Hejda telefonikostnaderna med en app
Skjuter kostnaderna för telefoni i höjden i takt med att allt fler medarbetare arbetar mobilt? En titt på marknaden visar att det finns en uppsjö av produkter som vill hjälpa till att sänka kostnaderna.
Kommunikationstekniken fortsätter att utvecklas i en rasande fart och trenden går alltmer åt ökad valfrihet för medarbetarna. För större organisationer innebär det en utmaning att hantera alla olika enheter som kommunicerar med omvärlden. För att inte tala om alla enskilda operatörsfakturor som ska hanteras.
Idag finns en uppsjö av produkter och tjänster som hjälper till att administrera telefoni och sänka kostnaderna. Vi har tittat närmare på två lösningar.
Teleopti pro är ett webbaserat system för telefoniuppföljning som ger organisationen en samlad bild av alla telefonikostnader. Ur systemet kan man hämta detaljerade rapporter över kostnaderna och till exempel ta hjälp med att hitta inaktiva anknytningar som man fortfarande betalar för.
I en större organisation kan hanteringen av fakturor bli en mycket kostsam post.
– Vår erfarenhet är att relativt mycket administration fortfarande görs manuellt. I värsta scenariot sitter man med en mobilfaktura per abonnemang. Låt systemet sköta detta och kör även avvikelserapporter för att följa upp variationer i fakturorna.
Här finns mycket pengar att spara.
– Har ni en sådan situation kan den här funktionen betala investeringen direkt.
Dra nytta av informationen
Verktyget är till nytta inför nya upphandlingar, påpekar Teleoptis produktchef Johan Flink.
– All information finns samlad i systemet och du kommer garanterat ha mer information om era trafikmönster än din operatör. Dra nytta av det och gör jämförelser mellan de olika offerterna, simulera effekten av olika tariffer utifrån din trafiksituation, säger Johan Flink.
Information i systemet kan med fördel även spridas till medarbetarna, för att öka kostnadsmedvetenheten. Roaming är till exempel en kostnad som många vill följa upp och få kontroll över idag.
– Skicka ut en månadsrapport över hur mycket medarbetarna ringer för, och informera sedan om de kostnadsmedvetna alternativen. Ett sådant arbete ger snabbt resultat och kan sänka kostnaderna med 5-10 procent.
Teleopti har flera kunder i offentlig sektor, och Johan Flink berättar att en uppskattad funktion är kvalitetsrapporteringen. Systemet kan fås att logga antalet inkommande samtal för att kartlägga väntetider, tappade samtal, samtalslängder, både in via växeltelefonister och till direktvalsnummer.
Dirigera samtal
Många kommuner sitter fortfarande med gamla och relativt stora telefonväxlar medan marknaden alltmer går mot mobila växlar. Samtidigt drivs telekomutvecklingen i stor utsträckning av konsumentmarknaden, vilket har inneburit att mobiloperatörerna inte har kunnat erbjuda den funktionalitet som stora företag behöver.
Framförallt har administrationen förbisetts. När medarbetarna laddar ner och installerar appar görs det i regel på varje enskild enhet och betalas för varje enskild individ. Det innebär en enormt stor kostnad att hantera och installera appar per varje respektive användare.
Företaget Opticaller erbjuder en app till mobiltelefoner som man menar kan sänka ett företags samtalskostnader med mellan 40-95 procent. De största vinsterna görs i organisationer som arbetar mycket utomlands, dit samtalen är extra dyra att ringa, och appen dirigerar om samtalen så att kostnaderna reduceras.
– Ringer du på en svensk mobil från Moskva till Sverige är kostnaden 24 kronor per minut. Vår app känner av varifrån och vart man ringer och ser istället till att mottagartelefonen ringer upp personen utomlands. Därmed sänker man kostnaden med 20 kronor per minut, säger Mattias Hansson, vd på Opticaller.
En app som ska användas av samtliga medarbetare i en organisation måste kunna administreras enkelt. Det har Opticaller tagit fasta på och utvecklat ett molnbaserat provisioneringssystem som ska förenkla licens- och klienthanteringen av Opticaller-appen.
I systemet läggs alla användare och företagsspecifika uppgifter in, och vid uppdatering och installation skickar systemet ut ett sms med en länk för nedladdning av programvaran, dess inställningar och licensnyckel.
Mattias Hansson spår att systemet blir en storsäljare.
– Alla apptillverkare kan genom att implementera vårt API nu utnyttja detta system för att förenkla distribution och hanteringen av deras appar, säger han.
Malin Ulfvarson
Ringer du privata samtal med din jobbmobil?
Betalar arbetsgivaren för det?
Johan Flink, produktchef på Teleopti med kunder runt om i hela världen tycker sig ha sett en trend i att svenska arbetsgivare är mer generösa än europeiska, när det kommer till att bekosta medarbetarnas privata telefonsamtal. I övriga Europa har man med olika lösningar separerat privatsamtalen från arbetsgivarnas fakturor.
Emilie Barse, Combitech
– Jag har två mobiler, jag använder inte jobbmobilen privat. Det är en säkerhetsfråga, jag vill till exempel inte installera appar på jobbmobilen. Men vi har ingen uttalad policy om att man inte får ringa privat på jobbmobilen.
Hana Beniakova, IBA Group, Tjeckien
– Jag har två telefoner men jag ringer även privat på min jobbmobil. Men jag måste begränsa samtalen eftersom jag har en samtalspott på 600 minuter per månad. I Tjeckien är det vanligt att man delar upp kostnaden mellan privata samtal och jobbsamtal, men det är nog lika vanligt att arbetsgivaren betalar hela kostnaden.
Jonas Willborg, Informator
– Jag har ingen jobbmobil. Jag använder min privata mobil i jobbet ibland, när det behövs. Arbetsgivaren ersätter inte kostnaden. De kollegor som har behov av det har jobbmobil som betalas av arbetsgivaren.