ner betydelsen av de nya rutinerna.

– I en kommun är minst hälften av upphandlingarna produktspecifika avtal som inte är möjliga att avropa på ett ramavtal. Vidare är olika produkter och tjänster mer eller mindre lämpade för nationella, regionala alternativt lokala upphandlingar.

Hon påtalar att det är viktigt även för inköpscentralen att marknaden behåller en sund konkurrens.

– Vi gör alltid noggranna överväganden på affärsmässig grund, och vi delar ofta upp avtalen på regionala områden – inte sällan på väldigt lokal nivå.
En annan faktor som avgör om ramavtalen lämpar sig för alla kommuner är vilken typ av beställningssystem de använder. Förutsättningarna är väldigt olika mellan kommuner med e-handelslösningar och de som ännu inte har sådana system.

– Jag är övertygad om att vi stärker konkurrensen genom att mera upphandlas, och under ökad konkurrensutsättning, säger Helena Rom.

Positiv till översyn
Samtalet svänger även in på den pågående europeiska översynen av upphandlingsdirektiven.

– De signaler jag har fått är jag väldigt positiv till. Dagens lagstiftning är i och för sig bra på många sätt, men jag som praktiker tycker att det finns ett alldeles för stora krav på att allt i upphandlingen ska vara klarlagt från start. Det ställer extremt stora krav på att en upphandlare ska kunna förutse varenda liten detalj. En ökad förhandlingsmöjlighet skulle göra att vi kan träffas och prata och lösa situationer i ökad dialog med leverantören. Jag ser väldigt positivt på en sådan möjlighet.