Kategoristyrning – ett kraftfullt verktyg

Kategoristyrning är ett kraftfullt verktyg för att få mer värde för varje skattekrona, menar Oscar Axelsson, Affärsutvecklare, SILF. Inför medverkan på Mötesplats Offentliga Affärer i höst har han intervjuats av konferensarrangören.

Oscar Axelsson, Affärsutvecklare, SILF.

Vilken konkret nytta kan offentlig sektor få genom att arbeta mer strategiskt med kategoristyrning?

–  Kategoristyrning är ett kraftfullt verktyg för att få mer värde för varje skattekrona. Genom att koppla samman behov, mål och upphandling skapar man en inköpsfunktion som är strategisk snarare än administrativ. Resultatet blir effektivare resursanvändning, högre kvalitet i inköp och ökad måluppfyllelse.

– Men nyttan beror i hög grad på vilka mål som organisationen har satt upp. Kategoristyrning är ingen färdig lösning – det är en arbetsmetod för att realisera just dessa mål. Vår rapport “Aktuell temperatur på kategoristyrning i Sverige” visar att offentlig sektor främst eftersträvar kostnadsbesparingar och ökad effektivitet, men också förbättrad kvalitet. För att nå dit krävs både struktur och förankring – något som kategoristyrning kan bidra med.

– Många offentliga organisationer har ett starkt engagemang på operativ nivå, men saknar stöd från ledningen. Kategoristyrning kan fungera som en bro mellan nivåerna – ett sätt att få genomslag i hela organisationen. Det viktiga är att våga börja, även i liten skala.

Vilken är den vanligaste missuppfattningen – och hur kan vi förändra bilden?

– En vanlig missuppfattning är att kategoristyrning är för komplext eller bara passar i privat sektor. Men vår rapport visar tydligt att förändring är möjlig – ofta är det de små, konkreta stegen som gör störst skillnad.

– Mötesplats Offentliga Affärer är ett tillfälle att visa just detta. Ett inspirerande exempel jag ser fram emot är Anette Erikssons pass i programmet, där Stockholm Vatten och Avfall berättar om sin resa från reaktiv upphandling till en strategisk, välförankrad inköpsfunktion. Det visar att det går – även i en komplex offentlig kontext.

Vad kan det privata lära av det offentliga?

– Det finns en växande respekt för offentlig sektors sätt att arbeta med hållbarhet, transparens och uppföljning. Många företag inspireras idag av offentliga principer kring leverantörsansvar och riskhantering.

– Vi ser att den privata sidan allt oftare tar intryck av offentlig sektors fem grundprinciper för upphandling: icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, transparens och ömsesidigt erkännande. Samtidigt inspireras offentlig sektor av det privata näringslivets affärsdriv, tempoväxling och tydligare fokus på resultat.

– Det finns alltså mycket lärande åt båda håll. I vårt pass delar Anna Jasner med sig av sin erfarenhet från näringslivet och hur dessa metoder kan användas i offentlig sektor – från uppstart till långsiktig förankring.

Vad vill ni att deltagarna tar med sig från ert pass?

– Framför allt: att det går att börja, oavsett nuläge. Vår rapport visar att mognadsgraden varierar mycket mellan organisationer – men behovet av struktur och riktning är gemensamt.

– Man behöver inte starta stort. Det räcker att samla några nyckelpersoner, välja ett område att fokusera på och börja testa. Ofta finns redan flera delar av pusslet – vårt mål är att hjälpa till att lägga ihop dem.

– Samtidigt vill vi lyfta vikten av ägarskap, intern kunskapsuppbyggnad och mod. Det är avgörande att säkerställa baskunskap internt och inte förlita sig enbart på externa konsulter. För beslutsfattare handlar det om att tydligt kommunicera en ambition, ge inköpsfunktionen mandat – och förbättra de digitala förutsättningarna för förändringsarbete.

Om man bara gör en sak annorlunda efter konferensen – vad hoppas ni att det är?

– Att man tar ett första steg. Det kan vara en nulägesanalys, ett samtal över avdelningsgränserna eller att börja skissa på en kategoriplan. Det viktiga är att komma
i gång – det behöver inte vara perfekt, men det måste bli av.

– Kategoristyrning är inte ett projekt – det är ett nytt sätt att tänka kring inköp. Ett långsiktigt arbetssätt som gör det möjligt att jobba smartare, inte bara hårdare.