Nio kommuner i unikt samverkansprojekt

Nio kommuner flyttar till molnet och utvecklar en gemensam förvaltningsorganisation och ett samstämmigt arbetssätt.

Det är kommuner i östra Skaraborg som gått samman i ett samverkansprojekt under namnet Ö9 för att dela ekonomisystem med målet att effektivisera och standardisera ekonomihanteringen. Ett par år efter implementationen tar projektet nu nästa steg i digitaliseringsresan genom att migrera till molnet samtidigt som projektet håller koll på 900 integrationer till affärssystemet.

På OFFENTLIGA AFFÄRER blev vi nyfikna på det omfattande projektet och ringde upp Malin Markebro som är enhetschef på systemförvaltningsenheten i Skövde kommun.

Malin Markebro.

Det måste vara en utmaning att koordinera en central organisation med nio olika IT-miljöer. Hur får ni till samarbetet?

– Kommunerna är suveräna myndigheter och har möjligen inte lika stor vana i att samverka över kommungränserna i denna omfattning som statliga aktörer, länsstyrelser till exempel. De aktuella kommunerna såg ändå de ekonomiska vinsterna i att göra på samma sätt. Man måste bestämma sig för vad som är viktigast: att jag gör min röst hörd eller att vi kommer framåt tillsammans. Ekonomicheferna var viktiga i detta och spelar en stor roll. Jag kom in som förvaltningssamordnare innan man satt upp förvaltningsorganisationen. Vi tillsatte en styrgrupp där alla hade en röst. Vi kom överens om hur man skulle jobba framåt. Några kommuner är ju större och några mindre. De större har fler bolag och fler verksamheter. Vi har nu en gemensam processkartläggning och samstämmigt arbetssätt och tittar på best practice. Vi kan lägga tid på rätt saker.

Användarorganisationen tillhandahåller idag användar- och systemsupport samt ansvarar för driften av ett affärssystem med 1 800 användare. Hur många och hur delar ni på kostnaden?

– I dag finns driften lokalt i Skövde kommun. Vi gör användartester och ska gå över till molnet i oktober. Driften vill vi lägga hos leverantören, det ligger rätt i tiden. Alla erbjuder i dag molndrift. Vår leverantör Unit4 är tillräckligt stor för att erbjuda det. När det gäller supporten var man noga med att ta med den i samverkansorganisationen. Tjänsterna består av tre systemförvaltare på heltid och 2,5 redovisningsekonomer. Jag som enhetschef lägger tid på att leda och styra. Man har gjort en kalkyl med en solidarisk fördelningsnyckel beroende på kommunernas storlek. Skövde är en aktör i samverkan på samma villkor som övriga även om drift och förvaltning finns här.

Hur svårt var det att få fram gemensamma manualer?

– När vi gjorde vår processkartläggning så kunde vi också beskriva hur man tar fram en manual. Som iakttagare säger jag att det gått förvånansvärt bra. Det finns en vilja att komma överens om hur vi ska göra. Ett 70-tal manualer finns nu tillgängliga. I ekonomisystemet finns olika moduler, anläggningar, leverantörsreskontra, och så vidare. Man kan göra processer korta och bra eller mer fylliga. Vi har försökt anpassa manualer beroende på hur man jobbar i olika kommuner. Vissa omfattar en till två sidor, andra 15 sidor.

Ni ska migrera till molnet – var ligger servrarna?

– Det är en viktig sak – som kommun följer vi PUB, en förlängning av GDPR. Vi som står för förvaltningen skriver avtal med andra kommunerna om vad som gäller kring dataskydd, personuppgifter, med mera. Vi skriver samma typ av avtal med våra leverantörer. Saker får inte falla i orätta händer. Frågor som ”var finns servrarna?” ”Vem kan komma åt informationen?” tas upp. Det är viktigt för oss att servrarna finns inom EU, ett krav vi har som vi har och som Unit4 kan leverera.

Här följer Malins tre viktigaste råd till andra som står inför liknande projekt:

• Ha respekt för att förändring tar tid och resurser – underskatta inte arbetsinsatsen

• Var transparent i kommunikationen och förklara tydligt varför förändringar görs

• Omge dig med ett bra team och var inte rädd för att be om hjälp när det behövs

– Som gammal testare brukar jag säga att jag hellre gråter före än efter. Om du tror att du inte har tid att göra uppgiften ordentligt nu, vad får dig att tro att du har tid att göra om den två gånger? avslutar Malin Markebro.

Fakta om Ö9 Ö9 ett samarbete mellan kommuner i östra Skaraborg för effektivisering och förbättring av kommunernas tjänster. Dess användarorganisation tillhandahåller idag användar- och systemsupport samt ansvarar för driften av ett affärssystem med 1 800 användare. En stor utmaning är att varje kommun har egen IT-drift och egna anslutna system, vilket har resulterat i närmare 900 integrationer till affärssystemet. Majoriteten av dessa är filbaserade integrationer (filöverföring i batcher i till exempel CSV eller xml-format), vilket underlättar migreringen jämfört med äldre databaskopplingar.