Positiv erfarenhet – men resurskrävande

Det övergripande intrycket av en nyligen genomförd förhandlad upphandling i Nyköping är som helhet positivt. Men det kräver mer resurser än en ”vanlig” upphandling, där den offentlige köparen kanske inte ens träffar leverantören som man skriver avtal med. Upphandlingschef Stefan Kindeborg tycker att man borde förhandla oftare.

Nyköpings kommun har nyligen genomfört en förhandlad upphandling av nytt lönesystem. Man valde förhandlad upphandling, vilket slog väl ut.
– Vi förhandlar för sällan, menar Stefan Kindeborg, upphandlingschef i Nyköpings kommun.

Offentliga Affärer träffade honom för ett samtal om den intressanta upphandlingen som gällde både Nyköpings och Oxelösunds kommuner, eftersom de har en gemensam löneenhet. I kalendermånader räknat kanske inte upphandlingen har tagit så mycket längre tid än en vanlig upphandling, men det har gått åt betydligt fler timmar, förklarar Stefan Kindeborg när vi träffas.

Kräver mer resurser än en ”vanlig” upphandling
Hans övergripande slutsats efter genomförd förhandlad upphandling är att en sådan upphandling är positiv som helhet, men att den samtidigt kräver mer resurser än en ”vanlig” upphandling, där vi kanske inte ens träffar den vi skriver avtal med.

Detta trots att kommunens upphandlingsenhet tog hjälp av en konsult som tidigare bistått vid upphandlingar av lönesystem, AdviceU. Dessutom kunde en nyrekryterad projektledare, Sofie Wigerblad, bistå upphandlingsenheten med den administrativa delen av upphandlingen, som blev mycket omfattande.

– Hon gjorde en stor insats och höll i det jättebra, utan henne hade det knappast gått, säger Stefan Kindeborg. Sofie fortsätter nu med implementeringen av systemet, som ska vara drifttaget 1 januari 2015.
Upphandlingen startade med en hearing i samband med prekvalificeringen, där kommunerna offentliggjorde sin ambition att anskaffa nytt lönesystem. Fem leverantörer ansökte sedan prekvalificering. Alla utom en lyckades kvala in till ”första omgången”. En leverantör lämnade senare racet självmant, vilket betydde att det återstod tre; Aditro, CGI och Bluegarden. Den sistnämnda tog också hem kontraktet.

Genomgång av börkrav
Innan förhandlingarna påbörjades gick kommunen igenom alla börkrav och poängsatte anbuden utifrån dessa.
Därefter kunde förhandlingen börja. Ett steg i denna var omfattande demonstrationer och visningar inför olika personalkategorier.

– Vi samlade uppåt 300 medarbetare som samtliga först invigdes i vilka sekretessbestämmelser som gäller i sådana här fall, berättar upphandlingschefen.

Demo-tillfällena blev ytterst konkreta och utgick från fyra olika perspektiv:
– Den vanlige anställdes
– Lönekontorets
– De godkännande/attesterande chefernas
– Bemanning

Syftet var att se hur ett nytt lönesystem kunde tänkas fungera i skarpt läge för de konkreta användarna. Personalen kunde också lämna synpunkter på de skilda systemen och deras funktion och användbarhet efter demonstrationerna. Ytterligare ett steg i förhandlingarna var preciseringar i form av frågebrev som bollades mellan upphandlingsenheten och respektive leverantör. När så en ”vinnare” började utkristalliseras kallades denne till muntlig förhandling då man tog upp b.l.a. pris, betalningsvillkor.

Först när man var överens med denna skickades ett frågebrev till de bägge övriga för att ge dem en sista chans att justera sina villkor.
En annan unik omständighet i denna upphandling är att avtalsförslag inte skickas ut i inledningsskedet, vilket annars är vanligt. I stället snickras avtalet nu ihop i slutskedet av förhandlingen, när man är överens på alla punkter.

Hur kan ni säkra transparens och likabehandling i en förhandlad upphandling?
– Likabehandling och tydlighet under hela processen är helt central. Vi har också noggrant dokumenterat alla frågor och svar, samt även protokollför den muntliga förhandlingen, förklarar Stefan Kindeborg, som alltså anser att verktyget förhandling borde kunna användas mer än vad som idag är fallet.

Och han tillägger:
– I den här komplexa upphandlingen av lönesystemet har alla leverantörerna berömt oss för hur vi har gått tillväga, inte minst med den öppna hearingen och demovisningarna, och risken för att någon skulle begära överprövning har därmed minimerats.

Fruktan för mygel
Förhandlat förfarande utgör trots allt ett undantag i LOU, vilket Stefan Kindeborg har lite svårt att förstå. EU:s rädsla för förhandlat förfarande menar han bygger på fruktan för mygel. Men gör man rätt från början så finns inget utrymme för mygel, slår upphandlingschefen fast.

Möjlighet till förhandling finns när det gäller upphandling av samtliga B-tjänster, alla byggentreprenader under tröskelvärdet (45 miljoner kronor) samt i all förenklad upphandling.

– Alltför korta ledtider och begränsade personella resurser på enheten gör tyvärr att vi oftast ”slentrianmässigt bara beställer”, vilket säkert förvånar en del leverantörer. Här finns mycket att göra inom offentlig sektor, avslutar Stefan Kindeborg.