Överdriven försiktighet vid köp av HR

Lagen om offentlig upphandling (LOU) ska främja konkurrens och säkerställa effektiv användning av skattemedel. Ändå präglas upphandlingar av HR- och lönesystem i offentlig sektor ofta av överdriven försiktighet. Följden är en marknad med låg konkurrens, begränsad innovation och stillastående tekniska lösningar fastän behoven förändras. 

Tankarna framfördes nyligen i en debattartikel i Dagens Industri signerad Magnus Rådbo, ansvarig för offentlig sektor på SD Worx.

Magnus Rådbo, ansvarig för offentlig sektor på
SD Worx.

Artikeln berörde hur dagens upphandlingar, präglade av försiktighet och bristande konkurrens, hämmar moderniseringen och effektiviseringen inom offentlig sektor. Magnus Rådbo argumenterade för att dessa brister i slutänden påverkar skattebetalarna negativt, då resurser slösas bort som annars kunnat användas mer produktivt.

OFFENTLIGA AFFÄRER tog kontakt för att ställa frågor och här nedan publiceras frågorna och svaren.

O.A: Du efterlyser mer av funktionsupphandling och mer dialog i upphandlingarna. Vad krävs av den enskilde upphandlaren för att detta ska bli verklighet?

– Fler leverantörer måste släppas in för att öka konkurrens och innovation. Om man vill upphandla för att utvecklas måste man sträva efter att upphandla stöd för sina processer snarare än att fastna i dagens systemlösningar och funktioner. Detta innebär också att man måste involvera rätt personer från organisationen för att beskriva både behov och önskat läge utifrån verksamheten. 

– Jag menar att dialog med olika leverantörer är den viktigaste komponenten. Då kan organisationen beskriva sina verkliga behov och processer och leverantörer ges chansen att föreslå olika lösningar. Här finns möjlighet till innovativt tänkande och ökad effektivisering då organisation och leverantör tillåts att tänka mer fritt. 

– En stor del av dialogen kan föras innan upphandlingen formellt startar exempelvis genom leverantörsdialoger eller en RFI-fas där leverantörernas förmågor kan lyftas fram. Val av upphandlingsform är också avgörande för möjlighet till förhandling/dialog under upphandlingsfasen.

– En förutsättning för att lyckas i en komplex upphandling med innovativa lösningar är att den enskilde upphandlaren väljer en upphandlingsform i enlighet med LOU som möjliggör dialog och förhandling. En ’öppen upphandling’ ger aldrig denna möjlighet men i en förhandlad upphandling med föregående annonsering /ansökan ges möjlighet till detta.

O.A: Finns det goda exempel på upphandlingar där offentlig sektor lyckats tänka om och agera i linje med det du beskriver?

– Det finns en vilja hos många regioner och kommuner att upphandla för utveckling och JA, det finns definitivt goda exempel. I dessa upphandlingar har tonvikt lagts på att uttalat finna lösningar som kan driva förbättringar som effektivisering, minskat dubbelarbete, bättre integrationer och bättre användarupplevelse. I dessa upphandlingar finns ofta en tydlig idé om vilka effekter som ska uppnås, samt en trygg upphandlare som vågar vara öppen utan att särbehandla någon leverantör.

– Trots de goda tecknen förekommer det många upphandlingar där man inte visar några som helst tecken på att ta in leverantörernas förmågor eller tekniska möjligheter. När man dessutom i dessa upphandlingar ställer kvalificerande krav på att leverantören ska vara redan etablerad inom offentlig sektor så undviker man effektivt att få in nytänkande och innovation. 

– I vissa fall beror detta på en rädsla för att göra fel eller en överdriven tro på att kommuner och regioner är unika men i andra fall ser jag dessa upphandlingar som exempel på ren följsamhet gentemot LOU, det vill säga kravet på att upphandla, men utan vilja att utvecklas. Det senare kan bara ses som ett stort slöseri med offentliga medel och leverantörernas resurser.

O.A: Hur kommenterar du föreställningen att offentlig sektor är ”för komplex” för andra aktörer?

– Det finns absolut en komplexitet inom kommuner och regioner, vilken består i att organisationerna ofta är stora, verksamheten är samhällskritisk och många olika behov ska samordnas. För att komma in som ”ny” leverantör måste man självklart kunna behärska en bredd av verksamheter och erbjuda en skalbar och säker lösning.

– Jag misstänker också att en del av det unika med kommuner och regioner går att finna i just den begränsade konkurrenssituationen där man i vissa avseende varit begränsad av befintliga lösningar och därför tvingats att anpassa arbetssätt och processer till detta snarare än att verka på det mest effektiva sättet. Lite konspiratoriskt kan man tänka att befintliga leverantörer vill skydda sin marknad och att dialogen med organisationer inom offentlig sektor underblåser denna komplexitet.

– Det finns lösningar som idag används inom näringslivet som skulle passa bra inom kommun och region, men det finns också vissa arbetssätt inom offentlig sektor som efterfrågas även inom det privata. Vissa traditionella krav från kommuner och regioner, exempelvis hantering av medarbetare med parallella anställningar, är idag intressant för många företag inom näringslivet. 

– Framtiden är HR-och lönesystem som både fungerar mot såväl offentlig som privat sektor. Då finns en kundbas som ger tillräcklig innovationskraft för att säkerställa långsiktig utveckling.