Här är våra skall-krav, säger leverantören

I Bravida TSM har vi stor erfarenhet av offentlig upphandling inom vårt område, det vill säga totalentreprenader för teknisk fastighetsdrift. Vi ser många exempel på LOU-upphandlingar som fungerar men även exempel på motsatsen.

Att motverka usla processer är viktigt för samhället då outsourcing i grunden är samhällsekonomiskt lönsamt. Kvaliteten i leveransen blir många gånger högre men till lägre pris. Det handlar om skattepengar – upphandlingsförfarandet ska vara fläckfritt!

I vår bransch är begreppen i upphandlingar knutna till vårt styrdokument ABFF (Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster). Det fungerar riktigt bra och tanken är att skapa en god kalkylerbarhet. Trots det dras vi dagligen med problem som mer är kopplade till hur verkligenheten ser ut i våra fastigheter än till vårt styrdokument.

Vem betalar underlåtenhet?
Petra Hållander, redaktör för JP Upphandlingsnet, värderar i Offentliga affärer marknaden kring offentlig upphandling till 500-600 miljarder per år. Den del som tillfaller upphandling av fastighetsdrift är enligt mig mycket större än marknadsvärdet.

ENORMA summor står på spel då upphandlingen inte enbart handlar om summan som regleras i avtalet utan vem som ska betala för den underhållsskuld som exempelvis offentliga lokaler som skolor och sjukhus dras med, en skuld som vi entreprenörer ofta väntas ta risk för genom upphandlingskonsulternas ”kreativa” avtalsskrivningar.

Hållander påpekar att svårigheten för upphandlaren är mål i konflikt. Jag vill gärna spetsa till det lite. Jag menar att det finns förutsättningar som beställaren faktiskt vill dölja med hjälp av jäviga upphandlingskonsulter (beställaren betalar deras arvode). Detta är en problematik bortom ”skall-krav” då det handlar om en kortsiktighet där man skjuter ett misskött underhåll framför sig. Vems är ansvaret?

Underhållsskuld skyfflas över på entreprenören
ABFF har tagit form utifrån perspektivet att fastighetsägaren har för avsikt att sköta sina fastigheter och utföra planerat underhåll för att säkerställa värde över tiden. I verkligheten är det få som gör detta. Här börjar problematiken.

Underhållsskulden läggs över på leverantören via en snårig upphandling där felavhjälpande förväxlas med långsiktig skötsel. Hur ska någon kunna gissa vilka fel som kommer uppstå framåt i ett misskött fastighetsbestånd? En del fastighetsägare sköter inte ens så allvarliga saker som brand och el.  Här finns myndighetsanmärkningar av så allvarlig karaktär att det uppstår risk för tredje man. Självklart blir det stridigheter!

Vilken utveckling vill vi ha?
Den som sätter agendan är den upphandlande enheten då de faktiskt till 100 procent bestämmer innehållet i förfrågan och själva styr syfte. Verkar de för kalkylerbarhet utan ”smarta” skrivningar så blir det inga problem – vi får ett väl fungerande avtal.

Färre tvister i upphandlingar – våra ”skall-krav”

Ta chansen att förbättra
Se upphandlingsfasen som en möjlighet att komma tillrätta med driften.  Lyft fram svagheter som en del i själva upphandlingen.

Ta hjälp
Bjud in några av de branschledande leverantörerna redan i samband med framtagande av förfrågningsunderlaget för att ta del av erfarenheter.

Arbeta långsiktigt
Köp tillsyn & skötsel och betala sedan för det felavhjälpande som uppstår.
Värdesätt en aktiv leverantör som levererar avvikelserapporter som kan användas som underlag för det planerade underhållet. Målet måste vara att få bort de återkommande felen och att utveckla fastigheterna.

Sätt mål
Utarbeta ett långsiktigt syfte med upphandlingen. Belys status, involvera alla som kommer påverkas, sälj in varför och vilka möjligheter som finns framåt.

Förbered organisationen
Driftorganisationen måste ställa om till beställarorganisation vilket kräver att man lär om. Extern hjälp krävs när intern drift blir extern. Se till att organisationen är insatt i hur det kommande upplägget påverkar arbetssättet. Beställarorganisationen bör inte vara densamma som haft driften i egen regi. Den ser nämligen ofta förändringen som ett ifrågasättande av deras tidigare arbete vilket kan motverka samarbete med leverantören.

Oberoende konsulter
Engagera oberoende upphandlingskonsulter med integritet som håller sig till standardtexter och standardupplägg.

Skapa transparens
Förfrågningsunderlaget måste bli så tydligt att det är fullt kalkylerbart. Saknas underlag för ett tydligt fast pris, ta in ett à-pris att reglera mot. Det är viktigt att beställaransvaret framgår. I de fall man vill lägga över ansvaret på utföraren ska det vara tydligt. All insikt kring underhållsskulder måste redovisas i upphandlingen.

Träffas
Innan undertecknandet, håll en genomgång så att parterna har samma bild av förfrågan. Avtalet bör startas med en Workshop där man gemensamt går igenom avtalet. Viktigt är att båda parter arbetar prestigelöst.