Nytt affärssystem stödjer Motala kommun med automatisering och uppföljning

Motala kommun kallas också Östergötlands Sjöstad och är bland annat känd för Vättern, Göta Kanal, Varamon och Vätternrundan. Genom utbyggnaden av tågtrafiken och utvecklingen av riksväg 50 har Motalas läge blivit hyperintressant och kommunen förväntas växa från dagens cirka 45 000 invånare.

I kommunen finns ett ökat behov och ett krav från politiken och från förvaltningarna på bra uppföljningar i ekonomin och i verksamheterna. Därför har man valt att skaffa ett nytt affärssystem från Unit4.

– Kommunen har varit under en stor omvandling och satsar hårt för att organisera upp en gemensam ledning och styrning ut mot alla förvaltningar, förklarar Josefin Leoo som är redovisningschef på redovisningsenheten i Motala kommun.

Bland annat har det tillsatts en digitaliseringsstyrgrupp och kommunen arbetar aktivt för att bygga upp förutsättningarna för kommande digitalisering.

– Vi behöver ha ett processinriktat arbetssätt där vi utgår från kundens behov. Vi behöver styra, leda och stötta digitaliseringen gemensamt i hela kommunen. En teknisk infrastruktur som gynnar digitalisering är också nödvändig, säger Josefin Leoo.

Manuell handpåläggning

Ett av problemen i både den externa och interna redovisningen är att man arbetar i gamla lösningar som har lappats och lagats och som därmed även skapat mycket manuella arbetssätt. En genomlysning av både kodplaner och hur man ska arbeta med interna processer är en del i detta arbete som har påbörjats.

Motala hade tidigare en gammal specialanpassad lösning som saknade standardrapporter, det var egna uppbyggda rapporter och den är inte användarvänlig i sin utformning.

– Vi har ett ökat krav på ekonomisk redovisning och uppföljning och vår förhoppning är att vi får kvalitetssäkrade standardrapporter anpassade för verksamheten och för den rapportering som sker till SCB och Skatteverket. Vi vill ha en bra uppföljning på leverantörsreskontran och automatiserade processer i alla flöden på redovisningen som kan minska vår manuella arbetsinsats, minskar manuella hanteringsfel och frigör tid till mer avancerade uppgifter. Det övergripande målet är en användarvänlig och integrerad lösning som möjliggör effektivare affärsprocesser. Molnbaserat för att hela tiden vara uppdaterad i senaste version, förklarar Josefin Leoo.

Motala har också tre kommunägda bolag där det finns planer på att utöka verksamheten. Därför behövde man ett system som kunde hantera både redovisning för aktiebolag samt för kommuner.
– Nu hanterar vi redovisningen i ett system vid sidan av, berättar Josefin Leoo.

Kammarkollegiets ramavtal 

Motala kommun gjorde en omvärldsspaning och tittade på ett antal system för att undersöka vad som finns på marknaden samt även för att utvärdera om man skulle fortsätta lappa, laga och göra en större genomlysning i det system som fanns, eller om man skulle se om det fanns andra möjligheter.

– I den processen så hade vi ett stort stöd från upphandlingsenheten och vi utredde möjligheterna kring att avropa ett system via Kammarkollegiets ramavtal vilket både underlättade processen och sparade tid och pengar gentemot en stor upphandling, säger Josefin Leoo.

Lösningen från Unit4 hoppas Josefin Leoo kommer att effektivisera och kvalitetssäkra redovisningen, vilket är  viktigt, inte minst när det nu finns krav från politiken att få månadsvisa uppföljningar på ekonomin, samt att större krav ställdes på uppföljning av verksamheterna, vilket också ökade kraven på controllers att stödja cheferna på rätt sätt i rätt tid.
– Vi såg i vårt gamla system att vi låg flera versioner efter och varje uppdatering var ett stort arbete från vårt håll där vi fick stänga systemet en hel dag. En molnlösning kändes som en framtidssäkrad lösning, förklarar Josefin Leoo.

Motala kommun kommer att starta implementeringen i september och arbetet kommer att fortgå till våren 2022.
– Vi har redan haft ett startmöte med våra digitaliseringsledare för gemensam ledningsförvaltning och för IT då detta kommer att bli ett pilotprojekt i den nya organisationen där digitaliseringsteam och IT kommer att ha en nyckelroll i integrationsprocesserna. Vi har en spänd förväntan på att tillsammans med Unit4 kunna arbeta fram smarta lösningar och automatisering i våra system, säger Josefin Leoo till sist.