Fokusera på nyttan i upphandlingen
I februari avbröt Ekonomistyrningsverket sin ramavtalsupphandling av beslutsstöd eftersom inte ett enda anbud inkom. Samtidigt påbörjades en dialog med leverantörerna om vad man borde förändra i upphandlingen. Johan Salenstedt, Nordenchef på Qliktech menar att fokus för upphandlingen varit mer på det tekniska än på nyttan.
Går det att upphandla ett ramavtal som ska täcka 70 myndigheters behov?
– Ja, men man får ta en lite annorlunda utgångspunkt. En intressant upphandling att titta på är en aktuell sjukvårdsupphandling i USA där man har fokuserat på nyttan av verktygen genom att ta ett modernt grepp. Istället för att specificera en lång rad krav som ska uppfyllas, så har man gett leverantörerna tillgång till organisationens data under en intensiv och kort period på till exempel sex veckor för att sedan presentera lösningar för vilka olika data man kan få fram, säger Johan Salenstedt.
Det sätter verksamhetsnyttan i första hand, och de tekniska detaljerna i andra hand. Dessutom eliminerar det en risk med att verktyget ska förbli onyttjat i organisationen.
– Visst, vissa tekniska krav behövs, men ännu viktigare är att välja rätt verktyg – de som kommer att användas. Väldigt många organisationer har den erfarenheten – det vill säga att beslutsstödet sedan inte används i verksamheten. En mer förankrad upphandling minskar risken för sådana kostnadsförluster.
Flera leverantörer behövs
Han är dock kritisk till att en enda leverantör skulle erbjuda alla verktyg som kunderna efterfrågar.
Det finns leverantörer på marknaden som beskriver sitt erbjudande som heltäckande, men Johan Salenstedt menar att alla verktyg har begränsningar. Det Qliktech erbjuder är till exempel funktioner för så kallad BI-self-service.
Därför anser han att kunden snarare behöver ett ramverk av BI-plattformar att välja på.
– Olika verktyg passar bra till olika saker. Istället för att försöka hitta ett verktyg som ska passa för organisationens samtliga behov bör man bygga ett ramverk av lösningar som är bra på olika saker.
– Offentlig sektor har använt BI-lösningar sedan länge, men det finns fortfarande organisationer som inte har tagit steget från traditionell finansiell rapportering, ibland med ett kalkylprogram som enda stöd. Om det fungerar bra ser vi ingen anledning att ersätta det, utan erbjuder bara de delar som kunden efterfrågar, säger David Bolton.
Ett ramverk av olika BI-plattformar riskerar dock att bli mycket dyrt. Johan Salenstedt framhärdar att kostnaden måste balanseras.
– Visst, det blir en högre kostnad men till syvende och sist är det verksamhetsnyttan kunden vill åt. Framförallt bör man utgå från organisationens behov, och det finns även behov på längre sikt som man ännu inte ser idag.